Недавно мы выпустили статью, в которой рассказали, что некоторые проблемы в бизнесе могут быть маркерами того, что пора внедрять новые ИТ-системы. Но не всегда автоматизация нужна, чтобы выйти из кризиса. Иногда она помогает достичь нового уровня.
При росте бизнеса или амбициозных планах роста необходимо «подтянуть» состояние учётных систем как минимум до обеспечения текущих потребностей. «Подтянуть» уровень управления и автоматизации. А затем расти дальше, отталкиваясь от возможностей новой информационной системы.
В каких именно ситуациях пора задуматься о проекте внедрения 1С, даже если в текущей системе нет критических проблем? В сегодняшней статье разберём предпосылки начала автоматизации.
1. Существенный рост компании, выход на новый уровень
Самое важное условие – кратный стремительный рост, в 2, 3 и более раз, а не просто прирост в процентах.
Компания растёт, а значит, увеличивается и её штат, количество клиентов, общий объём производимых операций. И если раньше бизнес-процессы могли работать, что называется, «на коленке», и выполнялись корректно благодаря опыту сотрудников, теперь они начинают сбоить. Происходят ошибки, теряются документы, согласование затягивается, появляются иные задержки в работе, проблемы в коммуникации внутри компании и с клиентами. Это означает, что бизнес-процессы компании оказались не готовы к масштабированию.
Чтобы исправить это, нужна автоматизация. Но важно понимать, что сама по себе она проблему не решает – только в связке с анализом, перестроением и регламентацией этих процессов.
Решение. Автоматизация сокращает время на ручной ввод и обработку данных, ускоряет циклы согласования, поставки, производственные циклы и другие. Процессы компании становятся стандартизированными, и в рамках одной роли все выполняют их по единому регламенту. Исполнительская дисциплина в целом растёт.
У руководителей появляется возможность оперативно отслеживать финансовые потоки. Появляется возможность более точного финансового прогнозирования. Принятие на работу и адаптация нового персонала происходят быстрее.
Благодаря оптимизации процессов, бизнес масштабируется без значительного увеличения административных расходов. Также автоматизация создаёт запас прочности для будущего роста.
2. Изменение внешней среды
Сюда относятся все факторы, которые влияют на компанию, вне зависимости от происходящих внутри неё процессов: введение новой маркировки товаров и электронной отчётности, обязательные требования к работе с государственными информационными системами. Из-за этого старые методы учёта и сдачи отчётности перестают соответствовать законодательству или начинают требовать слишком больших трудозатрат из-за необходимости ручной обработки данных.
Решение. Современные учётные системы при публикации новых требований быстро адаптируются вендором под законодательство, что позволяет компании оперативно подстраиваться под налоговые, отраслевые и иные изменения. Уменьшается время на подготовку и сверку данных, передачу отчётности. Исчезают ошибки, вызванные ручным трудом, снижаются риски, связанные с непредоставлением данных в ГИС (государственные информационные системы).
3. Техническая необходимость перехода на новую систему
Используемые программные продукты со временем устаревают, перестают получать необходимую поддержку. Причины могут быть различными: вендор прекратил поддержку, программный продукт в целом устарел, система была разработана «под себя» много лет назад или сторонним программистом. Рост базы данных, количества пользователей – всё это также делает использование устаревшей информационной системы рискованным или невозможным.
Вне зависимости от причин, старая система начинает тормозить развитие компании или вовсе парализует её деятельность. Комплексное внедрение нового программного продукта поможет не только решить эту проблему, но и параллельно достигнуть иных бизнес-целей компании.
Решение. Перейти на новую учётную систему, которая не несёт в себе технических рисков: своевременно обновляется, работает на новом оборудовании, с любым современным ПО, имеет запас прочности на дальнейшее развитие и новые технологические решения. А ещё поддерживает работу на мобильных устройствах, легко интегрируется с другими программными продуктами и сервисами, в целом обладает более широкими функциональными возможностями.
