На рынке существуют различные программные продукты со своими преимуществами и особенностями. Каждый из них может быть полезен, и выбор конкретного продукта зависит от масштабов компании и бизнес-целей её руководства:
-
1С:ERP и Комплексная автоматизация (КА) включают базовые инструменты для управления платежами, которые можно адаптировать под бизнес-процессы компании. Их функционал можно расширять и настраивать в соответствии с требованиями организации.
-
1С:Управление холдингом (УХ) и 1С:ERP Управление холдингом ориентированы на комплексное управление финансами крупных предприятий и холдинговых структур. В системах предусмотрены механизмы консолидации данных и финансового контроля.
-
Бит.Финанс – специализированное решение-надстройка, которое можно бесшовно интегрировать в ряд конфигураций 1С для автоматизации казначейских процессов. Помогает осуществить гибкую настройку, даёт дополнительные аналитические возможности и интерфейс, адаптированный под работу с финансовыми потоками.
Ранее мы рассказали о том, что представляет собой казначейство, для чего оно нужно и как может использоваться компаниями. А теперь хотим поочерёдно рассказать о различных продуктах для автоматизации. И начнём мы с продукта Бит.Финанс.
Особенности Бит.Финанс
Бит.Финанс – это надстройка, которая встраивается в 1С:Бухгалтерия, 1С:Бухгалтерия КОРП, 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация, 1С: ERP.
Решение не является конфигурацией само по себе, оно расширяет функциональность основной конфигурации: при установке объединённой конфигурации появляются новые разделы в интерфейсе. Они интегрированы бесшовно, и используют регламентированные и управленческие справочники. Также у продукта есть собственная НСИ.
При приобретении надстройки Бит.Финанс, скачивание установщика и дистрибутивов для обновления будет происходить не из личного кабинета 1С, а из личного кабинета компании Первый Бит.
Поэтому, чтобы в будущем обновить конфигурацию, нужно будет обязательно дождаться, когда разработчик надстройки (Первый Бит) выпустит собственный релиз. Если обновиться стандартными средствами, то надстройка перестанет корректно работать.
Обратите внимание: чтобы получать обновления, договора 1С:ИТС недостаточно – нужен действующий договор с Первым Битом. Поэтому при приобретении Бит.Финанс необходимо заключить такой договор.
Для чего использовать надстройку, если в типовых решениях уже есть собственное казначейство?
Многие компании при автоматизации казначейского контура используют типовой функционал других программных продуктов. Иногда этого достаточно, и расширять функционал нет необходимости. Но при изменении казначейских процессов компании могут сталкиваться с ограничениями по функционалу, которые мешают достигать поставленных бизнес-целей:
-
Отсутствие возможности расширения количества аналитик. БИТ.Финанс позволяет расширить количество аналитик за счёт собственных справочников помимо справочников регламентированного учёта. Также решение даёт возможность автоматической актуализации валютной суммы заявки.
-
Нехватка встроенной системы согласования заявок на платёж. Например, возможности настройки гибкого процесса. В продукте Первого Бита реализовано многоуровневое согласование, где можно настраивать маршруты, ответственных лиц.
-
Отсутствие автоматического контроля бюджета. В Бит.Финанс доступна информация о созданных заявках, взаиморасчётах по контрагентам, сумме лимита, остатку по лимитам.
-
Ограниченные инструменты управления обязательствами. В рассматриваемом решении есть возможность формирования графиков платежей по договорам, интерактивный перенос заявок по датам, деление заявок на части. Это помогает избежать штрафов за просрочку.
-
Ограниченная отчётность. В Бит.Финанс есть возможность получать фактическую отчётность в режиме онлайн.
Как конкретно Бит.Финанс упрощает работу бизнеса?
С чем Бит.Финанс на практике помогает бизнесу своим функционалом? В сети много материалов с подробным описанием всех функциональных возможностей, и мы не видим смысла повторяться. Поэтому выделили самое главное для бизнеса в решении Бит.Финанс:
1. Гибкое и детализированное управление заявками
Бит.Финанс позволяет вести централизованный процесс управления заявками на расходование средств:
-
В заявке указываются получатель, его счёт и договор, сумма, валюта, назначение платежа, управленческие аналитики.
