Бюджетирование – это совокупность методики определения и фиксация будущих (планируемых) доходов, расходов, движений денежных средств, в различных разрезах, а также зафиксированного набора разрезов аналитики, ИТ систем для бюджетирования, обученного и работающего персонала.
Казначейство – все тоже самое, про исполнение платежей при наличии бюджетирования (в рамках или вне бюджета).
У вас есть управление финансами
Стоит разделить момент, когда компания учитывает факт (сколько денег пришло, сколько ушло, на что, сколько в моменте мы должны и нам должны). И момент, когда начинается планирование.
Бюджетирование, это в большей части планирование денег, в различных разрезах.
Потребность в планировании (и возможность делать это) возникает при определенном уровне зрелости – план продаж, план закупок, появляются обычно раньше всего. План продаж – дает нам бюджет доходов, а план закупок, бюджет расходов.
Отлично, первый шаг к бюджетированию сделан.
Какие бывают бюджеты
Далее, вам захочется заранее записать расходы на аренду, телефонию, и так далее. Это называется бюджет ОХР (обще-хозяйственных расходов).
А еще есть прямые затраты, распределяемые. Например, бюджет ФОТ (фонда оплаты труда), можно распределить на направления выпускаемой продукции, если это ФОТ производства. Или нельзя, если это ФОТ административного персонала.
Бюджет маркетинга – можно распределить по проектам (если вложения в маркетинг в вашем случае можно посчитать в разрезе проектов, которые вы продвигаете на рынок). Или нельзя, если это бюджет разработки сайта, который не отнесешь ни к одному проекту или продукту (который продвигает компанию в целом).
А бюджет на налоги – является зависимым, налоги зависят от ФОТ, выручки, и других показателей, которые тоже есть в бюджете компании.
Можно еще бюджет аренды принять не как бюджет ОХР, а сделать его распределяемым, и распределить аренду, например, на число штатных единиц в подразделениях… Это уже, что называется, «мсье знает толк в извращениях».
Следующей идеей будет вот какая: бюджет денег «в кассе» и на счетах, это одно… Но ведь вы понимаете, деньги на счету, это не ваша прибыль. Вы получили аванс от клиента, но вашими деньгами они станут только когда клиент подпишет акт.
Вы отгрузили товар, покупатель подписал документы, и у вас есть «виртуальный» доход. Но денег еще нет, за ними теперь нужно побегать, нужно их получить от клиента. Если ваш клиент – сеть, которая даже по договору платит с 90-дневной отсрочкой, вы хорошо понимаете разницу между документами и деньгами.
Это разница между движением денежных средств (ДДС), и доходами и расходами с точки зрения управленческого и регламентированного учета.
В момент, когда вы захотите отдельно планировать «движение денег» , и «доходы и расходы», у вас появятся БДДС и БДР (Бюджет движения денежных средств, и Бюджет доходов и расходов).
Оцените степень зрелости
Вы еще не запутались, и не отложили в сторону статью, сделав вывод что «бюджетирование, это пока что не для меня»?
Если ваша мысль – «да я на составление всех этих бюджетов буду тратить больше времени, чем на саму работу», отложите. Действительно, еще рано!
Отмечу еще, что бюджетирование, это само по себе процесс. То есть регламент, порядок, в котором отдельные подразделения подают свои финансовые планы (доходов, расходов, движений денежных средств) на следующий год. А затем некий ПЭО (планово-экономический отдел), или хотя бы финансовый менеджер, собирает все их бюджеты в единый бюджет по компании. Сложно? Долго? Страшно? Да.
Собрать факт
Сейчас, ближе к концу статьи, мы скажем что это – огромная проблема. Его на самом деле нет. Не только у вас.
Наша практика внедрения систем бюджетирования в крупных компаниях, где есть все, о чем было написано ранее, говорит: собрать факт очень, очень, очень сложно.
Почему же? Потому что фактические данные, которые должны участвовать во всей отчетности, и в итоге сформировать план/фактный анализ, зачастую очень сложно, а то и невозможно собрать. Вследствие лоскутной автоматизации, ведения учета в разных учетных системах, неоднородных ИТ-систем, факт может быть «размазан» по разным базам данных, заноситься разными людьми, и даже в разные моменты времени.
Что нужно для автоматизации Бит.Финанс и нужна ли вам она
БиТ. Финанс - один из мощных инструментов управления компанией.
Планирование расходов и доходов, контроль исполнения бюджетов, корректировка бюджетов, контроль движения денежных средств, согласование и контроль исполнения договоров, сбор консолидированной отчетности по группе компаний и так далее, это не весь перечень функций системы.
Скорее всего, вам рано думать про внедрение БиТ.Финанс,
- Если вы никогда до этого момента не планировали расходы, и у вас нет даже ручного финансового планирования;
- Если у вас небольшая компания (менее 20-30 сотрудников), нет выделенного сотрудника, ответственного за управление финансами: финансового директора, или хотя бы финменеджера.
Когда же нужен Бит.Финанс
Когда наведён порядок в оргструктуре, понятна структура расходов компании, есть план продаж, закупок, и есть управленческий учёт. Есть выделенные люди, которые занимаются в вашей компании финансами, и им нужен инструмент для планирования, контроля план-факта оплат и приходов денежных средств в реальном времени.
Вам в структурированном виде (и оперативно) нужно получать информацию для принятия решений. И ваши решения стоят гораздо дороже, чем время и зарплата людей, которые обслуживают процесс бюджетирования.
Заказчиками проекта внедрения БиТ.Финанс выступают обычно собственники, генеральные, финансовые директора, управляющие партнеры. Как правило это люди, непосредственно заинтересованные в эффективности бизнеса, и обладающие волей для принятия решений, которых в ходе такого проекта понадобится очень много.
Остались вопросы? Хотите узнать, готовы ли вы к бюджетированию, или сколько будет стоить (и сколько времени займет) такой проект в вашей организации? Напишите нам, и с вами свяжется наш методолог по БиТу для обсуждения деталей.
