Предпосылки проекта
Дедлайны у проектов соблюдались, но с ростом количества проектов стало проявляться несколько системных проблем:
срывались сроки отдельных задач и этапов;
терялись проектные вехи: выставление счётов, отправка документов, согласования;
возникало пересечение потребностей в ресурсах между параллельными проектами;
отсутствовал единый порядок постановки задач и контроля их исполнения: не было понятно, кто, что и к какому сроку должен сделать.
Компания выбрала нас благодаря сходству моделей работы: мы также являемся проектной организацией, понимаем специфику управления сроками, ресурсами и профессионально управляем проектами.
Сократить ручную работу по ведению проектов в Excel и внедрить прозрачное, централизованное бюджетирование — чтобы избежать ошибок и двойного учёта.
Обеспечить руководству мгновенный доступ к актуальным данным по статусам проектов, оплатам и выполнению работ — для оперативного принятия решений.
Разработать стандартизированные шаблоны планов проектов, чтобы выстроить единый подход к планированию.
В качестве решения выбрана ИСУП «Корадиум» — система собственной разработки, доработанная под конкретные потребности заказчика. За счёт настройки «ядра» и целевых доработок система полностью закрывает задачи: от стандартизированных шаблонов планов и регламентов до инструментов планирования ресурсов и доступа к данным для руководства. В ходе проекта реализованы ключевые функции, которые напрямую поддерживают автоматизацию управления проектами — без лишних модулей, только то, что нужно для контроля, прозрачности и снижения ручной работы.
В ходе проекта был реализован ряд функциональных возможностей:
Стандартизация проектной деятельности. Совместно с заказчиком были разработаны шаблоны планов проектов, перечни типовых этапов, состав документов и правила их формирования. Заказчик завершил подготовку шаблонов внутри компании, адаптировав их под собственную технологию. Терминология задач и этапов приведена к единому стандарту, что обеспечило единообразие в работе всех сотрудников.
Введён механизм быстрого разворачивания типовых этапов из шаблона. Типовой проект/этап (например, оснащение театра звуковой системой) разворачивается по готовой структуре утверждённого шаблона, с понятными шагами: «1, 2, 3…», без ручного создания повторяющихся работ.
Ресурсное планирование. Реализован механизм планирования ресурсов с учётом этапов, параллельных проектов и доступности исполнителей.
Рабочий стол руководителя. Создан дашборд, агрегирующий данные по проектам: количество открытых задач и проектов, состояние бюджета, план поступления оплат, а также текущие стадии пресейла. Руководитель получает актуальную картину в одном окне.
АРМ руководителя проекта. Разработано рабочее место, позволяющее РП быстро переходить между задачами, контролировать этапы, назначать исполнителей и отслеживать прогресс.
АРМ планировщика. Система формирует очередь работ по каждому виду ресурса: сортирует задачи, выстраивает последовательность выполнения и распределяет их между проектами, исходя из объёма работ и приоритетов. Благодаря этому сотрудники (например, проектировщики) работают в последовательном режиме – без переключений, которые снижают эффективность.
Пул проектов. Создана обработка, в которой собраны ключевые параметры проектов: суммы, план и факт поступления оплат, контрагенты, состояние расчётов и динамика выполнения.
Хранение файлов. Файлы, прикрепляемые в задачах и этапах, автоматически помещаются в структурированное хранилище на сервере. С учётом пожеланий заказчика реализована собственная логика размещения данных, отличная от типовой.
Новый объект «Задание». Помимо «Работ» (фактических отметок времени и прогресса) реализован отдельный объект для планирования задач на период и фиксации выполнения.
Отчёты по менеджерам. Подготовлены отчёты по выручке, марже и заработку менеджеров.
Связи задач, диаграмма Ганта, СДР. Реализована наглядная диаграмма Ганта и таблица СДР (структурной декомпозиции работ). Между задачами можно устанавливать связи «начало–конец» и другие. При изменении порядка задач система автоматически пересчитывает план.
Особенности проекта
Пожеланием заказчика было использование существующей НСИ из основной информационной системы – 1С: УТ. Это позволило сократить количество обменов и убрать необходимость дублирования справочников.
У заказчика в ролевой матрице отсутствовала роль РПО: верхнеуровневое управление ресурсами и контроль вех выполнял директор компании. Он же был основным лицом, ведущим переговоры и заключающим сделки, часто находился в командировках.
По ходу проекта требовались демонстрации всех функциональных блоков: заказчик хотел видеть каждую из частей системы в действии.
Сопротивление со стороны РП было ощутимым. До внедрения каждый привык вести проекты по-своему: в Excel, в MS Project. Некоторые пользовались планированием «в блокноте». Сопротивление преодолевалось через демонстрации, подробные инструкции, памятки. Также этому помогла практика пилотного использования. Несколько менеджеров начали вести проекты в системе, после чего поделились опытом с коллегами.
Внедрены стандартизированные документы проектного управления — шаблон плана, правила заполнения, единое хранилище. Процессы построены так, что новый РП может включиться в работу быстро — без потерь и искажений информации.
Ручная работа с Excel сокращена: оформление, расчёты и отчётность теперь автоматизированы.
Ошибки из-за ручного ввода сведены к минимуму, прозрачность по бюджетам и статусам стала системной, а не случайной.
Каждый уровень управления получил инструменты под задачу: специалисты — задачи, РП — планы и ресурсы, директор — единый дашборд с бюджетами, дедлайнами и статусами всех проектов.
Проект был завершён в заявленных границах. Компания получила управляемую и прозрачную систему проектного управления, которая стала основой дальнейшего развития.