!Важно: необходимо учитывать, что переход нужно осуществлять заранее, поскольку проект по автоматизации может занимать от 6 до 18 месяцев, в зависимости от размеров компании и иных факторов. И если поддержка старой системы заканчивается через 2 года – самое время начать искать команду для внедрения уже сейчас.
При этом в процессе перехода на новую систему можно решить и другие задачи бизнеса. Для этого собственнику, топ-менеджменту и ключевым пользователям нужно провести сессию с обсуждением актуальных бизнес-целей компании.
4. Фундаментальное изменение организационной структуры
Речь идёт не о небольшом изменении, когда компания открыла в городе ещё одну торговую точку. К фундаментальным изменениям можно отнести:
-
открытие большого числа новых филиалов, в том числе по всей стране;
-
появление новых каналов продаж (например, ранее компания работала только оптом с B2B-сегментом, а теперь планирует открыть розничные точки или интернет-магазин);
-
изменение производственной структуры: новые цеха, новые технологические операции, новые заводы.
Решение. Автоматизация помогает сделать бизнес-процессы единообразными, вне зависимости от того, где находится филиал – во Владивостоке, Москве или Калининграде.
Автоматизация помогает наладить управление продажами, в том числе по филиалам; поставками сырья; обеспечивает корректный учёт на производстве (даже если оно децентрализовано), учёт остатков – в том числе при широкой географии складов; помогает создать оперативный расчёт себестоимости. Также в ходе проекта внедрения 1С, необходимо будет навести порядок в структуре НСИ (нормативно-справочной информации) для оперативного заведения позиций, минимизации ошибок и дублей, корректного обмена данных с маркетплейсами, интернет-магазинами.
Оперативный учёт в целом становится прозрачным и понятным, движения денежных средств можно отслеживать в режиме онлайн. Организация единого рабочего пространства оптимизирует взаимодействие сотрудников подразделений и филиалов, позволяет эффективно решать текущие вопросы.
5. Усталость собственника от операционного управления
Собственник устал заниматься операционной деятельностью и хочет полностью делегировать эту работу наёмному директору. Однако у него есть опасения относительно того, насколько качественно «операционка» будет работать без его участия. Поэтому он хочет прозрачно, незаметно и без больших затрат времени контролировать происходящее в компании.
Решение. Когда бизнес-процессы автоматизированы, существуют понятные и действенные регламенты, процесс передачи операционных задач происходит быстрее и проще. При этом собственник сохраняет возможность прозрачного мониторинга ключевых показателей, без погружения в каждодневные задачи, но с возможностью оперативного вмешательства в случае необходимости.
При этом благодаря автоматизации такой мониторинг будет занимать не более 1-2 часов в неделю. Можно проверять ключевые показатели на верхнем уровне, а при возникновении сомнений – переходить к более детализированной отчётности.
Такой подход экономит время и позволяет сосредоточиться на стратегическом развитии компании, не тратя много времени на ежедневную операционную деятельность.
6. Покупка нового бизнеса
После покупки бизнеса новыми собственниками, они хотят разобраться в существующих процессах, найти узкие места и точки роста, составить ролевую матрицу, детальнее изучить финансовые показатели, получить возможность влиять на себестоимость.
Решение. В ходе проекта автоматизации, новый собственник или его представитель получает возможность вместе с командой консультантов глубоко вникнуть в существующие процессы, изучить их изнутри, найти ограничения, проблемы, точки роста, странные, «мутные» места в компании. При необходимости есть возможность принять решения и сразу перестроить процессы, интегрировать новое видение в существующий бизнес.
В плане контроля и учёта, автоматизация обеспечивает собственнику возможность оперативного получения в реальном времени отчётов, данных из аналитических инструментов. Это даёт уверенность в точности данных и контроле состояния бизнеса, что особенно важно на первых этапах работы с новым активом.