-
Лимиты бюджета проверяются автоматически, как и задолженность контрагентов, условия договора.
-
При превышении бюджета или наличии задолженности система предупреждает пользователя.
-
Заявка проходит многоуровневое согласование. При этом участники процесса могут получать уведомления в мобильном приложении, по e-mail, в Telegram.
- Возможность формирования и согласования реестров платежей, разделение и перемещение платежей.
2. Формирование банковских документов
В Бит.Финанс все банковские документы формируются на основании согласованных заявок.
При загрузке выписки из банка-клиента происходит автоматическая смена статуса заявки. Возможно информирование ответственных по заявке лиц о совершении платежа посредством e-mail или Telegram. Также фактические данные отражаются в управленческом учёте.
Автоматизация этого процесса в Бит.Финанс снижает затраты времени и исключает ошибки.
3. Аналитика и отчёты: готовая система без дополнительных затрат
Продукт содержит развитую систему отчётности без необходимости доработки:
-
Отчёт о движении денежных средств (БДДС)
-
План-фактный анализ исполнения БДДС.
-
Прогнозирование движения денежных средств.
-
План-фактный анализ исполнения заявок на расход ДС.
-
Платёжный календарь.
-
Отчёт по лимитам для заявок на расход ДС.
Также в решении БИТ.Финанс есть возможности без участия программиста добавлять расчётные показатели (например, денежный поток операционной, инвестиционной деятельности и другие).
Как происходит внедрение БИТ.Финанс?
По нашему опыту, средний срок автоматизации казначейства с Бит.Финанс составляет 1–2 месяца, в зависимости от масштабов компании и того, насколько описаны казначейские бизнес-процессы на стороне заказчика.
Если в компании есть описанные процессы и регламенты по казначейству, внедрение происходит быстрее. Если процессы и регламенты не описаны, наша компания также оказывает помощь с этим этапом.
Процесс внедрения включает:
-
Обследование или сбор требований (анализ бизнес-процессов, определение требований, выявление функциональных разрывов).
-
Проектирование (наличие этапа зависит от выявленных функциональных разрывов на этапе обследования).
-
Реализация (настройка системы, выполнение доработок).
-
Подготовка к опытно-промышленной эксплуатации (написание инструкций и обучение пользователей).
-
Опытно-промышленная эксплуатация.
-
Постпроектное сопровождение.
Минимальное требование для старта проекта – наличие у заказчика возможности предоставить справочник статей оборота. И если в будущем степень вовлечённости может меняться от этапа к этапу, то на старте участие необходимо активное – без этого проект «не пойдёт».
Несмотря на это, в Бит.Финанс не нужно создавать систему «с нуля», поэтому компания получает готовый функционал с минимальными затратами на настройку.
Кто может использовать Бит.Финанс?
Продукт подходит практически для любой компании, где есть процесс казначейства – а он есть везде, начиная от торговых или промышленных компаний, заканчивая топливно-энергетическими гигантами. Даже некоммерческие организации получают и расходуют денежные средства, поэтому также нуждаются в казначействе.
Что касается уровня развития компании, на котором ей может понадобиться автоматизация казначейства с использованием Бит.Финанс – это могут быть компании начиная со 2 ступени эволюции казначейства. Об этих ступенях мы рассказали в нашей первой общей статье (ссылка на пункт «Эволюция казначейства по мере роста компании» из статьи №1), посвящённой тематике казначейства.
Что в итоге
Бит.Финанс – это полноценная система автоматизированного управления финансами. Поэтому, если бизнесу важно управлять платежами, Бит.Финанс станет надёжным инструментом.
Ещё раз тезисно обозначим преимущества программного продукта:
-
Гибкая система управления заявками и платежами.
-
Формирование банковских документов на основании заявок.
-
Автоматический контроль исполнения бюджета начиная с этапа ввода заявки.
-
Мгновенные уведомления о согласовании и платежах.
-
Отчётность в режиме онлайн.
-
Автоматический сбор факта БДДС.
В следующей статье поговорим о том, как реализовано казначейство в 1С:ERP. Если у вас есть вопросы или вы хотите понять, как внедрить казначейство на Бит.Финанс в вашей компании, оставьте заявку на консультацию — мы поможем.
