corada.ru
Нескучный метод обнаружения бизнес-процессов
09.12.2013
306

Нескучный метод обнаружения бизнес-процессов

Сегодня я расскажу о методике, которой мы сами пользуемся, когда знакомимся с клиентом и его процессами. Она простая, понятная, не требует специальных навыков или знания программного обеспечения для «бизнес-моделирования».

Время прочтения: ~ 4 минуты 47 секунд Нет времени читать?
Сегодня я расскажу о методике, которой мы сами пользуемся, когда знакомимся с клиентом и его процессами. Она простая, понятная, не требует специальных навыков или знания программного обеспечения для «бизнес-моделирования».
Возможно, у Вас не всё получится с первого раза - не бойтесь экспериментировать!
Сначала, нужно определиться, будете ли вы сами «собирать схему», или делать это вместе с сотрудниками. Если вы соберетесь вместе со своими коллегами, и вместе будете прорисовывать процессы, Вы можете узнать очень много интересного о том, как работает компания сейчас. Совместная работа над схемой облегчит ее принятие сотрудниками, а кроме того, вы вместе зафиксируете такие детали, которые вам лично просто не придут в голову.

Начинаем рисовать

Попробуйте начать с тех процессов, которые происходят в компании чаще всего и приносят деньги – прием заказа, получение оплаты, оформление заявки. В верхней части листа пишем роли: начиная с «инициатор процесса» (например «Клиент»), и далее оператор call-центра, менеджер, логист, бухгалтер…пишем-роли.png
Роль - это не должность. Один и тот же человек может быть временно и Логистом, и Бухгалтером.

Теперь рисуем, что происходит «в процессе»:

  • Прямоугольник – действие
  • Стрелка – переход от одного действия (задачи), к другому (как в рамках ОДНОЙ роли, так и между ролями, когда задача передается от одной роли к другой)
  • Ромб – выбор (проверить…, если случилось «А», то пойти туда, а если «В», то пойти сюда)
  • Располагаем события сверху вниз (что случилось раньше, выше, следующее ниже, следующее – еще ниже, и так далее).

пишем-роли-процессы.png

И что же в итоге?

Разрыв в процессах - это потерянные деньги

В нашей недавней практике при рисовании БП «на салфетке», в ходе демонстрации клиенту, что это такое, был найден разрыв в процессах, благодаря которому заказ уезжал без оплаты. - Семен Семеныч! Вот оно что! А мы-то думаем, как так выходит, что некоторые заказы умудряются без оплаты доставить!

Общий знаменатель между отделами

Люди из разных отделов (по нашему, с разными «Ролями») собрались вместе и нарисовали схему прохождения процессов в компании. Теперь они гораздо лучше понимают, как работает организация, откуда берутся в ней деньги, какие проблемы нужно решать, чем занимаются соседние отделы. Вы же сами, если вы собственник или руководитель высшего уровня, поймете и узнаете о своей компании много нового и интересного, увидев ожесточенные споры между подразделениями «мы работаем так! – да нет же, мы уже полгода как прекратили это делать, сейчас мы работаем так!».

Бизнес-процессы на бумаге - «медицинский атлас»

Если где-то происходит сбой, вы открываете «медицинский атлас» и ищете сосуд, в котором образовался тромб. Схема процессов – великая вещь! Приведите в порядок бумаги, нарисуйте и повесьте большую схему у себя на стене. Это – ваш бизнес. Это – те процессы, которые в нем происходят. Задержка на участке «Бухгалтера». Почему?
  • Может быть, лишние задачи попали в бухгалтерию, задачи, которые можно оттуда передать другим ролям?
  • Может быть, вырос объем заказов, и бухгалтер физически не справляется один?
  • Или задержка происходит ДО бухгалтера?
  • Кто передает бухгалтеру документы от клиента? Ага, клиентский менеджер?

Должностные инструкции уже готовы

Берем одну Роль. Из всех наших схем, выбираем столбцы с участием этой роли. Получается список всех задач этой роли, которые выполняются во всех бизнес-процессах компании. Если каждую задачу представить в виде «вход», «что делается», «выход», получится… Должностная инструкция (ДИ). Получается так, что сотрудник, даже не представляя себе полностью процессов, в которых участвует, имеет точную и полную схему действий на своем участке. С контрольными точками, показателями, информацией «у кого получаем» и «кому передаем». Должностные инструкции становятся логичным следствием процессов компании, а не «придуманными «чтоб было» абстрактными документами». Если сотрудник имеет несколько ролей, или какая-то роль передается от одного сотрудника, другому, создание новой ДИ оказывается простым и логичным.
Контроль - самое важное, что получает руководитель (владелец) компании от прописывания процессов
Остались вопросы по нашей методике? Возможно, моё видео для МКМП поможет:  

Когда процессы понятны, необходимо сделать следующий шаг

Заставить компанию работать по ним не смотря ни на что:
  • на то, что БП – это результат совместной работы.
  • на то, что люди все понимают, одобряют, и готовы работать эффективно (про случаи, когда не понимают, не одобряют, и не готовы – даже говорить не станем, тут уж совсем все запущено).
Даже всеобщее понимание пользы от работы по регламентам не означает 100% следования им.
Вам понадобится воля и твердость, чтобы компания начала работать по-другому. Идеальный вариант – автоматизированная система, предоставляющая каждому сотруднику свое рабочее место, где у него нет возможности сделать «шаг влево, шаг вправо». Но начать можно с более простых инструментов, регламентация работает даже на бумаге.
Loading
Москва
123022, Россия, Москва, Метро «Улица 1905 года» ул. Б. Декабрьская, Дом 1 (вход со стороны двора)

+7 (499) 753-77-19

с 9:00 до 19:00

E-mail: info@corada.ru
Обратная связь
×
Оставьте Ваше сообщение и мы свяжемся с Вами в удобное для Вас время
Нажимая на кнопку «Отправить», я даю согласие на обработку персональных данных
×
Подпишитесь на рассылку
чтобы не пропустить что-то важное!
О чём наша рассылка?
Нажимая на кнопку «Отправить», я даю согласие на обработку персональных данных
Корада
123022, Россия, Москва, Метро «Улица 1905 года» ул. Б. Декабрьская, Дом 1 (вход со стороны двора) Москва Московская область
55.764649244784 37.559671178647
+7 (499) 753-77-19 info@corada.ru с 9:00 до 19:00 от 2200 рублей/час Корада Консалтинг
Корада.Севастополь
г. Севастополь, ул. Воронина 10, оф. 502 Севастополь Крым
44.61214837259 33.521790694524
+7 (8692) 77-79-78 info@corada.ru с 9:00 до 19:00 от 2200 рублей/час Корада Консалтинг
Корада.Санкт-Петербург
ул. Новорощинская, д. 4, офис 631-1. (Бизнес-центр "Собрание") Санкт-Петербург Ленинградская область
59.884476857031 30.326848246033
+7 (812) 5000-9-12 spb@corada.ru с 9:00 до 19:00 от 2200 рублей/час Корада Консалтинг
Корада.Новосибирск
Бориса Богаткова, 210/1, офис 706 Новосибирск Новосибирская область
55.03621503618 82.977122617721
+7 (383) 312-02-50 novosib@corada.ru с 9:00 до 19:00 от 2200 рублей/час Корада Консалтинг
Корада
ул. Бэнулеску Бодони 59, оф. 817
47.030333687145 28.836092990738
+373 (67) 730731 md@corada.ru 10:00 - 19:00 от 2200 рублей/час Корада Консалтинг