Частый запрос потенциального клиента на внедрение системы бюджетирования:
- А сколько у вас программистов?
- А сколько человеко-часов вы можете выделить на разработку в месяц?
- Ваши программисты знают БИТ, у них есть опыт?
Да, знают. Да, опыт разработки в бите есть. Но нет, они вам не нужны. БитФинанс отличная система-конструктор. Разработчики предусмотрели в ней почти все необходимое, вероятность того, что ваши задачи невозможно решить типовыми механизмами при их грамотной настройке, минимальна. Вам нужны методологи, специалисты по управленческому учету и бюджетированию.
Подробно мы рассказываем об этом в нашей статье «Рецепт внедрения БиТ.Финанс (уберите программистов, добавьте методологов)».
Но все же, на нашей выборке клиентов сформировался ряд запросов, которые решить типовыми средствами невозможно, а вендор не спешит добавлять в свою систему такой функционал.
Мы решили рассказать про полезные почти для всех клиентов доработки, которые приходится делать достаточно часто.
Внимание! Все доработки делаются профессиональными программистами в расширениях или внешними обработками и отчетами. Они не мешают обновлению конфигурации при выходе нового релиза. Не пытайтесь повторить дома.
Типовой отчет «Обороты по статьям»
Ситуация:
Статьи и расчетные показатели идут в том порядке, в котором рассчитываются (расчетные показатели – это формулы, которые задаются в конструкторе). Например, если EBITDA рассчитывается из нескольких статей, она будет выше, чем те статьи, из которых рассчиталась. Получается, в форме отчета сначала идут все расчетные статьи, а потом выручка, расходы и так далее. Согласитесь, большинство бизнес-пользователей привыкло, что сначала идут статьи доходов, затем статьи расходов, и уже внизу суммовые статьи как итоги.
Наше решение:
Мы сделали внешний отчет, в котором можно динамически построить список статей (в пользовательском порядке), и тот же отчет (полностью типовой) выводится в нужном пользователю порядке.
Проведение по регистрам БИТ без проведения самого документа
Ситуация:
В типовом решении нужно провести или перепровести документ, чтобы аналитики БИТ по специальным регистрам бюджетирования заполнились. Повторное заполнение регистров бит может понадобится, если правило трансляции не отработало должным образом, или мы его поменяли. Поскольку бюджетирование – это не оперативная деятельность, такие задачи возникают достаточно часто (чем крупнее организация и больше движений документов, тем чаще). Проблема возникает, если сам документ находится в закрытом бухгалтерском периоде и его нельзя перепроводить.
Наше решение:
Внешняя обработка, вызываемая по кнопке, добавленной в документ (пользователем, которому предоставлены необходимые права). Позволяет осуществить проведение по регистрам БиТ с осуществлением необходимых записей без проведения документа.
Заявки под фактически списанные ДС
Ситуация:
Большая часть платежей, осуществляемых организацией, делается по заявке на расход ДС. Для этого и внедряют блок Казначейство в БИТ.Финанс. Заявки попадают в реестр платежей, казначей их согласовывает и оплачивает. Но есть оплаты, которые всегда происходят без заявки, это безакцептные списания банка.
Банковские расходы загружаются из банка автоматически, они были автоматически удержаны банком (штрафы, проценты по кредитам и овердрафтам, комиссии за сопровождение расчетного счета).
Заказчик настаивает, чтобы платежей без заявок в системе не было (то есть под все, даже безакцептные списания, должна быть заявка).
Наше решение:
Разработали механизм, который анализирует появление таких списаний с расчетного счета, и создает под них заявки на оплату (обратным ходом процесса).
Загрузка расширенной аналитики из ЗУП
Ситуация:
Почти у всех крупных клиентов кадровый учет и расчет зарплаты ведется в отдельной базе 1С: Зарплата и управление персоналом. В базе ЗУП есть детальная аналитика начислений и удержаний по статьям. Иногда есть несколько баз ЗУП – регламентированный, и «управленческий» с теми же суммами, но разнесенными по-другому, и с другими аналитиками. В обычном режиме данные из ЗУП попадают в БП (бухгалтерию) сводно – часть аналитик по статьям начислений и удержаний теряется. В бухгалтерии есть просто начисленные и выплаченные суммы по сотрудникам. БИТ.Финанс, как правило, установлен на бухгалтерии или другой базе регламентированного учета.
