4 всадника автоматизации

Поочередное появление четырех всадников: чума, война, голод и смерть, как вы помните, предвещает конец света. То есть, апокалипсис.

Мы задумали и провели небольшое исследование о причинах закрытия, или резкого спада бизнеса. Статья должна была рассказывать о «всадниках», появление которых предвещает те или иные «смертельные» для компании проблемы.

Но в ходе исследования клиентов, партнеров и друзей, мы увидели гораздо больше компаний, которые вовремя начали изменения и растут.

Так что мы решили сделать статью оптимистичнее и собрать признаки, которые подсказали компаниям, что пора задуматься об автоматизации (и не умереть).

В исследовании приняли участие, зная и не зная этого:

• 153 бизнеса – наших текущих и бывших клиентов

• 121 бизнес с которым у нас были пресейл отношения, и мы достаточно хорошо познакомились с запросом собственников

• 20 компаний партнеров, знакомых и друзей

Итак, четыре всадника автоматизации – кто же они, предвестники того что уже пора?

Мы систематизировали множество целей начала проекта, и получили такие группы. Вот они, наши всадники – предвестники автоматизации.

1. Непрозрачность
2. Низкая эффективность
3. Лоскутная автоматизация
4. Отсутствующая технология работы

Если ничего не делать, проблемы копятся, приходит еще один всадник, а затем еще и еще один. 

Непрозрачность

Непрозрачность происходящего в компании, наличие мутных мест и «черных ящиков»

• Вы не можете получить информацию о своей компании, не понимаете, как следствие не можете влиять на свою компанию.

• Необходимая отчетность получается долго или с использованием ручного труда.

• Руководство не имеет правдивой информации о финансовом состоянии компании и динамике.

• Отчетность некорректная, разные люди приносят разные цифры.

• Сотрудники компании в целом, или отдельных отделов, активно сопротивляются фиксации задач и планов в письменном виде, любой отчетности о своей работе.

• Руководители и рядовые сотрудники в отчетности о своей работе не опираются на факты, цифры, предпочитают качественные показатели - количественным (все хорошо, все идет по плану, все довольны и так далее.

Низкая эффективность

Все сверх заняты, а результата – денег, сделок, проектов, мало.

• Сотрудники заняты, буквально все в мыле, при этом работа не двигается.

• Показатели эффективности в сравнении с другими компаниями отрасли (например, выручка на человека) низкие или падают.

• Приходится нанимать людей в какой-то отдел (руководитель отдела требует) хотя объем работы не меняется.

• Есть ощущение, что при увеличении количества сотрудников качество и количество работы только падает.

• Сотрудники активно сопротивляются попыткам измерения результата (числа звонков, сделок, подготовленных документов, выполненных задач и так далее)

Лоскутная автоматизация не справляется

Запутались в лоскутной автоматизации, «одеяло» стало трещать.

• Количество учетных систем в которых работает компания, приближается к числу отделов (у каждого отдела своя система).

• Стал актуальным вопрос – «как синхронизировать данными между всеми нашими системами, чтобы не вводить столько раз руками»

• Обмены между системами есть. Но там все время что-то ломается, есть специальный человек, который знает все про обмены и следит чтобы они работали.

• Появился сотрудник, ответственность которого – следить за порядком в эксель файлах.

• У вас есть эксель, в котором перечислены ваши эксели, чтобы не забыть где какой эксель.

• Многие сотрудники «старой гвардии» знают, что лучше все записать себе в блокнот, потому что данные все время где-то пропадают.

• Каждый новый руководитель начинает новый проект внедрения системы конкретно в свое подразделение.

Технология выполнения работы отсутствует

Технология выполнения работы размыта в знаниях и мнениях людей о том, как надо работать.

• Есть дискомфортное внутренне ощущение «бесконтрольности».

• Люди обладают уникальными знаниями о своей работе, и в случае их ухода невозможно восстановить информацию о том, что они делали и «подхватить» их процессы.

• Вы не понимаете, чем занимается каждый человек в компании, и чем он не занимается.

• Одни и те же процессы иногда выполняются качественно, а иногда нет. Например, иногда однотипные документы для клиентов оказываются подготовлены неправильно.

• Вы (или ваш руководитель производства) не может спрогнозировать сроки выполнения задачи, заказа, проекта.

Что же делать, если все четыре всадника уже посетили вас?

Если вы прошли по списку, и у вас получились «галочки» во всех четырех разделах, вам точно пора задуматься о проекте изменений.

А можно и не ждать всех всадников, и остановить первого или второго…

Важно! Внедрение системы управления – не то же самое, что «купить 1С», или «зарегистрироваться в Битрикс24 или АМО », или «кинуть клич использовать Trello».

Остановить «всадника» сможет полноценный проект внедрения системы управления. Под полноценным проектом стоит понимать:

• Выявление, анализ и улучшение бизнес-процессов. Описание оргструктуры, матрицы ролей, устранение функциональных разрывов.

• Подбор оптимального программного продукта или группы продуктов для учета и управления (с учетом максимального покрытия процессов типовым функционалом).

• Разработку модели прохождения процессов в выбранном программном продукте.

• Обучение и памятки сотрудников должны отражать бизнес-процессы, в которых люди участвуют. Новые, описанные и перестроенные, бизнес-процессы.

• Итоговым результатом внедрения должна стать возможность получить из учетной системы показатели (цифры), важные для вас как для руководителя, появляющиеся благодаря тому, что люди свои задачи в процессах выполняют. Цифры конечно должны быть «твердые», то есть на них можно положиться.