Эффект от внедрения 1С: где можно увидеть и как посчитать?

Но как посчитать этот эффект, по каким данным его можно отследить? Возьмём относительно простой случай, в котором эффект, как будто бы явный.

Едва ли.

Брать разные периоды в рамках одного года вообще не корректно – а что, если просто начался более жаркий сезон для продаж нашего товара, проявилась сезонность?

Хорошо, давайте сравнивать период от прошлого года к этому. Берём 3 квартал 2023, сравниваем с 3 кварталом 2024 (внедрение 1С мы закончили ещё в середине 2 квартала). Прирост продаж составляет и вовсе 70 процентов. Получается, благодаря проекту автоматизации продажи выросли почти вдвое?

Это предположение стало бы справедливым, будь у нас возможность “заморозить” бизнес, чтобы автоматизация на 1С происходила “в вакууме”. И кроме внедрения 1С с компанией ничего не происходило бы. Однако, возможно:

• На рынке освободилось место в связи с санкциями, повлёкшими уход иностранных компаний.

• Наняли более квалифицированных менеджеров. Или провели их обучение.

• Запустили новые маркетинговые кампании и увеличили бюджет.

• Вышли на маркетплейсы, на которых раньше не работали.

• Пришёл новый РОП, коммерческий директор, который “поставил” продажи.

• Или у нас расширился ассортимент. Или открылись новые склады, и теперь товары в наличии, что привлекательно для клиентов.

Продолжать список можно бесконечно, но и этого нам достаточно, чтобы понять: посчитать эффект внедрения таким образом невозможно. Ведь работа ведётся не в вакууме.

По нашему опыту, опыту наших партнёров и клиентов, положительный эффект внедрения – почти всегда косвенный. И он всегда достигается комплексно, вместе с организационными изменениями, осуществляемыми подрядчиком и заказчиком в ходе проекта: построению и регламентации новых бизнес-процессов, перераспределению функций, выводу новых людей. Мало просто внедрить 1С: если сотрудники продолжают работать «как было» – ничего не сработает.

Получается, эффект никак не посчитать, и нужно просто поверить обещаниям внедренцев на слово? Нет. «Пощупать» и даже частично посчитать позитивный эффект всё же можно. Только нужно делать это внимательно и с рядом оговорок.

По каким направлениям можно увидеть эффект внедрения?

1. Возможность больше заработать (именно возможность, а будет ли она реализована – та самая комплексная составляющая).

2. Возможность сэкономить/уменьшить потери.

3. Возможность повысить управляемость.

Эти направления связаны друг с другом, ведь уменьшив потери мы, скорее всего, больше заработаем, а повысив управляемость, сможем уменьшить потери. Чтобы лучше передать, что мы подразумеваем под каждым из направлений, приведём примеры.

Как 1С увеличивает возможности для заработка

Пример А. Компания клиента быстро растёт. В месяц приходит 200 заказов, их обрабатывает 10 менеджеров. И без 1С они тратят на обработку много времени: сбор информации о наличии товара, согласование цены отгрузки. Иногда заказ «теряется» внутри компании – менеджер ждет согласования скидки от РОПа, РОП – потерял письмо или уехал в командировку. Настойчивый клиент напомнит о себе, а менее лояльный компании – пойдет к другому поставщику.

А ведь заявок может приходить больше, отдел маркетинга предоставляет эту возможность. Больше людей компания нанимать не готова. Ведь продукт сложный, их нужно обучать, организовывать рабочие места, расширять офис. На помощь пришла автоматизация с помощью 1С, вдвое сократив время обработки заявок. Поэтому теперь те же 10 менеджеров обрабатывают 400 заявок за месяц. Без переработок, оперативно отвечая клиентам, обеспечивая качество сервиса.

Пример Б. Компания получает много заказов. Но так как нет автоматизации, производство получает заявки с задержкой. При поступлении заказа время тратится на определение того, есть ли на складе необходимые компоненты, если нет – их приходится заказывать и ждать. Из-за этого заказы выполняются не вовремя. При этом производство не загружено на полную мощность. Внедрение 1С помогло оперативно согласовывать заявки и передавать их в работу, отслеживать неснижаемые остатки материалов и заказывать их у поставщиков заранее, благодаря чему нагрузка стала равномерной. Как следствие, появилась возможность выполнять больше заказов – доход увеличился.

Как сэкономить с помощью 1С

Пример А. Внедрили 1С в отдел закупок и логистики. Ранее у компании каждый менеджер формировал доставку отдельно, они стоили, условно, X рублей каждая. 10 заявок – 10X. После внедрения, заявки от одного поставщика стали объединяться в одну более объёмную, с ценой 7X на 10 заявок. Логистика стала дешевле – компания экономит средства.

Пример Б. База наличия товаров ведётся в Excel. Товаров, которые указаны в остатке, фактически нет на складе. Клиент делает заказ, оплачивает. И тут при формировании заказа выясняется, что доставить/выдать нечего. И нужно либо купить на стороне дороже, чтобы всё же осуществить поставку, и не нести репутационные потери. Или принести извинения и отменить заказ, потерять предоплату и клиента. Внедрение 1С помогло получать достоверную информацию об остатках. А регламенты (организационный элемент) обязали всех внимательно относиться к внесению данных.

Пример В. Рекламное агентство работает с клиентами и подрядчиками. Из-за отсутствия автоматизации и регламентов клиенты периодически забирают и не возвращают оригиналы документов, которые нужны для отчётности перед налоговой.

Налоговая приходит с проверкой. И компанию ждут штрафы. Потери, притом существенные. Возможно, удастся за отведённый срок всё же собрать у партнёров документы и избежать штрафа. Но такой спешный поиск документов также требует денег и времени сотрудников.

