Ренессанс Жизнь и Пенсии Создание и внедрение системы корпоративного бюджетирования группы
Ренессанс Жизнь и Пенсии

Создание и внедрение системы корпоративного бюджетирования группы

Ренессанс Жизни и пенсии - это негосударственный пенсионный фонд.

На момент обращения, у Заказчика работал центральный офис в Москве, и около 200 филиалов по Российской Федерации. Документооборот между центральным офисом и филиалами, а также внутри офиса, и с различными государственными органами был регламентирован, но осуществлялся бумажно, и по электронной почте.


Задача

  • Автоматизировать документооборот внутри центрального офиса – согласование договоров, служебных записок, тендерных документов, заявок на обеспечение персоналом, заявок на выделение мебели и оборудование рабочего места, и так далее.

  • Автоматизировать работу секретариата – получение входящей корреспонденции и работу с ней.

  • В том числе отдельно автоматизировать обработку запросов от госорганов (в страховую компанию могут поступать запросы из прокуратуры, ССП, МВД, ФНС и так далее, для каждого вида запросов есть свой срок обязательного предоставления ответа). Каждый тип запроса от госорганов декомпозируется в ряд задач различным департаментам заказчика, которые должны быть сделаны в срок рассчитанный «обратным отсчетом» от требуемой даты ответа.

  • Автоматизировать документооборот между региональным и центральным офисом: заказы на приобретение офисного оборудования и мебели (или перемещения между офисами), другие заявки.

  • Автоматизировать электронный архив, проиндексировать базу страховых полисов (несколько миллионов полисов, хранящихся в отдельной базе).

Решить ряд технологических задач:

  • Интеграция с 1С:Документооборот с AD (Active Directory) при выполнении процесса согласования создания новых сотрудников
  • Интеграция с MS Exchange Server для отправки согласователям писем для подтверждения задачи бизнес-процесса, с использованием механизма «голосования» в Outlook.
  • Интеграция 1С:Документооборот с 1С:ЗУП для обмена информацией о новых/переведенных/уволенных сотрудниках 
  • Интеграция с другими базами данных (страховой учет, учет полисов и так далее) 
  • Сложный и настраиваемый из режима «администратора» механизм оповещения различных ролей о различных событиях в системе (или их отсутствии)

Решение

При реализации проекта было осуществлено полномасштабное описание существующих процессов по каждому разделу. Выявлены недостаточно описанные/регламентированные участки процессов, детализированы и описаны, нарисованы, согласованы.

Разработаны и согласованы детальные карты процессов (шаги, ответственные, нормы времени по выполнению шагов, контрольные точки).

Реализованы доработки в 1С:Документооборот, касающиеся как нестандартных требований по настройке бизнес-процессов (маршрутизации, адресации, дополнительным реквизитам и их контролю, возможностям «отката» БП и так далее), так и интеграций с другими системами.

Бизнес-процессы настроены, подготовлены краткие памятки по ролям и полные инструкции на систему.

Осуществлен поэтапный запуск, в ходе запуска обучались не только пользователи, но и сотрудники ИТ-подразделения Заказчика. В проекте реализовано плотное взаимодействие с сотрудниками ИТ отдела, система отдана на внутреннюю поддержку, развертывание системы в удаленных филиалах осуществлено собственными силами.

Заказчик использует систему 1С:Документооборот, для решения всех внутренних задач организации процессов. Система стала неотъемлемым элементом ИТ-инфраструктуры компании, обеспечивающим непрерывность и прогнозируемость процессов. 

Корада
123022, Россия, Москва, Метро «Улица 1905 года» ул. Б. Декабрьская, Дом 1 (вход со стороны двора) Москва Московская область
55.764649244784 37.559671178647
+7 (499) 753-44-18 info@corada.ru с 9:00 до 19:00 от 2200 рублей/час Корада Консалтинг
Корада.Севастополь
г. Севастополь, ул. Воронина 10, оф. 502 Севастополь Крым
44.61214837259 33.521790694524
+7 (8692) 77-79-78 info@corada.ru с 9:00 до 19:00 от 2200 рублей/час Корада Консалтинг
Корада.Санкт-Петербург
ул. Новорощинская, д. 4, офис 631-1. (Бизнес-центр "Собрание") Санкт-Петербург Ленинградская область
59.884476857031 30.326848246033
+7 (812) 5000-9-12 spb@corada.ru с 9:00 до 19:00 от 2200 рублей/час Корада Консалтинг