20 преимуществ автоматизации бизнеса

Эффекты от автоматизации отнесены в ту или иную группу условно. Если что-то помогает нам, например, меньше тратить, оно же дает нам возможность больше зарабатывать. Или если мы более оперативно можем вывести сотрудника на работу, скорее всего, он начнет быстрее приносить пользу компании.

Из этих примеров видно, что все эффекты связаны между собой, и классификация условная. Мы решили типизировать преимущества, в первую очередь, чтобы посмотреть на них с разных точек зрения. Возможно, прочитав эффекты из какого-то блока, вы сможете добавить собственные преимущества, и расширите список целей проекта.

Итак, перед вами 20 преимуществ автоматизации бизнеса. Видеоверсия статьи.

Оптимизация

В этом блоке мы собрали преимущества, относящиеся к оптимизации работы бизнеса, к сокращению трудозатрат и так далее.

1. Единая точка ввода данных.

В организациях, где автоматизация бизнес-процессов проводилась «лоскутно», одни функции автоматизированы в онлайн-сервисах, другие в 1С продуктах, третьи – в табличках, бывает так, что разные сотрудники вводят одни и те же данные несколько раз в разных местах.

Иногда руководство компании даже нанимает людей, которые следят за целостностью информации во всех системах. Одной из важных целей автоматизации является создание единой точки ввода данных. Это означает, что любая информация вводится один раз и в одном месте.

2. Снижение вероятности человеческих ошибок.

После создания единой точки ввода данных необходимость вносить одну и ту же информацию несколько раз в различных системах учета пропадает.

Это приводит к уменьшению количества ручных ошибок. Кроме того, качественная автоматизация позволяет ограничить диапазон данных, которые сотрудники имеют возможность вводить.

Например, в ячейке таблицы Excel можно допустить ошибку и обнаружить ее только при составлении управленческой отчетности, если у вас не настроены специальные макросы для проверки. В то время как в учетной системе есть возможность поставить ограничения, благодаря которым сотрудники будут вводить только корректные данные.

3. Снижение зависимости от «человеческого фактора».

При автоматизации, знания сотрудников переносятся в описанные бизнес-процессы, а из них – в настроенную учетную систему.

Таким образом, в компании больше нет уникального продавца, который знает контакты всех клиентов, или единственного в своем роде закупщика, умеющего управляться с заказами и планировать доставки. Теперь все это делает учетная система, становится проще организовать погружение новых людей в работу.

Улучшение контроля

Правильная система управления выполняет так называемую полицейскую функцию. Качественная автоматизация увеличивает степень контроля над бизнесом со стороны менеджмента и собственника.

4. Улучшение собираемости дебиторской задолженности и повышение контроля над финансами.

Когда известно, по какому договору, по какой отгрузке и заказу, с каким сроком оплаты, клиент должен ту или иную сумму, в учетной системе мы можно запретить отгрузки должникам, или же согласовать их особым образом, например, с участием финансового директора.

Система отчетности позволяет анализировать дебиторскую задолженность по срокам долга, и работать с ней, выстраивать системы расчета премий продавцам, учитывающие размер дебеторки.

 

5. Появляется информация для принятия управленческих решений.

Если сотрудники компании оперативно и правильно отражают все действия в информационной системе, появляются данные для анализа в нужных разрезах.

Это может быть финансовый результат по направлениям деятельности, проектам, видам продукции. Руководство получает возможность быстро принимать решения, не ожидая, например, когда бухгалтерия закроет период и предоставит отчетность.

 

6. Ускорение получения управленческой отчетности.

Если все данные есть в системе, и они корректны, мы можем получать хотя бы предварительную управленческую отчетность гораздо быстрее.




7. Прослеживаемость.

Хранение в системе истории исполнения заказов, выпуска каждой партии продукции. Про каждую произведенную партию готовой продукции есть информация о партиях, списанных в нее комплектующих, выполненных технологических операциях, сотрудниках, которые их выполняли.

Прослеживаемость позволяет быстро разбирать претензии. Зная серию и номер партии продукции, можно оперативно установить причину отклонения в качестве, изъять всю серию или внести корректировки в процесс производства.

Стандартизация

Является большой группой преимуществ. Правильный проект автоматизации всегда приводит к стандартизации в компании, потому что начинается с обследования и описания бизнес-процессов.

7. Наведение и поддержание порядка в справочниках и классификаторах.

У многих организаций в справочниках номенклатуры, контрагентов, партнеров беспорядок, так как нет единых действующих правил создания новых элементов и перемещения в архив старых.

Сотрудники по-разному заводят позиции, и в конечном итоге в справочниках появляется большое количество дублей.

Создание регламента ведения нормативно-справочной информации является важной частью проекта автоматизации.

 

8. Появление жестко зафиксированных процессов.

В рамках проекта внедрения учетной системы можно сделать так, чтобы процесс в компании всегда проходил одинаково. Это значит, что сотрудники, участвующие в нем, не будут иметь возможность осуществлять самодеятельность, то есть отклоняться от правил и тем самым делать этот процесс неконтролируемым.

