Как закончить внедрение БиТ.Финанс?

Начать проект с чистого листа и сделать под ключ – самое правильное и самое простое (если вообще есть что-то «простое» во внедрении БиТ.Финанса). Но не всегда это возможно. Часто кто-то уже что-то делал, настраивал, дорабатывал, переносил данные. Иногда некоторые модули уже работают, некоторые работают – но не так как ожидается. При этом бизнес-заказчик не доволен, так как не получил нужный ему для управления инструмент. Деньги потрачены, но цели бизнеса не достигнуты.

Для того чтобы закончить начатое кем-то внедрение, необходимо сначала разобраться почему оно не удалось. Без анализа возникших проблем, шансы на успешное завершение очень малы, не так ли?

Разберем в каждом из основных блоков – что обычно идет не так, и почему.

Начиная работу по анализу текущего состояния проекта (методическому аудиту), мы всегда:

Подписываем NDA (соглашение о неразглашении конфиденциальной информации)
Запрашиваем документы проекта. Вне зависимости от внедренца, у вас должен быть на руках какой-то комплект документов – описание процессов, модель, ФТ или ТЗ, план проекта. Все это пригодится для того, чтобы понять задумку.
Запрашиваем базу. Без глубокого анализа базы не получится сделать выводы и выработать предложение.

Бюджетирование

Бюджетирование – самый наглядный, и как показывает наша практика, понятный заказчику и его пользователям, блок. Почти Excel. И на первый взгляд ничего не требует, бери и создавай бюджет. Проблемы неправильного организованного бюджетирования обычно проявляются позже, в следующих блоках.

Если не получилось внедрить бюджетирование, можно сказать что проекта нет, и его надо просто начать и сделать.

Важный вопрос, который мы задаем (и вы задайте себе): бюджет создают финансисты, или он собирается по подразделениям? Только сбор бюджета снизу-вверх дает руководителям подразделений понять принципы планирования. Если они этого не поймут, то зачем тогда нужно внедрение системы бюджетирования в компании?

Как проявляется проблема?	Возможные причины	Что с этим делать?
На статье «Прочие» сумма соизмеримая с другими статьями	Справочник статей не проработан. Тот, кто проектировал справочник «поленился» выделять необходимое количество статей. «Прочее» - это статья для сложно определяемых расходов. Там не должно быть больших сумм.	Детально проанализировать каждый расход, попавший в «Прочее». Принять решение, он действительно редкий, разовый и его нельзя отнести к другой статье? Возможно, нужно добавить статью для повторяющегося вида расходов.
Очень детальные статьи	Справочник статей не был проработан, с учетом того как он далее будет использоваться. В него «набросали» все что пришло в голову, или продублировали в нем таблицу из Excel, которой ранее пользовались финансисты. Возможно, выдали желаемую (детализацию) за действительную.	Если вам кажется, что все статьи на месте (ничего не выбросишь, ничего не свернешь), можно поработать с БиТФинансом квартал, и после этого проанализировать, какие из них реально используются, а какие никому не нужны. Взять 2х человек (например главбуха и фин.менеджера). Далее бухгалтер называет расходы, которые возникают в компании. Финменеджер указывает статью. Те статьи, которые остались не использованными, внимательно разбираются (в каких ситуациях они могут быть использованы). Список прореживается.
Большое количество сценариев (больше 10)	Число сценариев (большое или маленькое) не может являться ошибкой. Но наличие большого числа странных сценариев иногда говорит о том, что кто-то не разобрался в функционале системы, и через сценарии решал задачи, которые должны быть решены по другому.	Методологу необходимо пообщаться с автором «идей» неочевидных сценариев – по каждому из них зафиксировать цели создания сценария, ожидания от него, алгоритм. После этого – вырабатывается подход: оставлять каждый из сценариев, или решить задачу другими средствами.
Очень мало ЦФО (2-5)	Само по себе число ЦФО не критично, но даже в небольшой компании (от 40-50 сотрудников), реальных ЦФО обычно больше. Никто не рассказал заказчику при настройке, что может (и должно) быть выделено в ЦФО и на что это потом влияет.	Взять оргструктуру компании и структуру/список видов оказываемых услуг. Пообщаться с методологом о том, что стоит вносить в ЦФО, и почему это важно. Проанализировать – по какой причине каждое из подразделений стало/не стало отдельным ЦФО? Есть ли необходимость поделить одно подразделение на несколько ЦФО? Или «склеить» несколько – в один?

Казначейство

Цель внедрения блока Казначейство в БИТ.Финансе: Наладить оперативное планирование финансов. Сделать так, чтобы люди пользовались заявками (чтобы все оплаты в компании происходили через заявку).

