Перенос данных в 1С действительно нужен почти в каждом проекте. Но важно разделять две разные задачи: загрузку начальных остатков и перенос всей исторической базы документов. Первая задача необходима и управляемая. Вторая превращается в отдельный проект с непредсказуемыми сроками, бюджетом и количеством ошибок.
Каждый раз, когда новый клиент говорит нам: «Я хотел бы перенести историю из старой системы в новую перед запуском», мы прикладываем все возможные усилия для того, чтобы отговорить его.
После запуска и выверки истории 100% клиентов, которые настаивали на переносе, говорят:
- Если бы я знал, что нам предстоит, я бы ни за что в это не ввязался.
- Кто вообще придумал переносить историю? Я? Нет, я не мог.
- Почему вы меня не отговорили, вы же профессионалы, знали, что будет плохо? Ах, вы меня отговаривали… вы были недостаточно убедительны.
Мы подумали, что стоит один раз сесть и описать всю нашу историю переноса историй. Если вы действительно хотите перенести всю вашу бизнес-жизнь из старой системы в новую, может быть, вы прочитаете и передумаете? Хотя… скорее всего, мы будем недостаточно убедительны.
Итак, у нас в анамнезе сотни завершенных проектов. И среди них было несколько десятков таких, где мы не смогли отговорить клиента от переноса истории. Мы переходили на 1С с таких систем, как:
-
SWS
-
SAP.
-
МойСклад, Моё дело и другие онлайн-сервисы.
-
1С 7.7: ПУБ, ТиС и прочие конфигурации, даже полностью самописные.
-
Устаревшие конфигурации 1С 8: УТ 10, КА 1 и так далее.
-
И даже полностью самодельные, написанные талантливыми программистами — и тут нет сарказма — MS Access и другие базы данных.
С похожими вопросами сталкиваются и при переходе между конфигурациями 1С: например, когда нужен перенос данных в 1С 8.3 Бухгалтерия, перенос данных в 1С:ЗУП или перенос данных между базами 1С при смене старой конфигурации на новую. Во всех этих случаях сначала нужно понять, что именно переносим: остатки, справочники, документы, движения, регистры, отчеты или только аналитическую историю.
Простыми словами о том, что такое загрузка данных в 1С
Загрузка начальных остатков
Загрузка данных в 1С на старте проекта обычно начинается с переноса справочников и начальных остатков. Это нормальная, нужная и понятная задача.
- Справочники — клиенты, товары, статьи затрат, банковские счета и так далее — выгружаются, а затем загружаются в новую систему.
Скорее всего, структура и состав справочников поменяются при переходе. Почти всегда вместе с внедрением новой системы хочется «навести порядок».
Отдельный маленький этап проекта — это проработка НСИ, нормативно-справочной информации, выработка регламента работы с НСИ и правил мэппинга: соответствия старых справочников новым. -
Делается срез остатков на момент перехода: рассчитываются остатки товаров на складах, остатки партий и их себестоимость, взаиморасчеты, остатки денег. Все это на «дату Ч».
Данные по остаткам переносятся в новую систему входящими остатками. В зависимости от типа остатков выбирается правильный вид документа для ввода.
При этом учитывается новая структура справочников: новые, объединенные или, наоборот, разобранные позиции, новые папки, свойства, характеристики.
Работа важная, кропотливая, требующая точности и проверки. Но она конечная, и ее можно выполнить хорошо в короткий срок.
Например, при задаче переноса данных из 1С:ЗУП обычно важно корректно перенести сотрудников, кадровую историю на нужную глубину, остатки отпусков, начисления и данные, необходимые для дальнейшего расчета зарплаты. При переносе данных в 1С 8.3 Бухгалтерия чаще критичны остатки по счетам, контрагентам, договорам, товарам, основным средствам и взаиморасчетам. Это сложнее, чем «нажать кнопку», но всё ещё понятнее и безопаснее, чем перенос всей истории документов за много лет.
Перенос истории
- Естественный, видимый заказчику процесс — это перенос всех документов выбранных типов из старой базы в новую. Может показаться, что это просто большая работа.