Благодаря внедрению 1С, сделка теперь не заканчивается до тех пор, пока менеджер не получит и не сдаст в бухгалтерию оригиналы, и теперь все документы на своих местах и могут быть предоставлены по первому требованию. А значит, в будущем не возникнет проблем с проверяющими органами.

Как 1С проект повышает управляемость

Пример А. Собственник запрашивает информацию о продажах. 1С нет, поэтому ответственное лицо собирает эту информацию по разным файлам в течение 2-3 дней. Передаёт собственнику. Тому не хватает информации. Он запрашивает уточнения. Ответственное лицо снова собирает их, опять тратит 2-3 дня, отвлекается от своих задач. Можно ли считать такую управляемость эффективной? Едва ли. Эффективная управляемость – когда собственник нажимает в 1С одну кнопку и получает все необходимые данные для принятия решений. Наглядно и удобно.

Пример Б. Компания планирует развиваться. Для этого нужны новые сотрудники. После найма, необходимо организовать их адаптацию. Без автоматизации это происходит медленно и неэффективно: часть инструкций находится в облачном хранилище, часть приходит на почту, часть в excel, часть сообщается устно, а что-то и вовсе сообщить забывают. При таком подходе сотрудник не скоро выйдет на пик своей эффективности.

После внедрения 1С процесс будет построен таким образом, чтобы человек приходил на готовое рабочее место. Где его будут ждать памятки, инструкции, обучение в видеоформате. Поэтапно, с чек-листами. И не будет ничего лишнего, размывающего внимание. Быстрая адаптация – быстрый выход на эффективный уровень работы.

Пример В. Новые собственники купили бизнес. Открыли текущую учетную систему. И не увидели информации, которая нужна для эффективного принятия решений. Эту проблему, опять же, можно решить благодаря внедрению 1С с полным обследованием бизнес-процессов и погружением в то, как работает компания.

В ходе обследования – будут извлечены из давно работающих сотрудников и описаны бизнес-процессы. На основе процессов может быть выполнена регламентация. Затем в ходе автоматизации – будут разработаны новые рабочие места, система отчетности, система контроля.

Масштаб эффектов от внедрения 1С

Хотим обратить внимание, что при грамотном комплексном внедрении 1С, эффект можно увидеть на всех уровнях:

На уровне компании в целом. Пример:

Крупная компания в сфере строительства дорог. Собственнику и/или топ-менеджменту нужно оценивать эффективность каждого проекта, чтобы вовремя принимать по ним решения. Но из-за отсутствия автоматизации, финансовые результаты приходят только спустя 6 месяцев после окончания календарного года. То есть летом. А значит, с текущими проектами уже ничего не поделать – идёт строительный сезон.

Автоматизация помогает быстрее получать информацию о финансовом результате по всем проектам, считать их себестоимость, видеть расход материалов и ГСМ в разрезе проектов, главных инженеров и участков. А значит, появляется возможность эффективно управлять проектами компании.

На уровне отдела. Пример:

Управление оборачиваемостью остатков. Благодаря автоматизации появляется возможность быстро получать статистику о том, какие позиции пользуются спросом. Отдел закупок может вовремя пополнять запасы товаров, пока спрос не прошёл. Это влияет на прибыль, ведь покупатели приходят за востребованным товаром, и он у компании в наличии.

При отсутствии описанных и работающих бизнес-процессов, решение о закупке товара происходит медленно. И к моменту поступления в магазины товар теряет актуальность. Деньги в товаре заморожены, либо его приходится распродавать в ноль. Автоматизация позволяет избежать потерь и даже косвенно влияет на прибыль.

Каждый сотрудник может ощутить изменения. Пример:

Разработан и внедрён АРМ (автоматизированное рабочее место), в котором сотрудник имеет доступ ко всей необходимой информации для приёма и обработки заявки, отслеживания её статуса. Внедрение 1С сократило время обработки заявок. Только в отличие от примера в начале статьи, речь здесь идёт не о прямом увеличении прибыли. А о том, что можно посчитать, сколько времени освободилось у менеджеров с каждой заявки, и умножить его на количество заявок в день/неделю/месяц/год. Сэкономленное время можно потратить на изучение рынка, дополнительное обучение, более детальную проработку клиентов и любые другие полезные цели.

Вместо заключения

Хотим ещё раз обратить внимание на важность комплексных изменений. Возьмём последний пример про уменьшение времени обработки заявок. На бумаге мы можем сэкономить это время. Значит, менеджеры смогут, например, обработать в освободившееся время больше заявок.

Казалось бы, при сокращении времени обработки с 10 до 5 минут, менеджеры могут брать в 2 раза больше заявок (в идеале). Но обеспечивает ли маркетинг эти заявки? Или у менеджеров просто освободилось время поболтать, выпить кофе или чаще ходить в комнату отдыха?

Эффект на бумаге может говорить нам, что прирост обработки заявок будет составлять 100%, но на деле он равен нулю. И чтобы этого не произошло, важно внедрять изменения комплексно: если заявки обрабатываются быстрее, нужно увеличить бюджет на маркетинг.

Поэтому мы относимся к проекту автоматизации на 1С как к проекту организационных изменений: детально изучаем и описываем бизнес-процессы, роли. Предлагаем перестроения и улучшения, регламентацию, внедрение управленческих инструментов. Проводим моделирование процессов в новой учётной системе.

А после внедряем продукт, обучаем сотрудников, разрабатываем соответствующую документацию и рекомендации. При необходимости помогаем собственнику и менеджменту реализовать изменения в бизнесе, поменять процессы, внедрить новые подходы, нанять необходимых людей – всё это происходит с помощью нашего бизнес-трекера. Именно такой подход даёт возможность каждому в компании увидеть эффект от внедрения. Даже если он не всегда выражен в цифрах.