Предпосылки проекта
В компании использовались MS Project, 1С: ERP (управленческий учёт), Excel и 1С:УТ, однако единая система управления проектами отсутствовала. Каждая группа работала по-своему: пользователи в работе над проектами применяли разные инструменты или вовсе работали без системного учёта.
Дедлайны у проектов соблюдались, но проявлялись другие проблемы:
потери проектных задач и вех по выставлению счетов, передаче документов, согласованиям;
пересечение потребностей в ресурсах между направлениями;
прозрачный механизм постановки и передачи задач: было неясно, кто, что и к какому сроку должен выполнить;
трудоёмкость сбора отчётности для РП и кураторов постоянно росла.
В управлении проектами участвовало до 100 пользователей, среди которых: руководители проектных офисов, кураторы портфелей, руководители проектов, администраторы проектов. Исполнители в системе не работали, поскольку основные задачи выполняли подрядчики.
Автоматизировать проектную деятельность в единой системе.
Настроить отчётность руководителей проектов в разрезе групп, подразделений и сотрудников.
Реализовать планирование ресурсов.
Автоматизировать постановку задач.
За основу была взята типовая конфигурация нашей собственной разработки ИСУП «Корадиум». Внедрение было разделено на два этапа: пилот (5 проектов, 5 руководителей проектов) и основной проект с последующей адаптацией, разработкой мобильного интерфейса и доработками под методологию заказчика.
В ходе проекта был реализован ряд функциональных возможностей системы: работа с планом проекта, шаблоны, ресурсное планирование, рабочие места пользователей, учёт трудозатрат, управление бюджетом, отчётность и аналитика.
В ходе пилотного проекта была развёрнута система на реальных данных. Пилотное внедрение проводилось в контакте с группой из пяти руководителей проектов из разных направлений деятельности заказчика: коммуникационного, IT, инфраструктурного, строительного. Это позволило отработать методологию для каждого из них, снизить сопротивление пользователей и проверить настройки на примере больших и длительных проектов.
Совместно с заказчиком и сторонним подрядчиком, отвечавшим за разработку проектной методологии, был адаптирован типовой функционал, реализованы необходимые доработки, проведено обучение пользователей.
Среди ключевых доработок:
Жёсткий процесс бюджетирования. В системе появились поля планового бюджета, процента выполнения плана по маржинальной прибыли, плановой выручки, что соответствовало модели, при которой дополнительные бюджеты не выделяются и все затраты должны быть учтены заранее. Такая потребность связана с особенностями работы с государственными заказами.
Расширенные реквизиты проекта. Количество параметров проекта у заказчика было существенно выше, чем в типовой системе – справочники и карточки были дополнены.
Доработанный АРМ руководителя проектного офиса. Доработка была необходима для разделения зон ответственности между финансами, продажами и проектами. Также в рамках АРМа создан расширяемый дашборд, в котором можно добавлять необходимые отчёты, формировать единый PDF-отчёт и отправлять его руководителю.
Адаптация ролей и рабочих мест. В систему были добавлены роли администратора проекта, куратора, руководителя портфеля. Каждый получил своё рабочее место и доступ к операционной информации.
Особенности проекта
Полноценного внедрения с масштабированием результатов пилотного проекта на всю компанию произведено не было. Также не был реализован ряд запланированных на основной этап расширенных функций (например, бюджетирования). Это связано с тем, что заказчик, несмотря на успешный пилотный проект, решил самостоятельно полноценно внедрять и развивать систему.
Проект реализовывался в связке трёх сторон: стороннего методолога, команды заказчика и нашей команды, отвечавшей за интеграцию, настройку конфигурации и необходимые доработки.
Из-за большого числа пользователей возникало сопротивление: ранее каждый работал в своём инструменте – Excel, Project или без системного учёта. Пилотный проект стал ключевым инструментом преодоления сопротивления: настройки, шаблоны, обучение и перенос данных отрабатывались на пяти менеджерах, что облегчало будущий переход к работе в новой системе среди остальных пользователей.
Заказчик ведёт крупные, длительные проекты федерального масштаба, с участием подрядчиков и большим количеством согласований. Это потребовало детальной настройки процессов и гибкой адаптации системы.
Важной частью работы были регулярные демонстрации: заказчик хотел наглядно отслеживать прогресс, поэтапно знакомиться с возможностями системы и соотносить их со своими потребностями.
В рамках пилотного проекта все цели были достигнуты:
На инфраструктуре заказчика развёрнута ИСУП «Корадиум» с загруженными данными: типами проектов, шаблонами стандартных проектов и этапов, сотрудниками, открытыми проектами.
Настроены роли пользователей и разграничение прав доступа.
Подготовлены и переданы инструкции по работе в системе для всех ролей.
Осуществлялась поддержка пилотных проектов и пользователей.
Сформированы требования к основному проекту и дальнейшему развитию системы.
Пилот был завершён успешно. После этого заказчик самостоятельно продолжил разворачивать систему на всю компанию, опираясь на настроенный функционал, шаблоны и опыт РП из пилотной части проекта. Внедрение было завершено успешно, система используется для управления компанией