Один раз надо запрограммировать выгрузку и загрузку. За это, так и быть, клиент готов заплатить. А потом просто запустить нужные обработки, чтобы они «сами» все сделали и за пять лет документы перенесли.
Тут уже есть маленькая проблема: если мы хотим добиться, например, чтобы у нас были корректные движения товаров в новой системе, из старой системы нужно забрать всё, что меняло товарные остатки в течение этих пяти лет.
Очень может быть, что за пять лет среди документов, которые двигали остатки товаров, оказались какие-то очень неожиданные виды документов, не используемые в ежедневной деятельности. Например, ручные исправления, сторно и корректировки, «хитрые» возвраты и так далее.
Скорее всего, никто про них не знает и не думает, в выгрузку они не попадут и будут обнаружены после расследования «почему же у нас не совпадают отгрузки в штуках за пять лет».
Поверьте, просто перенос нескольких сотен тысяч, а то и миллионов документов точно повлечет за собой несоответствие в данных. Даже если оно небольшое, его все равно надо найти и обезвредить.
- Настоящая бомба замедленного действия — в другом.
Документы нужны не просто так. Документ — это отражение события в физическом мире. Нужны те движения, изменения в данных, которые они сделали. Например, мы оформили реализацию. Документ посчитал и зафиксировал себестоимость проданного товара, сформировал движения по НДС, проверил, был ли аванс, зачел его, возможно частично, или «повесил» на покупателя долг.
В старой учетной системе расчетные механизмы были одни и делали одни движения.
В новой 1С расчетные механизмы другие. И с огромной долей вероятности движения, которые они сделают, будут другими.
Новая система где-то в глубине по-другому округлит четвертый знак после запятой при расчете «НДС в сумме». В миллионах отгрузок у вас будет несколько сотен документов, где эти копейки разойдутся на общую сумму в пару десятков тысяч рублей.
Когда вы найдете эту ошибку — кстати, после того как вы ее найдете, что вы с ней будете делать? Не менять же механизм округления всей 1С, чтобы было «как раньше»? — и проведете документы заново, вы увидите, что она исправилась. Но что-то еще не совпадает. Успехов в поисках.
Именно поэтому перенос данных между базами 1С или из старой внешней системы в новую 1С нельзя оценивать только по принципу «сколько документов нужно загрузить». Гораздо важнее понять, какие движения должны получиться после проведения документов и должны ли они вообще совпадать со старой системой один в один.
Таким образом, после того как весь массив документов за 3, 5 или 10 лет будет проведен в новой системе… Вы действительно надеетесь увидеть ту же себестоимость продукции, тот же финрез, те же отчеты о продажах и взаиморасчетах?
14 причин ненависти к переносу истории в 1С
Что помешает перенести весь массив данных из старой системы в новую 1С и жить счастливо?
- Разный подход к контролю уникальности ИНН, контрагентов, номенклатуры, договоров.
- Разный подход к построению НСИ. Например, то, что в 1С разумно занести характеристиками — размеры, цвета — или единицами измерения, в старой системе может быть занесено в комментарий или прямо в название.
- Продажи с нулевой ценой: типовые конфигурации 1С не разрешают это, так как это нарушение законодательства.
- Продажи в минус, отсутствие контроля остатков и резервов: 1С контролирует, старая система может и нет.
- Другой подход к занесению дополнительных расходов и их распределению.
- Разное число знаков после запятой в ценах, суммах, количествах. Разные механизмы округления.
- Разные подходы к расчету курсовых разниц.
- Разный алгоритм расчета и округления НДС.
- Отсутствие в старой системе реквизитов, которые являются обязательными в новой, например договоров в ряде операций.
- Перемещения в старой системе с ручной ценой, «открытой» себестоимостью. 1С при перемещении считает себестоимость сама.
- Прямой выбор списываемой партии при продаже в старой системе — не FIFO и не среднее.
- Документы, которым нет аналога в 1С.
- Явные ошибки в данных, не контролируемые в старой системе: суммы без количества, количества без сумм.
- В источнике аналитика «для информации», а в приемнике она же нужна для учета. Например, серии, места хранения.
