Создание системы централизованного оперативного учёта для сети пиццерий

Предпосылки проекта:

На уровне отдельных ресторанов бизнес-процессы оперативного контура работали стабильно в системе учёта iiko. Однако в системе не было функционала для ведения управленческого и финансового учёта.

Финансовая отчётность формировалась вручную: данные по каждой точке выгружались в Excel, после чего собирались в сводные таблицы. На подготовку отчётов и анализ расходов требовалось неоправданно большое количество трудозатрат. Из-за этого ответственный за отчётность топ-менеджер был вынужден заниматься рутинной работой, вместо задач по развитию бизнеса.

Отсутствие централизованной системы управленческого учёта не позволяло получать консолидированные данные о доходах, расходах, рентабельности ресторанов и финансовом результате группы в автоматическом режиме. Чтобы получить необходимую для принятия управленческих решений информацию в нужных разрезах, также необходимо было тратить время на ручную обработку и сведение данных.

Регламентированный учёт реализован в 1С:Бухгалтерии.

Цели проекта

• Получать данные о доходах и расходах, рентабельности ресторанов, финансовом результате группы в автоматическом режиме.

• Реализовать комплекс систем с доработками, позволяющий решать учётные задачи заказчика, с переносом справочников и остатков.

• Настроить роли пользователей и права доступа в системе.

• Подготовить инструкции для пользователей по ролям.

• Обучить пользователей работе в системе и руководителей – использованию отчётности.

• Настроить интеграции между информационными системами в границах проекта.

Решение

Для достижения целей проекта было решено внедрить 1С:Комплексная автоматизация. При этом учёт запасов и движение сырья и далее осуществляется в системе iiko. В 1С передаются агрегированные данные по выручке и расходам – в денежном выражении, без детализации по количеству. Такой подход позволяет избежать дублирования данных и при этом обеспечить управленческую прозрачность.

В системе ведется учет доходов и расходов, включая заработную плату, хозяйственные нужды, закупки и поставщиков. Выручка анализируется в разрезе типов оплат – наличные, безналичные, агрегаторы, доставка. Это позволяет руководству получать полную финансовую картину по каждому ресторану, району и каналу продаж.

Регламентированный учёт и далее будет вестись в 1С:Бухгалтерии. Между системами настроен двусторонний обмен: из Комплексной автоматизации передаются данные о выручке, из 1С:Бухгалтерии – документы по оплатам, зарплате, налогам. Благодаря этому пользователи работают в едином интерфейсе, без дублирования информации.

Реализованы следующие функциональные возможности:

• Казначейство – автоматизированные заявки на платежи, лимиты, платёжный календарь, движение денежных средств и план-фактный анализ.

• Механизм массовой выплаты зарплат за произвольные периоды с анализом в разрезе ресторанов, должностей и сотрудников.

• Учёт списаний и инвентаризаций – с классификацией по причинам (порча, обучение, тестирование).

Среди АРМов (автоматизированных рабочих мест) наиболее значимыми стали:

• АРМ «Казначейство» – центральный инструмент управления денежными потоками, с механизмом корректировок для неверно проведённых оплат и возможностью распределения общих затрат по ресторанам.
• АРМ «Распределение расходов» – инструмент финансового директора для контроля и возмещения расходов, обеспечения равномерного распределения затрат и точности аналитики.

Особенности проекта

Основной вызов проекта – сложность взаимодействия с системой iiko. Для интеграции использовался открытый API системы, однако из-за неполноты документации вендора iiko большая часть функционала для интеграции была разработана собственными силами. Интеграция 1С с iiko прошла успешно – все данные загружаются в 1С автоматически, пакетами, преимущественно в ночное время. При необходимости предусмотрен ручной запуск обновлений.

В ходе проекта подготовлены инструкции по ролям, проведено очное обучение сотрудников. В первые два месяца опытной эксплуатации происходило параллельное ведение данных в iiko и 1С, что позволило проверить корректность интеграций и расчётов.

Ещё одна особенность – каждый ресторан использовал различные эквайринговые системы, что потребовало детальной настройки учёта платежей и выручки.

С точки зрения организации проекта на ранних этапах возникла сложность с синхронизацией понимания требований между исполнителем и заказчиком. Однако благодаря консультациям в рамках совместной рабочей группы удалось выровнять ожидания и уточнить границы проекта.

Реализованы основные доработки в финансовом контуре:

• виртуальная касса финансового директора для консолидации и распределения средств;

• механизм корректировок по платежам;

• распределение общих затрат по ресторанам;

• расширенные аналитические отчёты по выручке, ДДС и бюджету.

Результаты

• Описаны бизнес-процессы заказчика, ролевая матрица.• Собраны требования на ведение консолидированного учета и отчетность.
• Сформирована архитектура учетной системы со всеми интеграциями.
• Внедрён комплекс систем с доработками, решающий учётные задачи заказчика.
• Настроены роли пользователей и права доступа.
• Подготовлены инструкции для всех категорий пользователей.
• Проведено обучение сотрудников и руководства.
• Реализована интеграция 1С с Айко, интеграция 1С:Комплексная автоматизация и 1С:Бухгалтерия.
• Руководство получает консолидированные отчёты по финансовому результату и выручке по каждому ресторану и типу оплаты.

Несмотря на сложности в ходе проекта, он был завершен успешно. Система внедрена, работает, повышая управляемость бизнеса благодаря автоматическому ведению управленческого и финансового учёта.