123022, Россия, Москва, Метро «Улица 1905 года» ул. Б. Декабрьская, Дом 1 (вход со стороны двора)МоскваМосковская область
+7 (499) 753-77-19info@corada.ru
1783
09.12.2013
Нескучный метод обнаружения бизнес-процессов
Сегодня я расскажу о методике, которой мы сами пользуемся, когда знакомимся с клиентом и его процессами. Она простая, понятная, не требует специальных навыков или знания программного обеспечения для «бизнес-моделирования».
Сегодня я расскажу о методике, которой мы сами пользуемся, когда знакомимся с клиентом и его процессами. Она простая, понятная, не требует специальных навыков или знания программного обеспечения для «бизнес-моделирования».
Возможно, у Вас не всё получится с первого раза - не бойтесь экспериментировать!
Сначала, нужно определиться, будете ли вы сами «собирать схему», или делать это вместе с сотрудниками. Если вы соберетесь вместе со своими коллегами, и вместе будете прорисовывать процессы, Вы можете узнать очень много интересного о том, как работает компания сейчас. Совместная работа над схемой облегчит ее принятие сотрудниками, а кроме того, вы вместе зафиксируете такие детали, которые вам лично просто не придут в голову.
Начинаем рисовать
Попробуйте начать с тех процессов, которые происходят в компании чаще всего и приносят деньги – прием заказа, получение оплаты, оформление заявки. В верхней части листа пишем роли: начиная с «инициатор процесса» (например «Клиент»), и далее оператор call-центра, менеджер, логист, бухгалтер…
Роль - это не должность. Один и тот же человек может быть временно и Логистом, и Бухгалтером.
Теперь рисуем, что происходит «в процессе»:
Прямоугольник – действие
Стрелка – переход от одного действия (задачи), к другому (как в рамках ОДНОЙ роли, так и между ролями, когда задача передается от одной роли к другой)
Ромб – выбор (проверить…, если случилось «А», то пойти туда, а если «В», то пойти сюда)
Располагаем события сверху вниз (что случилось раньше, выше, следующее ниже, следующее – еще ниже, и так далее).
И что же в итоге?
Разрыв в процессах - это потерянные деньги
В нашей недавней практике при рисовании БП «на салфетке», в ходе демонстрации клиенту, что это такое, был найден разрыв в процессах, благодаря которому заказ уезжал без оплаты. - Семен Семеныч! Вот оно что! А мы-то думаем, как так выходит, что некоторые заказы умудряются без оплаты доставить!
Общий знаменатель между отделами
Люди из разных отделов (по нашему, с разными «Ролями») собрались вместе и нарисовали схему прохождения процессов в компании. Теперь они гораздо лучше понимают, как работает организация, откуда берутся в ней деньги, какие проблемы нужно решать, чем занимаются соседние отделы. Вы же сами, если вы собственник или руководитель высшего уровня, поймете и узнаете о своей компании много нового и интересного, увидев ожесточенные споры между подразделениями «мы работаем так! – да нет же, мы уже полгода как прекратили это делать, сейчас мы работаем так!».
Бизнес-процессы на бумаге - «медицинский атлас»
Если где-то происходит сбой, вы открываете «медицинский атлас» и ищете сосуд, в котором образовался тромб. Схема процессов – великая вещь! Приведите в порядок бумаги, нарисуйте и повесьте большую схему у себя на стене. Это – ваш бизнес. Это – те процессы, которые в нем происходят. Задержка на участке «Бухгалтера». Почему?
Может быть, лишние задачи попали в бухгалтерию, задачи, которые можно оттуда передать другим ролям?
Может быть, вырос объем заказов, и бухгалтер физически не справляется один?
Или задержка происходит ДО бухгалтера?
Кто передает бухгалтеру документы от клиента? Ага, клиентский менеджер?
Должностные инструкции уже готовы
Берем одну Роль. Из всех наших схем, выбираем столбцы с участием этой роли. Получается список всех задач этой роли, которые выполняются во всех бизнес-процессах компании. Если каждую задачу представить в виде «вход», «что делается», «выход», получится… Должностная инструкция (ДИ). Получается так, что сотрудник, даже не представляя себе полностью процессов, в которых участвует, имеет точную и полную схему действий на своем участке. С контрольными точками, показателями, информацией «у кого получаем» и «кому передаем». Должностные инструкции становятся логичным следствием процессов компании, а не «придуманными «чтоб было» абстрактными документами». Если сотрудник имеет несколько ролей, или какая-то роль передается от одного сотрудника, другому, создание новой ДИ оказывается простым и логичным.
Контроль - самое важное, что получает руководитель (владелец) компании от прописывания процессов
Остались вопросы по нашей методике? Возможно, моё видео для МКМП поможет:
Когда процессы понятны, необходимо сделать следующий шаг
Заставить компанию работать по ним не смотря ни на что:
на то, что БП – это результат совместной работы.
на то, что люди все понимают, одобряют, и готовы работать эффективно (про случаи, когда не понимают, не одобряют, и не готовы – даже говорить не станем, тут уж совсем все запущено).
Даже всеобщее понимание пользы от работы по регламентам не означает 100% следования им.
Вам понадобится воля и твердость, чтобы компания начала работать по-другому. Идеальный вариант – автоматизированная система, предоставляющая каждому сотруднику свое рабочее место, где у него нет возможности сделать «шаг влево, шаг вправо». Но начать можно с более простых инструментов, регламентация работает даже на бумаге.
Поделиться с друзьями:
▲
Корада
123022, Россия, Москва, Метро «Улица 1905 года» ул. Б. Декабрьская, Дом 1 (вход со стороны двора)МоскваМосковская область
55.76464924478437.559671178647
+7 (499) 753-44-18info@corada.ruс 9:00 до 19:00от 2200 рублей/час
Корада.Санкт-Петербург
ул. Новорощинская, д. 4, офис 631-1. (Бизнес-центр "Собрание")Санкт-ПетербургЛенинградская область
59.88447685703130.326848246033
+7 (812) 5000-9-12spb@corada.ruс 9:00 до 19:00от 2200 рублей/час