Все эти проблемы могут всплыть и при переносе данных в 1С:Бухгалтерию, и при переносе данных в 1С:ЗУП, и при переходе между разными базами 1С. Отличаться будут только виды данных и последствия ошибок: где-то пострадают взаиморасчеты и НДС, где-то зарплата и кадровая история, где-то складские остатки и себестоимость.
Достаточно ли это убедительно?
Нам все еще не удалось отговорить вас переносить историю? Хорошо, вы клиент, и ваше желание — закон. Особенно если оно подкреплено бюджетом. В таком случае:
Приготовьте деньги
Конечно же, перенос истории за период — это не только «сделать пару или несколько десятков обработок», которые выгрузят и загрузят данные.
Это также работа того, кто будет сверять каждый год, каждый месяц, каждый день. В разрезе всех видов данных. Искать расхождения и ошибки. Анализировать их причины и вносить новые и новые требования в ТЗ на перенос данных. Эта работа, несомненно, стоит денег, и она тем дороже, чем больший массив нужно проверить. Чем больший объем данных должен «совпасть».
Приготовьте время
Сверка данных за период — это огромная работа, в которой придется участвовать специалистам клиента. Так как во всех найденных случаях расхождений, скорее всего, будет необходимо понимание ассортимента, особенностей оформления движений товара и денег в старой системе для принятия решения, что в каждом конкретном случае делать.
Просто заплатить подрядчику и больше не участвовать в наведении порядка в истории не получится. Чем быстрее вы хотите получить результат, тем больше вашего участия понадобится. Без вас подрядчик сможет найти проблемы в данных, но не сможет выработать решения, что с этим делать.
Забудьте про сжатые сроки
Какие бы мощные у вас ни были сервера, историю придется переносить не раз, не два и не десять раз. Десятки, а то и сотни итераций:
- Перенос
- Проведение документов
- Проверка, поиск ошибок
- Нашли, исправили
- И снова перенос
Каждый шаг требует и времени людей, и машинного времени. Сделать быстро не получится. Проект растянется во времени. Иногда задержка может быть непредсказуемой, если при каждой итерации загрузки выясняются все более глобальные расхождения в старой и новой системе.
Поэтому перед тем как согласовать перенос данных в 1С, особенно перенос истории за несколько лет, стоит честно ответить на вопрос: какую бизнес-задачу мы решаем и готовы ли платить за проверку этой истории столько же, сколько за саму загрузку.
Ну и что вы предлагаете с переносом данных в 1С?
Вы, наверное, думаете: ну хорошо, он убедительно рассказывает о том ужасе, который предстоит пережить, перенося историю. Но что, если нам по-настоящему надо? Неужели нет вариантов?
Такой подход зачастую разумнее, чем полный перенос данных между базами 1С или из внешней системы в новую 1С. Бизнес получает нужную аналитику, а проект не превращается в бесконечную сверку каждого документа за прошлые годы.
Что в итоге с переносом данных в 1С?
Загрузка данных в 1С — нормальная часть проекта внедрения. Перенести справочники, начальные остатки и данные, необходимые для старта работы, почти всегда нужно. Но перенос всей истории — совсем другая задача. Она требует отдельного бюджета, сроков, итераций, участия специалистов заказчика и готовности разбираться в ошибках старой системы.
Если вам нужен перенос данных в 1С 8.3 Бухгалтерия, перенос данных в 1С:ЗУП или перенос данных между базами 1С, не начинайте с вопроса «как всё перенести». Начните с вопроса: «Какие данные действительно нужны для работы в новой системе, а какие нужны только для редких отчетов и могут остаться в архиве?»
Иногда правильный ответ — перенести начальные остатки и НСИ, а историю оставить в старой базе. Иногда — загрузить сводные аналитические данные. Иногда — переносить документы, но честно заложить на это отдельный проект.
Если вам нужна помощь с оценкой объема переноса данных в 1С, подготовкой правил загрузки или выбором безопасного варианта перехода на новую систему, оставьте заявку на консультацию. Эксперт свяжется с вами, уточнит задачу и поможет определить границы необходимых работ.