Наше решение:
Мы делаем доработку, которая из ЗУП выгружает детальные аналитики и загружает их в БИТ.Финанс либо через Excel, либо прямым подключением к базе ЗУП. Таким образом БИТФинанс собирает весь факт затрат из 1С:Бухгалтерии, на которую установлен, но факт зарплаты и зарплатных налогов с необходимой детализацией получает из другой базы, где необходимая детализация есть.
Загрузка плана найма из эксель или ЗУП Корп
Ситуация:
Почти у каждой крупной организации есть план найма – в какие месяцы, какие позиции планируется закрыть, сколько штатных единиц вывести, и какая у этих людей будет зарплата. Иногда эта информация ведется HR службой в Excel, иногда в 1С:ЗУП Корп.
Эта информация нужна при составлении бюджетов, завести 5-10 планируемых позиций в бюджет несложно. Если же число открываемых позиций исчисляется сотнями, это становится неприятной задачей для ручного ввода.
Наше решение:
Сделали загрузку плана найма, предоставленного HR службой. Забираем информацию из Excel или ЗУП Корп, и загружаем ее в БиТ.Финанс, она попадает в бюджет расходов с аналитикой «Вакансия на должность…».
Автоматический перенос неизрасходованных статей
Ситуация:
Статьи бюджетирования оборотные: наступил месяц, мы хотим потратить в этом месяце на эту статью ХХ рублей. Потратили мы эту сумму или нет, в следующем месяце будет новая (забюджетированная) сумма. Даже если мы не воспользовались бюджетом в прошедшем месяце, остатки по статье автоматически не переносятся в типовом решении.
Это правильно, но бывают исключения. Почти все клиенты бюджетируют расходы на рекламу и маркетинг помесячно, и при этом расходы происходят неравномерно – есть месяцы без трат, есть месяцы, когда расходов необходимо много (кончился бюджет на яндекс директ ☺).
Наше решение:
Реализовали доработку, которая позволяет в статье отметить признак «переносимая». Если статья переносимая, автоматически при актуализации бюджета происходит анализ, если расходов в прошедшем месяце не было, бюджет текущего месяца складывается из текущего и прошлого бюджета.
Видимость остатка по статьям в момент создания заявки
Ситуация:
Поскольку статьи бюджетирования оборотные, в заявке не видно наличие остатка на момент заявки по статье. Пользователь делает заявку, и ждет прохождения заявкой полного маршрута согласования. При этом возможна ситуация, что остатка по статье бюджета уже нет и нужно прикладывать обоснование, чтобы заявка прошла сверхбюджета. Пользователь дожидается отказа, и запускает процесс заново. При большом числе заявок лишние трудозатраты становятся существенными.
Наше решение:
Добавили в заявку возможность сразу увидеть, возможно ли хотя бы теоретически согласовать эту заявку (есть ли по статье необходимый остаток суммы).
Доступность списка статей во всех операциях
Ситуация:
В заявке на расход Казначейства выбирается вид операции (оплата поставщику, налог и т.д.). В большинстве видов операций можно в табличной части указать список статей и суммы, клиенты пользуются этой табличной частью. Но в некоторых видах операций список недоступен, например, «Перечисление налога». Запрос поставщику решения не прояснил логику этого ограничения, а клиентам нужен список статей во всех операциях.
Наше решение:
Реализовали доработку в расширении, которая позволяет в любой статье указывать вид операций из списка, а не «один к одному».
Некоторые из описанных нами доработок кажутся очевидными («как, это не работает таким образом?»). Некоторые, возможно, выглядят как странная идея клиента. Однако все они приносят пользу бизнесу, которую невозможно было получить в полностью типовом решении. И все сделаны аккуратно – не мешают обновлять БИТ.Финанс при выходе новых версий.
Если вы решили, что вам нужны доработки:
- Убедитесь, что невозможно получить нужный функционал правильными настройками;
- Взвесьте пользу бизнесу от доработки и вред от нее;
- Сделайте ее аккуратно и ждите, когда вендор выпустит релиз с вашей доработкой
. У нас такое бывало.
Или обратитесь к нам, будем рады обсудить вашу задачу и проконсультировать вас.
