До начала проекта планирование в компании велось в Excel, а факт учитывался в системе Planfix. Был постоянный двойной ввод информации, например, пользователь в одну систему заводил заявку, а в другую – платежку. Эти системы не были интегрированы между собой.
Руководство осознало, что текущая автоматизация перестала соответствовать потребностям растущего бизнеса и ему необходим более функциональный программный продукт, интегрированный в 1С. Выбор пал на «БитФинанс» - решение на базе 1С:Предприятие 8. Проанализировав опыт и подходы различных подрядчиков, компания Амедиатека обратилась в Кораду за автоматизацией.
Бизнес-цели заказчика:
Снизить трудоемкость и сроки формирования бюджетов, повысить качество контроля их исполнения, получить возможность оперативной корректировки бюджетов с минимальным использованием ручного труда.
Повысить управляемость процессов согласования заявок.
Получать план-факт оперативно и корректно. Получить возможность оперативно принимать решения.
Проект состоял из следующих этапов: предпроект, казначейство, бюджетирование. Все этапы реализованы согласно плану и запущены своевременно.
В ходе проекта совместная команда заказчика и исполнителя столкнулась с проблемой работы сервера лицензирования, являющейся неотъемлемой частью БитФинанс, на операционной системе Linux, которой пользуется клиент. Однако за указанный срок проблему удалось решить, и проект благополучно стартовал.
На этапе «Казначейство» настроены маршруты согласования, дополнительно разработана печатная форма реестра платежей. Особенность реестра заказчика состоит в мультивалютных остатках, т.е. все остатки на всех счетах пересчитываются в три валюты (рубль, евро, доллар).
Другой отличительной особенностью клиента является ведение управленческого учета в долларах. В связи с этим в рамках этапа «Казначейство» был настроен автоматический пересчет операций в рублях в валюту управленческого учета по текущему курсу.
Также были настроены отчеты с расчетными показателями по форме заказчика, оповещения пользователей, участвующих в процессе согласования, и инициаторов заявки, выполнена настройка прав доступа на уровне RLS с ограничением на «Организации», «ЦФО», «Статьи оборотов», «Пользователей».
На этапе «Бюджетирование» был настроен бюджетный процесс с автоматическим созданием форм ввода для каждого ЦФО с принадлежностью по статьям оборота и автоматическим созданием задач с оповещением на электронную почту ответственным за заполнение форм ввода. Также настроен сбор факта из регламентированного учета по cashflow, параллельный учет основных средств в управленческом учете и начисление амортизации, отчеты с расчетами по форме заказчика.
Написаны пользовательские инструкции и проведено обучение, система запущена в опытную, а затем и в промышленную эксплуатацию.
По окончанию проекта заказчик получил единую систему регламентированного и управленческого учета. Отказался от двойного ввода документов, от внешней системы Planfix. Также благодаря проекту увеличилась скорость получения достоверных данных отчетности.
