Создание системы централизованного операционного учёта для сети пиццерий

Предпосылки проекта

С ростом сети возникла потребность в специализированной системе учёта, которая отвечает требованиям производства. Основная информационная система ДоДо ИС обеспечивает контроль качества и автоматизацию производственного процесса, частично покрывает задачи операционного учета.

Для эффективного управления себестоимостью и складскими запасами потребовалось внедрить систему, которая обеспечит корректный учет производства готовой продукции, поможет отслеживать себестоимость и движения ТМЦ, и при этом сохранит работу регламентированного учёта, который реализован в 1С: Бухгалтерия.

Цели проекта

• Получить систему операционного учёта.

• Сохранить регламентированный учёт в отдельном контуре.

• Обеспечить корректный расчёт себестоимости продукции.

• Настроить автоматический обмен данными между ДоДо ИС и новой системой.

• Разработать архитектуру ИС, учитывающую развитие компании и отвечающую требованиям учета на производстве.

• Организация необходимого документооборота по операционному учету, в соответствии с внешними требованиями.

Решение

Несмотря на наличие производства, конфигурация 1С:ERP была бы излишней, так как её функционал избыточен для достижения бизнес-целей заказчика. Поэтому для реализации была выбрана конфигурация 1С:Комплексная автоматизация (1С:КА).

1С:КА оптимальна для операционного контура: учёта сырья, списания материалов, кассовых операций и расчёта себестоимости.

В ходе проекта были реализованы две ключевые интеграции:

• с 1С:Бухгалтерией – для корректного переноса документов и данных из регламентированного учёта;

• с ДоДо ИС по API – для загрузки развёрнутых данных о продажах, производственных операциях, расчётах (наличные, безналичные) характере заказов (корпоративные заказы, от физ. лиц), что позволило исключить искажения информации.

Отдельное внимание уделено созданию АРМ «Касса и курьеры», данное АРМ создало полноценный учет по наличным активам компании, в разрезе обособленных подразделений. В нём ведутся кассовые операции, учёт выручки, инкассация и курьерская работа. Функционал адаптирован под разные форматы касс (в зале, киоск, курьер). Основной пользователь АРМа – менеджеры смены.

Существенные доработки касались работы с сырьём и готовой продукцией: отражение в учете технологических потерь, нормативного учета по спецификациям, актов списания, внутренних перемещений.

Проект проходил в два этапа: сначала к новой системе подключили 15 пиццерий, через месяц – оставшиеся. Опытная эксплуатация длилась два месяца. В этот период было реализовано параллельное ведение учёта в старой и новой системах, что позволило отладить все процессы, убедиться к их корректности.

Особенности проекта

В части НСИ и архитектуры был сформирован единый ландшафт: где и как рождаются данные, какие идентификаторы используются, какие потоки данных выстроены между системами.

Для корректной передачи из ДоДо ИС в 1С были разработаны специальные обработки для трансформации данных.

Важная особенность – заказчик существенно способствовал продвижению проекта благодаря высокому уровню вовлечённости. Руководитель проекта со стороны заказчика чётко формулировал требования, активно участвовал в согласованиях, что обеспечило точность и скорость внедрения.

Особенность этапа обучения: помимо стандартного обучения были подготовлены автокурсы и видеоинструкции, позволяющие сотрудникам учиться в удобное время, вне смены. Дополнительно разработаны печатные инструкции.

В план проекта была включена пилотная стадия: сначала произведено тестирование на части пиццерий, затем реализован полный переход. Это позволило минимизировать риски и отработать процессы в реальной эксплуатации.

В части сервисной поддержки заказчиком был выделен администратор системы. С нашей стороны он был обучен сопровождению и оперативному решению инцидентов, связанных с особенностями связки ДоДо ИС и 1С.

Результаты

• Получена система операционного учёта движения и списания ТМЦ.

• Регламентированный учёт сохранён в отдельном контуре.

• Реализован корректный расчёт себестоимости продукции.

• Настроен автоматический обмен данными между системами, исключены потери и искажения информации.

• Сформирована архитектура ИС с учётом масштабирования бизнеса, отвечающую требованиям учета на производстве.

• Организован необходимый документооборот по операционному учету, в соответствии с внешними требованиями.

Проект в рамках своих границ завершён, все целевые задачи выполнены. Вместе с тем заказчик остаётся в долгосрочном цикле развития: сформирован архитектурный ландшафт, который требует дальнейшего освоения и поэтапного развития функционала. В рамках постпроектного сопровождения запланированы дополнительные улучшения и оптимизация.