Организация автоматизированного учёта на базе 1С:Бухгалтерия НКО и 1С:ДО КОРП

Задача

До начала проекта автоматизации заказчик пользовался для ведения своей деятельности несколькими системами:

• В 1С:Бухгалтерия НКО вёлся регламентированный учёт, была создана балансовая модель управленческого учёта. Однако многие процессы выполнялись вручную.

• 1С:Документооборот КОРП использовался для работы с договорами и ведения реестра детей, нуждающихся в помощи. Однако часть процессов также не была автоматизирована.

Основные задачи, которые стояли перед нами в ходе внедрения:

• Организовать учёт обязательств по заключённым трёхсторонним договорам с поставщиками.

• Организовать учёт договоров, сроки выполнения которых переходят на следующий календарный год.

• Обеспечить возможность получения своевременной и корректной отчётности для контролирующих органов.

• Создать функционал для оперативного учёта изменений курса валют и автоматического пересчёта обязательств.

Наладить процесс планирования бюджета на три года вперёд, обеспечить возможность контроля лимитов.

Решение

Проект включал в себя несколько этапов:

На первом этапе был произведён сбор функциональных требований. По результатам сбора информации, была поставлена задача по созданию системы учёта обязательств и контроля лимитов финансовых средств. Также необходимо было осуществить доработку отчётности для контролирующих органов, автоматизировать процесс управления валютными операциями. Последнее особенно важно при заключении многоэтапных контрактов, с многоэтапной оплатой. 

В ходе второго этапа была доработана 1С:Бухгалтерия НКО. При доработке реализован механизм учёта текущих и будущих контрактных обязательств. Это позволит заказчику с высокой точностью контролировать суммы заключённых контрактов на несколько лет вперёд.

Также внедрена автоматизация расчётов валютных операций, обеспечивающая корректность учёта при изменениях курса валют.

Для 1С:Документооборот была добавлена возможность отслеживать этапы исполнения договорных обязательств.

Третий этап включал разработку и настройку отчётности финансового и управленческого типа. Для этого были созданы механизмы формирования отчётов по выполнению обязательств, расходам фонда, количеству детей, уже получивших помощь или ожидающих её. Финансовая отчётность была разработана в типовом формате, в соответствии с требованиями органов государственной власти. Это обеспечило прозрачность деятельности фонда, её соответствие требованиям закона.

На финальном этапе было проведено обучение всех ключевых пользователей. Создано и передано заказчику руководство пользователя. После система была введена в опытную эксплуатацию.

В течение месяца пользователи могли протестировать новые функции, после чего на основании предоставленной обратной связи были внесены финальные корректировки и доработки.

Согласно отзыву заказчика, разработанный и внедрённый функционал оказался даже шире, чем это представлялось на старте. А предложенное технологическое решение «оптимально вписалось в IT-ландшафт Фонда».

Результат

По итогам реализации проекта Фонд «Круг добра» получил:

• Автоматизированный учёт обязательств по контрактам, который помогает избежать превышения бюджетных лимитов.

• Возможность оперативно отслеживать изменения валютных курсов, видеть пересчёт стоимости обязательств в режиме реального времени.

• Функционал для формирования оперативной и управленческой отчётности для контролирующих органов по заявленным формам.

• Объединённую систему на базе 1С, которая делает все процессы фонда более прозрачными и управляемыми.