Внедрение учётной системы в компании из сферы строительного консалтинга

Предпосылки проекта

До начала проекта основные учётные процессы велись вручную или в Excel, что усложняло их исполнение и повышало риск ошибок.

Ключевые проблемы

Отсутствовала централизованность при проведении казначейских операций, согласование заявок происходило вручную.

Сложный и многоступенчатый процесс бюджетирования требует значительных временных затрат.

Данные для управленческой отчётности собирались вручную, что оказывало влияние на скорость и точность формирования отчётов.

Учёт договоров вёлся в сторонней программе, не интегрированной в учётную среду 1С.

Цели проекта

1. Автоматизация процесса казначейства.

2. Автоматизация процесса бюджетирования.

3. Автоматизация управленческой отчётности.

4. Интеграция справочника договоров.

Решение

Для автоматизации был выбран программный продукт «БИТ.Финанс», который позволяет решить задачи по управлению финансами, бюджетированию и отчётности.

Часть 1. Бюджетирование

В рамках проекта был разработан алгоритм автоматического распределения расходов (аллокации):

• Система автоматически создаёт документы для распределения расходов после закрытия отчётного периода.

• Ответственные сотрудники получают задачи на проверку данных в автоматическом режиме. Для выполнения задачи им достаточно ввести корректировки вручную, если система фиксирует несоответствия (в исключительных случаях).

• Вся аллокация выполняется автоматически на основании преднастроенных правил и бизнес-логики.

Бизнес-эффект решения:

• Ранее распределение расходов занимало неделю, теперь выполняется за половину дня и требует участия только одного сотрудника.

• Исключены ошибки, возникавшие из-за ручных расчётов в Excel.

• Повышена точность планирования и контроля за расходами в разрезе бизнес-направлений.

• Упрощена работа с бюджетными статьями: теперь они распределяются нарастающим итогом с начала года, а не помесячно.

• Простота и скорость изменения методики аллокации.

Часть 2: Казначейство

Для автоматизации работы с договорами в компании использовалась система DocsVision, в которой уже был реализован процесс согласования договоров и заявок на расходование денежных средств.

В ходе работы было сделано следующее:

• Разработана двухсторонняя интеграция DocsVision с 1С: Бухгалтерия КОРП + БИТ.Финанс. Из 1С: Бухгалтерия КОРП + БИТ.Финанс выгружаются НСИ (Статьи оборотов, ЦФО, Проекты, Физические лица), из DocsVision выгружаются Договоры, сопутствующие справочники, заявки на расход ДС.

• Создание заявок на платежи происходит в DocsVision, а управление платёжным календарём, банковскими документами и реестром – в БИТ.Финанс. В DocsVision по заявкам на расход ДС возвращаются статусы.

• Все договоры теперь загружаются в систему автоматически, включая данные о контрагентах, банковских счетах и других реквизитах.

• Исключены ошибки, возникавшие при ручном вводе данных. Теперь все договоры оформляются по стандартной структуре, без дублирования и отсутствия ключевых реквизитов.

Бизнес-эффект:

• Уменьшено количество ошибок, связанных с отсутствием стандартов оформления договоров.

• Вся работа с договорами, платежами и согласованиями теперь выполняется в единой экосистеме, что повысило прозрачность процессов.

• Упрощён контроль статуса платежей, что повысило управляемость финансами компании.

Особенности проекта

1. Автоматизация сложного процесса аллокации

В системе создан сложный алгоритм распределения расходов, который ранее невозможно было реализовать в Excel из-за большого количества параметров.

Автоматическое распределение по нарастающему итогу, а не помесячно, позволило более точно учитывать накладные расходы и снизить нагрузку на бухгалтерию.

2. Интеграция с DocsVision

Компания решила не отказываться от уже существующей системы, а доработать её, что позволило сохранить привычные процессы согласования и дополнить их автоматизированными финансовыми инструментами.

Интеграция обеспечила единый поток данных между системами, исключив ошибки при передаче данных вручную.

3. Единые стандарты учёта договоров

До проекта бухгалтерия могла получать некорректные данные (отсутствие номеров, дубли, неправильные даты). Теперь все данные структурированы и загружаются автоматически.

Результаты

• Автоматизирован процесс бюджетирования: сокращение времени на закрытие периода с недели до половины дня.

• В БИТ.Финанс реализован платёжный календарь, интегрированный с DocsVision.

• Сформирован единый процесс учёта договоров, что повысило контроль финансов и уменьшило количество ошибок.

• Повышена прозрачность управленческой отчётности: сформированы отчёты по бизнес-направлениям.