Создание и внедрение системы корпоративного бюджетирования группы

Задача

• Автоматизировать документооборот внутри центрального офиса – согласование договоров, служебных записок, тендерных документов, заявок на обеспечение персоналом, заявок на выделение мебели и оборудование рабочего места, и так далее

• Автоматизировать работу секретариата – получение входящей корреспонденции и работу с ней

• В том числе, отдельно автоматизировать обработку запросов от госорганов (в страховую компанию могут поступать запросы из прокуратуры, ССП, МВД, ФНС и так далее, для каждого вида запросов есть свой срок обязательного предоставления ответа). Каждый тип запроса от госорганов декомпозируется в ряд задач различным департаментам заказчика, которые должны быть сделаны в срок, рассчитанный «обратным отсчетом» от требуемой даты ответа

• Автоматизировать документооборот между региональным и центральным офисами: заказы на приобретение офисного оборудования и мебели (или перемещения между офисами), другие заявки

• Автоматизировать электронный архив, проиндексировать базу страховых полисов (несколько миллионов полисов, хранящихся в отдельной базе)

Решить ряд технологических задач:

• Интеграция с 1С:Документооборот с AD (Active Directory) при выполнении процесса согласования создания новых сотрудников
• Интеграция с MS Exchange Server для отправки согласователям писем для подтверждения задачи бизнес-процесса, с использованием механизма «голосования» в Outlook
• Интеграция 1С:Документооборот с 1С:ЗУП для обмена информацией о новых/переведенных/уволенных сотрудниках 
• Интеграция с другими базами данных (страховой учет, учет полисов и так далее)
• Сложный и настраиваемый из режима «администратора» механизм оповещения различных ролей о различных событиях в системе (или их отсутствии)

Решение

При реализации проекта было осуществлено полномасштабное описание существующих процессов по каждому разделу. Выявлены недостаточно описанные/регламентированные участки процессов, детализированы и описаны, нарисованы, согласованы.

Разработаны и согласованы детальные карты процессов (шаги, ответственные, нормы времени по выполнению шагов, контрольные точки).

Реализованы доработки в 1С:Документооборот, касающиеся как нестандартных требований по настройке бизнес-процессов (маршрутизации, адресации, дополнительным реквизитам и их контролю, возможностям «отката» БП и так далее), так и интеграций с другими системами.

Бизнес-процессы настроены, подготовлены краткие памятки по ролям и полные инструкции на систему.

Осуществлен поэтапный запуск, в ходе запуска обучались не только пользователи, но и сотрудники ИТ-подразделения Заказчика. В проекте реализовано плотное взаимодействие с сотрудниками ИТ отдела, система отдана на внутреннюю поддержку, развертывание системы в удаленных филиалах осуществлено собственными силами.

Заказчик использует систему 1С:Документооборот, для решения всех внутренних задач организации процессов. Система стала неотъемлемым элементом ИТ-инфраструктуры компании, обеспечивающим непрерывность и прогнозируемость процессов.