При этом цели имеют ограничение, у решения отсутствует полноценная система управления платёжным календарём и лимитами. Однако это компенсируется сравнительно небольшим бюджетом проекта по внедрению, его сжатыми сроками, а также простым и быстрым обучением пользователей.
Особенности решения
Фактически функционал казначейства в 1С:Документооборот построен в виде отдельного бизнес-процесса – «согласование заявок на оплату». Он реализован без привязки к бюджетированию, не учитывает лимиты и не помогает управлять кассовыми разрывами. Но существующего функционала достаточно, чтобы выстроить чёткий процесс подачи, согласования и исполнения заявок.
В системе предусмотрен преднастроенный вид документа – «Заявка на оплату», который можно адаптировать под внутренние процессы компании. В типовом функционале нет механизма контроля состояния заявки «в реальном времени», но его можно реализовать в ходе доработки.
Также состояние заявок можно отследить опосредованно – через отчёты, которые покажут статус заявки: «исполнена», «не исполнена», «просрочена». Это своего рода усечённый платёжный реестр.
Для чего использовать?
Ключевые цели бизнеса при реализации казначейства в 1С:Документооборот:
-
Упорядочить процесс подачи и утверждения заявок на оплату. Все заявки автоматически проходят по заданному маршруту согласования. Это позволяет исключить потери, дубли, забытые заявки.
-
Избавить сотрудников от необходимости согласования в бумажном виде. Пользователям больше не нужно пересылать заявки вручную – данные фиксируются в системе с электронными подписями, уведомлениями и историей согласований.
-
Получить контроль над статусом заявок. Система посредством преднастроенных отчётов показывает текущее состояние заявок, позволяет увидеть, на каком этапе происходит задержка.
-
Связать заявки с договорами. Благодаря автоматизации все реквизиты переносятся автоматически, без необходимости повторного ввода данных.
-
Упростить формирование платёжных документов. Благодаря синхронизации заявки автоматически превращаются в платёжные документы, что снижает трудозатраты бухгалтерии, ускоряет проведение платежей.
Функционал казначейства в ДО, который упрощает работу бизнеса
-
Электронные заявки на оплату. В системе доступна преднастроенная форма заявки на оплату. Её можно адаптировать под внутренние требования, добавив нужные поля, статусы и маршруты согласования. Заявки могут создаваться как вручную, так и на основании документов (например, договоров).
-
Согласование по почте и с мобильного. 1С:Документооборот КОРП поддерживает согласование по электронной почте и в мобильном приложении. Уведомления пользователей о наступлении срока исполнения или просрочке рассылаются автоматически.
-
Преднастроенная отчётность по заявкам. В типовой функциональности доступны отчёты по заявкам: можно отследить, какие из них согласованы, какие исполнены, какие просрочены. Это некий усечённый аналог платёжного календаря – без функции планирования кассовых разрывов, но с прозрачностью статуса исполнения.
-
Интеграция с бухгалтерией. Система может быть синхронизирована с 1С:Бухгалтерия. В этом случае статьи движения денежных средств загружаются автоматически, а на основании заявки можно формировать платёжное поручение.
-
Поддержка заявок на подотчёт. Если получателем в заявке указан сотрудник, система в качестве опции предложит сформировать авансовый отчёт. Это удобно для организации процесса выдачи подотчётных средств.
Как происходит внедрение
Условия для реализации казначейства в 1С:Документооборот минимальны. Необходимы лишь:
-
справочник статей ДДС (как правило, уже есть в учётной системе, в которой ведётся бухгалтерский учёт);
-
схема обработки заявок – не обязательно полноценный регламент, достаточно, чтобы был выстроен процесс согласования (по электронной почте, на бумаге).
Срок внедрения составляет от 1 недели.
Проект внедрения от компании Корада включает в себя следующие этапы:
-
Обследование или сбор требований (анализ бизнес-процессов, определение требований, выявление функциональных разрывов).
-
Проектирование (наличие этапа зависит от выявленных функциональных разрывов на этапе обследования).
-
Реализация (настройка системы, выполнение доработок).
-
Подготовка к опытно-промышленной эксплуатации (написание инструкций и обучение пользователей).
-
Опытно-промышленная эксплуатация.
-
Постпроектное сопровождение.
Кому полезна автоматизация казначейства в 1С:Документооборот
- Компаниям, где согласование заявок сейчас ведётся по почте или на бумаге.
-
Организациям, которые уже используют 1С:Документооборот и хотят использовать его для работы с заявками.
-
Тем, кто не готов к полноценной системе казначейства, но хочет навести порядок в заявках «на минималках».
-
Крупным компаниям, которым нецелесообразно использовать две параллельные системы (работать в двух окнах) – для документооборота и для заявок.
Кратко о главном
1С:Документооборот – это не система казначейства в полном смысле слова. В решении нет функционала лимитирования, кассового планирования, нет полноценного платёжного календаря. Но есть всё необходимое, чтобы перевести процесс согласования заявок на оплату в электронный вид, связать документы между собой и наладить взаимодействие с бухгалтерией.
Решение особенно актуально для компаний, у которых сформирована потребность в учёте заявок, при этом они уже используют ДО. Ведь при таких условиях казначейский контур можно внедрить быстро, без перестройки IT-ландшафта и лишних трудозатрат для пользователей.
Если вам необходимо навести порядок в согласовании оплат, но вы не готовы или не нуждаетесь в запуске полнофункционального казначейского модуля – компания Корада поможет достичь поставленной цели в сжатые сроки, в рамках разумного бюджета.