 

9. Повышение управляемости процессов.

Если процесс есть в системе, и известны его участники и этапы, можно управлять им, считать метрики хода и результата, следить за ходом каждого процесса, всеми его шагами.

Это позволяет анализировать эффективность работы каждого сотрудника, участвующего в процессе, и улучшать процесс в целом.

 

10. Фиксация менеджментом условий. 

В первую очередь, речь идет про условия продаж: ценообразование, предоставление скидок и так далее. Этот эффект от автоматизации позволит лишить сотрудника возможности «творить» на рабочих местах, то есть отгружать клиентам товары по самостоятельно придуманным ценам, раздавать им бонусы без согласования с руководством.

Так же имеются в виду условия проведения закупок, выбора поставщиков, размещения заказов, постановки и снятия брони на товары и так далее. Как только управление компанией автоматизируется, бизнес получает возможность фиксировать четкие условия.




11. Облегчение вывода на работу нового сотрудника.

Благодаря документам, в которых описаны роли пользователей, и памяткам «как работать в учетной системе», вывод нового сотрудника на работу становится гораздо проще.

В день выхода он может изучить инструкции и регламенты и сразу приступить к выполнению своих обязанностей. Распространенная практика, когда нового сотрудника обучает текущий сотрудник тому что сам помнит, и как сам это понимает, плохо работает.

Каждое новое поколение сотрудников все больше и больше искажает тот пласт необходимых знаний, так как опытные специалисты чаще всего передают только то, что знают сами, и то, что считают нужным.

Снижение затрат

После автоматизации бизнес-процессов компания гибко управляет затратами, что, в свою очередь, приводит к их сокращению.

14. Уменьшение простоев производства.

Возможно благодаря контролю над наличием необходимых запасов в нужный для производства момент времени. Исходя из текущих заказов покупателей и остатков на складах, сроков доставки от поставщиков, автоматизированная система рассчитывает, какие запасы необходимо пополнить для обеспечения бесперебойной работы.

Также уменьшение простоев возможно за счет планирования производственного процесса.

 

15. Обнаружение и устранение хищений.

Часто бывает так, что проект автоматизации вскрывает «хитрые схемы» уже на этапе обследования.

Работники, которые участвуют в них, не хотят идти на контакт во время интервью, боясь, что после описания и автоматизации их бизнес-процесса они утратят возможность использовать «хаос» в работе организации себе на пользу.

 

16. Снижение расходов на доставку и хранение ТМЦ.

Благодаря правильно автоматизированной логистике, управлению доставками от поставщиков и до покупателей, интеграции с системами транспортных компаний, и грамотному управлению складскими площадями и оборачиваемостью запасов, можно снизить стоимость доставки и хранения ТМЦ на складах, уменьшить «замороженные» в остатках оборотные средства.

 

17. Повышение качества складских операций и снижение их стоимости.

Информационные системы помогают работать с адресными складами – оптимально размещать, перемещать, хранить товары, минимизировать время поиска и сбора заказов, делать оперативные и достоверные инвентаризации.

 

18. Снижение расходов на оплату труда.

Мы не сторонники увольнений после автоматизации, но бывает так, что чей-то функционал можно полностью заменить системой автоматизации.

Например, сотрудники, которые дублируют данные в разных инструментах учета и контролируют их целостность. В результате проекта автоматизации необходимость в таких сотрудниках пропадает – если их нельзя переучить и выделить им новый участок, придется увольнять. При это фонд оплаты труда организации сократится.

Рост продаж

Автоматизация влияет на рост продаж как прямо, так и косвенно.

18. Повышение среднего чека в рознице.

Возможно благодаря использованию апсейлов в системе автоматизации розничной торговли – продавцу за кассой будут продемонстрированы сопутствующие товары, которые можно порекомендовать покупателю к приобретаемому продукту, действующие акции и скидки, которые покупатель может получить если купит «еще одну пару», или «еще на 900 рублей».

 

19. Повышение конверсии лидов и сделок за счет управления ходом сделки в CRM-системе.

Внедрение CRM-системы является одним из хрестоматийных примеров автоматизации продаж.

CRM-система сама по себе не увеличивает количество продаж, но позволяет видеть конверсию лидов и сделок, фиксировать каждый шаг продавца, управлять активностями и добиваться выполнения плана по звонкам, встречам, отправленным коммерческим предложениям.

Таким образом, у компании появляется гораздо больше возможностей для управления процессом продаж.

 

20. Повышение прозрачности продаж.

Прозрачность можно увеличить за счет подключения к информационной системе телефонии, почты, мессенджеров и других каналов коммуникаций.

В ходе автоматизации можно организовать сбор информации о поступающих с сайта лидах, контактах с потенциальными и действующими клиентами внутри одной системы.

Таким образом мы увеличиваем прозрачность взаимодействия с потенциальным клиентом. При смене менеджера компания не столкнется с нехваткой каких-либо данных по клиенту или сделке, так как почтовая переписка, коммерческие предложения, контакты – все остается внутри одной информационной системы.