До начала проекта учёт в компании вёлся в нескольких разрозненных системах:
-
1С:ЗУП для расчета заработной платы;
- 1С:Бухгалтерия для регламентированного учёта и формирования отчетности;
-
1С:Документооборот (конфигурация формально была, но практически не использовалась);
-
ПО для автоматизации «СИНТЕКА» – для согласования счетов и закупок;
-
Внутренняя разработка для складского учета.
Основные проблемы:
Отсутствие прозрачности в процессах согласования. Договоры, счета и платежи согласовывались в разных системах, иногда вручную или по электронной почте.
Дублирование данных и отсутствие централизованного учета. Договоры не велись централизованно: часть информации хранилась в 1С:Бухгалтерии, часть в СИНТЕКе, а часть просто в файлах на локальных компьютерах.
Разрозненный складской учет. Учет ТМЦ вёлся в собственной системе, не связанной с другими системами учета.
Цели проекта
- Объединить учёт в единую систему.
- Автоматизировать финансовый блок на типовом, поддерживаемом программном продукте.
- Повысить управляемость процессов согласования заявок.
- Получать план-факт БДДС и БДР оперативно, корректно.
- Формировать анализ взаиморасчетов по контрактам и договорам внутри компании и с контрагентами.
- Повысить прозрачность и управляемость процессов.
Решение
Для достижения целей было выбрано комплексное решение:
- 1С:Документооборот КОРП – для автоматизации согласования договоров, проектной документации и платежей.
- БИТ.Строительство – для автоматизации складского учета.
- БИТ.Финанс – для бюджетирования и формирования платёжного календаря в казначействе.
- Доработка модуля СИНТЕКА для интеграции закупок с 1С.
В ходе проекта были приняты следующие решения:
- Настроен процесс централизованного согласования договоров и договорной документации, в результате чего карточки договоров стали создаваться автоматически.
- Согласование заявок на платежи частично оставлено в СИНТЕКе (для платежей по контрактам), а прочие платежи переведены в 1С:Документооборот для повышения скорости прохождения процессов.
- Модуль СИНТЕКА доработан, благодаря чему создание документов складского учета и казначейства стало происходить автоматически.
- Автоматизирован складской учет. Поступление ТМЦ теперь происходит через БИТ.Строительство, а списание выполняется в два этапа – сначала передача на МОЛ (материально-ответственное лицо), затем списание по фактическому расходованию.
- Настроено централизованное управление платежами, загруженными из СИНТЕКи и 1С:Документооборота.
Особенности проекта
- Несоответствие реальных и формально описанных процессов: на этапе анализа выяснилось, что процессы, описанные на основании видения руководства компании-заказчика, не соответствуют практике, сотрудники работают по другому. Спроектированные процессы были скорректированы для соответствия системы фактической схеме работы.
- Сопротивление сотрудников: переход к регламентированному процессу согласования вызвал сопротивление, но впоследствии процессы стали прозрачными и удобными.
- Интеграция с существующими системами: было решено оставить часть функций в СИНТЕКе, что потребовало доработки модуля интеграции.
- Расширение проекта: внедрена консолидация информации по ТМЦ, спецодежде и оборудованию, а в будущем планируется автоматизация кадровых процессов.
Результаты
- Внедрение 1С:Документооборот КОРП, построена единая система учёта и согласования договоров. Теперь договоры регистрируются централизованно, что позволило исключить дублирование данных, ошибки.
- Внедрение Бит.Строительство. Автоматизирован складской учет. Учет ТМЦ стал прозрачным, а выдача и списание отражаются в системе.
- Внедрение БиТФинанс, модуль казначейство. Теперь заявки на платежи проходят через систему, что улучшило контроль финансовых потоков.
- Сокращено время согласования. Благодаря автоматизированному документообороту, сотрудники оперативно получают уведомления о необходимости согласования.
- Повышена управляемость и прозрачность бизнес-процессов. Руководство получило инструменты для контроля исполнительской дисциплины и финансовых операций.
Дальнейшие шаги
После успешного завершения проекта компания-заказчик перешла на этап постпроектного сопровождения, продолжается развитие системы:
- Расширение функционала 1С:Документооборот.
- Доработка интеграции с БИТ.Строительством и БИТ.Финансом.
- Автоматизация кадровых процессов, включая наём и адаптацию.
