На момент обращения, у Заказчика работал центральный офис в Москве, и около 200 филиалов по Российской Федерации. Документооборот между центральным офисом и филиалами, а также внутри офиса, и с различными государственными органами был регламентирован, но осуществлялся бумажно, и по электронной почте.
Автоматизировать документооборот внутри центрального офиса – согласование договоров, служебных записок, тендерных документов, заявок на обеспечение персоналом, заявок на выделение мебели и оборудование рабочего места, и так далее.
Автоматизировать работу секретариата – получение входящей корреспонденции и работу с ней.
В том числе отдельно автоматизировать обработку запросов от госорганов (в страховую компанию могут поступать запросы из прокуратуры, ССП, МВД, ФНС и так далее, для каждого вида запросов есть свой срок обязательного предоставления ответа). Каждый тип запроса от госорганов декомпозируется в ряд задач различным департаментам заказчика, которые должны быть сделаны в срок рассчитанный «обратным отсчетом» от требуемой даты ответа.
Автоматизировать документооборот между региональным и центральным офисом: заказы на приобретение офисного оборудования и мебели (или перемещения между офисами), другие заявки.
Автоматизировать электронный архив, проиндексировать базу страховых полисов (несколько миллионов полисов, хранящихся в отдельной базе).
Решить ряд технологических задач:
При реализации проекта было осуществлено полномасштабное описание существующих процессов по каждому разделу. Выявлены недостаточно описанные/регламентированные участки процессов, детализированы и описаны, нарисованы, согласованы.
Разработаны и согласованы детальные карты процессов (шаги, ответственные, нормы времени по выполнению шагов, контрольные точки).
Реализованы доработки в 1С:Документооборот, касающиеся как нестандартных требований по настройке бизнес-процессов (маршрутизации, адресации, дополнительным реквизитам и их контролю, возможностям «отката» БП и так далее), так и интеграций с другими системами.
Бизнес-процессы настроены, подготовлены краткие памятки по ролям и полные инструкции на систему.
Осуществлен поэтапный запуск, в ходе запуска обучались не только пользователи, но и сотрудники ИТ-подразделения Заказчика. В проекте реализовано плотное взаимодействие с сотрудниками ИТ отдела, система отдана на внутреннюю поддержку, развертывание системы в удаленных филиалах осуществлено собственными силами.
Заказчик использует систему 1С:Документооборот, для решения всех внутренних задач организации процессов. Система стала неотъемлемым элементом ИТ-инфраструктуры компании, обеспечивающим непрерывность и прогнозируемость процессов.