Казначейство – достаточно простой во внедрении блок. Поэтому в наших проектах мы предлагаем клиенту начать именно с него. Если у вас проект встал на запуске «Казначейства», с большой вероятностью проблема в организационных изменениях (не смогли заставить пользователей делать заявки). Поговорим о возможных причинах саботажа.

Как проявляется проблема?	Возможные причины	Что с этим делать?
Пользователи путаются при выборе статей, выбирают не то, отказываются работать так как «долго и не понятно».	Не проработали статьи.	Сесть и заново проработать список статей (лучше с методологом). Возможно упростить, склеить лишние или добавить недостающие. Пообщаться с пользователями, понять в чем у них проблема выбора. По новому списку статей написать понятную памятку, где будет человеческим языком и с примерами из хозяйственной жизни предприятия написано, в каких случаях, какую статью нужно указывать в заявке.
Не все платежки из бухгалтерии попадают в факт (или некоторые попадают не правильно	Не продуман сбор факта: (не корректно настроены правила трансляции, не все правила есть, или часть правил не работает).	Проанализировать ОСВ в бухгалтерии (обычно делает методолог) Провести интервью – выработать трансляцию для каждого вида проводок. Составить единую таблицу трансляций, еще раз проверить ее. Настроить правила трансляции в БиТ.Финанс
Пользователи путаются с ЦФО – относят затраты не туда куда надо	Структура ЦФО не продумана, определена не верно.	Интервью (методолог поясняет что такое ЦФО с примерами из разных сфер деятельности и бизнесов, совместно принимаются решения о корректной структуре) Настройка ЦФО в БиТФинанс Выпуск простых инструкций для пользователей
Пользователи просто не работают в системе (саботируют внедрение казначейства)	Не проведена работа по осуществлению организационных изменений в компании.	Убедиться в том, что реальных проблем (из пунктов выше) мешающих работать – нет. Приказ по компании о переходе на электронные заявки.

Сбор факта БДР (бюджет доходов и расходов)

По нашей методике запуска БиТФинанс – БДР это последний в очереди блок. Если вы добрались до него, а все остальное у вас работает (бюджеты есть, казначейство функционирует), это отлично.

Осталась сложная методологически (требуется много понимания и экспертизы), но простая с точки зрения «запуска» работа. Нам не придется бороться со сопротивлением персонала, так как оно преодолено раньше. Нужно только поработать головой и руками.

Как проявляется проблема?	Возможные причины	Что с этим делать?
Факт транслируется некорректно	Правила трансляции некорректны, или «сломались» в ходе проекта. Например, в начале их настроили, а потом поменяли структуру статей или ЦФО. Не определены способы принятия расходов (момент принятия). В целом не проработана методологическая часть проекта.	Интервью с методологом по бюджетированию. Фиксация задачи (корректных правил расходов и доходов, правил трансляции) для всех вариантов отражения факта. Анализ существующих настроек БиТа, их корректировка.
БДР не собирается, так как для этого необходимо много ручного труда	Не были определены признаки, по которым бухгалтерские операции будут разноситься по статьям. Признаков нет, и правил нет.	Проработка признаков, их добавление в учете (если необходимо). Фиксация и настройка правил.
Нет расчетных показателей: EBITDA, EBIT, рентабельность активов, ликвидность, соотношения заемного капитала к собственному, и так далее.	Тот, кто внедрял не знает про эти показатели, или не знает, как они настраиваются (поэтому не рассказал) Проект не дошел до настройки показателей (остановился раньше)	Интервью, фиксация необходимого набора расчетных показателей и формул, используемых на предприятии. Настройка расчетных показателей в 1С по формулам
Много доработок в блоке БДР	Косвенный показатель того, что тот кто делал, не совсем разобрался в настройках БиТФинанс. Косвенный – потому что есть случаи когда доработки действительно необходимы.	Провести аудит кода, выявить назначение доработок. Провести интервью, со списком доработок «на руках» и пониманием типового функционала, по каждому пункту принять решение – нужна ли эта доработка, чего ожидали от нее бизнес-пользователи. Далее в зависимости от объема выявленных проблем – от отказа от всех доработок и реализации настроек системы, до доведения разработки до финала, с документированием.

Итак, мы рассказали, что в диапазоне между «компания пользуется БиТ.Финанс и решает все свои управленческие задачи», и «ничего не работает» находится множество оттенков серого.

Иногда для завершения проекта внедрения не хватает нескольких направленных в правильную сторону усилий. В других случаях – стоит просто начать все заново, так как спасать нечего.

Мы с уважением относимся к чужому труду, и к потраченному заказчиком бюджету, и ищем возможность использовать то, что сделано. Если у вас именно такая ситуация – купили БиТ.Финанс, поставили, что-то поделали с другим подрядчиком, но результата нет… Обращайтесь. Мы на связи и наши методологи готовы подключиться на любом этапе.

Получить консультацию