Итак, БиТ.Финанс выбран как учетная система. Вы – выбраны как руководитель. С чего же начать?
Точно не стоит начинать с покупки лицензий – они от вас не убегут. Тем более в зависимости от процессов и задач, лицензии БиТ.Финанс могут понадобиться разные (их существует несколько видов).
Для начала определитесь, вся ли информация, которая вам понадобится для настройки БиТ.Финанс, у вас есть. И соберите ту, которой нет. Что же вам будет нужно в начале проекта?
1. Составить список статей затрат и статей движения денежных средств
Скорее всего, список статей у вас уже есть. Его надо проверить на предмет непротиворечивости, отсутствия дублей, логичной структуры групп и подгрупп.
Пример варианта структуры статей оборотов, занесенных в БИТ.Финанс
2. Выработать структуру ЦФО
ЦФО – центры финансовой ответственности, зачастую это аналог оргструктуры организации. Но не всегда это правильно, иногда ЦФО должны иметь другую структуру (укрупненно по сравнению с отделами в оргструктуре, или с другой группировкой). Над структурой ЦФО необходимо хорошо подумать, в том числе она связана с дальнейшим разграничением ответственности пользователей системы. По ЦФО в дальнейшем будут собираться доходы и расходы, они должны быть группами доходов/расходов.
3. Принять решение о том, есть ли проекты и что ими является
Не всегда в организации ведется учет по проектам, а ведь это удобный механизм для отнесения затрат и расчета себестоимости по конкретному проекту.
Учет по проектам может быть и в случае, если проекты – это основная деятельность организации (под них выделяются отдельные инвестиции и необходим учет затрат).
И в случае если проектов как вида деятельности нет, но есть внутренние организационные проекты, например, переезд склада организации, с покупкой стеллажей, оборудования, арендной платой.
4. Определить список и структуру бюджетов
Если у вас ограничено время на внедрение, можно попробовать обойтись одним бюджетом для всех ЦФО, в котором каждый ЦФО найдет свои статьи и заполнит их данными, что не очень удобно и рационально.
Такой способ в дальнейшем окажется не жизнеспособным по причине неудобства и недовольства сотрудников, заполняющих такой бюджет – эта процедура будет трудозатратной и не приятной.
Лучше потратить больше сил на настройку различных видов бюджетов, работа пользователей в таком случае станет легче (а значит проще будет их заставить работать в системе).
Так же отсутствие «лишних» статей в бюджете подразделения снизит вероятность ошибок, и поможет заполняющим их сотрудникам сконцентрироваться на «своих» цифрах.
Пример настройки бюджета в БИТ.Финанс
5. Описать процесс составления и согласования бюджетов
Если у вас есть методика (регламент) бюджетирования, скорее всего ее достаточно. Если нет, и до сих пор вы бюджетировались «по наитию», пора ее составить.
Вам понадобится четкая последовательность шагов – как, этап за этапом, подготавливается, корректируется, и принимается бюджет каждого ЦФО, и бюджет компании в целом.
6. Описать процесс согласования заявки
В любом виде (но лучше схемой) стоит описать последовательность шагов от появления потребности в оплате, до ее согласования. Подумайте, всегда ли шаги именно такие как вы нарисовали? Есть ли варианты – «если сумма меньше, то… если сумма больше, то…». Что происходит, когда оплата в бюджете или вне бюджета?7. Выбрать правильного подрядчика.
Стоит ли внедрять БиТ.Финанс своими силами? Я считаю нет, но конечно не настаиваю. Методологов, знающих БиТ на достаточном уровне не так много, а программистов 1С точно брать не стоит (они возьмутся что-то дорабатывать, а систему бюджетирования в БиТФинанс нужно настраивать – у нее огромные возможности настройки). Доработки тут на самом последнем месте.
Несомненно, важно выбрать организацию, у которой есть релевантный опыт. Специфичные характеристики такой организации (кроме обычных требований к адекватному подрядчику) – они не должны бросаться программировать. И они должны задать вам примерно такие вопросы, которые мы осветили в этой статье. Хотите узнать про внедрение БиТ.Финанс больше, или задать вопросы – оставьте заявку и с вами свяжется наш методолог.
Если вы финансовый директор, или другой специалист финслужбы, и теперь вам предстоит внедрить БиТ в своей компании, вам так же может быть полезна статья «Вас назначили руководить проектом. Руководство по выживанию».
Есть еще много деталей и «фишек» при внедрении бюджетирования и перехода от состояния «нам срочно нужно купить» к состоянию «что нам запланировать в следующем году». Спросите нас, и мы вам всё расскажем.
Желаю вам успешных проектов
