Автоматизация казначейства в высокотехнологичном производстве

Предпосылки проекта

До старта проекта финансовый учёт в компании был автоматизирован лишь частично. Для этой цели использовались следующие системы: 1С: Бухгалтерия предприятия – для регламентированного учёта и отчётности, 1С: Документооборот – для внутреннего документооборота.

Процессы казначейства не были автоматизированы, что приводило к большому количеству рутинного ручного труда, дублированию данных, увеличению времени обработки платежей.

Цели проекта

Основная задача состояла в автоматизации казначейских функций с использованием типового программного продукта. Основные направления автоматизации:

• Управление ликвидностью и денежными средствами (без учёта кассового разрыва, так как он преимущественно неприменим к инвестиционным проектам).
• Управление банковскими и кассовыми операциями, включая согласование с надзорной компанией.
• Управление финансовыми вложениями и обязательствами.
• Формирование детализированной управленческой отчётности по утверждённым регламентам.

Решение

Для автоматизации процессов был выбран продукт «Бит.Финанс» (редакция ПРОФ). Однако стандартный функционал не покрывал всех потребностей заказчика, поэтому также был реализован ряд доработок, связанных со спецификой инвестиционного проекта.

Основные изменения:

1. Автоматическое создание заявок на расходование ДС. 

   Процесс упрощён: ответственным за закупки лицам достаточно внести акты и договоры в 1С: Документооборот. На их основании в 1С: Бухгалтерии предприятия автоматически будут созданы заявки на платежи.
   Реестр платежей формируется быстрее: казначеи могут массово включать заявки в реестр и отправлять их в банк.
   

2. Упрощение процессов согласования с надзорной компанией

   В реестр платежей добавлены ссылки на документы-основания (договора, акты, спецификации), что ускоряет процесс утверждения.
   Автоматически формируются структурированные отчёты с детализацией по реквизитам и аналитикам.
   

3. Продвинутая управленческая отчётность

   Разработан отдельный модуль сбора отчёта по прогнозу бюджета с возможностью обработки данных из разных источников.
   

4. Автоматизация валютных платежей

   Разработан модуль пересчёта валютных платежей по произвольным кросс-курсам.
   

5. Автоматизация работы с заявками

   Ранее заполнялось лишь 3–4 реквизита, теперь автоматически заполняется 10–15 реквизитов.
   

Особенности внедрения

• Опытно-промышленная эксплуатация. Длилась более 1 месяца, обучено более 60 новых пользователей.

• Гибкое управление изменениями. Донастройка системы в ходе эксплуатации. Дополнительная автоматизация ряда функций.

• Ключевые доработки. Внедрение процедур оплаты для валютных договоров. Разработка модулей прогнозирования бюджета и согласования платежей.

Результаты проекта

• Сократилось время обработки платежей благодаря автоматическому формированию заявок.
• Сведена к минимуму необходимость дублирования данных между подразделениями.
• Упрощён и ускорен процесс взаимодействия с надзорной компанией за счёт прозрачных отчётов.
• Автоматизирован процесс согласования платежей по валютным договорам.
• Система адаптирована под особенности инвестиционного проекта.
• Проект позволил повысить прозрачность и управляемость казначейских процессов, добиться высокой степени автоматизации и снизить ручной труд.