Также помогает добиться прозрачности учёта, минимизировать ошибки, трудозатраты на рутинные задачи. В перспективе автоматизация также позволит новому собственнику быстро и безболезненно делегировать операционные задачи новому руководителю, не теряя возможности контроля в случае необходимости.
7. Ставка на амбициозные планы и цели
Собственник принял решение осуществить глобальные изменения, поставил перед собой и своей компанией новые амбициозные цели – это может произойти после личной трансформации, прохождения обучения или общения с коллегами по рынку. Текущая ситуация перестала устраивать учредителя, и он планирует глобальные изменения, направленные на будущий рост компании.
Существующие процессы не дают достичь новых целей (вообще или в разумные сроки). Поэтому необходимо организовать их по-новому, автоматизировать их.
Решение. Автоматизация всех бизнес-процессов в новой учётной системе. Это поможет подготовиться к глобальным изменениям вне зависимости от сферы. Новая система, например, может помочь выстроить производство без потерь и простоев, добиться ускорения обработки заказов, настроить новые каналы продаж, которых ранее не было, выбрать более выгодную логистическую схему, снизить закупочные цены. А ещё подготовит компанию к увеличению численности.
Лишь создав таким образом фундамент для будущих изменений, собственник сможет подготовить компанию к достижению новых глобальных бизнес-целей.
8. Снижение зависимости от сотрудников
Сотрудники, которые долгое время работают в компании, обладают уникальными знаниями. И если рабочие процессы не автоматизированы, а регламенты отсутствуют, то такие данные могут быть утеряны в случае ухода людей из компании. Это ставит компанию в зависимость от сотрудников, увеличивает риски потери важной информации, истории продаж, взаимодействий с контрагентами, договорённостей, при расставании со специалистом.
Особенно ярко негативный эффект отсутствия автоматизации виден на примере менеджеров по продажам, которые часто являются единственным связующим звеном бизнеса с компаниями-клиентами – в частности, с лицами, принимающими решения.
Решение. Автоматизация помогает создать унифицированные рабочие процессы, благодаря которым сотрудники одной роли в ходе выполнения задачи действуют по единому алгоритму. Это упрощает контроль над процессами, снижает зависимость бизнеса, в целом уменьшает влияние человеческого фактора, ошибок.
Когда бизнес-процессы описаны и автоматизированы, становится проще обучать и выводить на работу новых сотрудников. Вместо, передачи знаний «на коленке», устно, новичок сразу работает с системными, понятными и выверенными знаниями, которые ведут его по шагам. Как следствие, он раньше готов приступить к работе.
Также автоматизация помогает обеспечить хранение базы знаний по ролям, данных о клиентах в единой учётной системе.
Можно автоматизировать и сами процессы коммуникации: чтобы звонки записывались, а переписка была доступна руководителю. Так можно обеспечить контроль качества работы сотрудников (особенно это касается отдела продаж), а ещё возможность объективно решать спорные ситуации на основании достоверных данных.
Благодаря этому зависимость компании от конкретных сотрудников снижается, и на первое место выходит роль, а не конкретный человек. И после его ухода из компании вся база клиентов остаётся, её можно передать другому менеджеру.
9. Долгое согласование документов
Согласование любого договора или иного документа занимает неоправданно много времени, особенно если в процессе принимает участие большое количество ролей и людей. Из-за этого сроки срываются, лояльность клиентов, партнёров и контрагентов снижается, страдает вся цепочка бизнес-процессов. При слишком затянувшемся согласовании, отсутствии регламентов и контроля, договор может и вовсе потеряться.
Решение:
Автоматизация даёт возможность оптимизировать весь цикл согласования: от момента создания документа и его заведения в базу до передачи контрагенту.
Благодаря автоматизации, появляются:
-
Централизованное хранилище документов. Помогает избежать потери документов, путаницы с дублями и различными версиями.
-
Чёткая маршрутизация процесса согласования. Кто, когда и в какой последовательности утверждает документы. Система сама направляет файл следующему ответственному лицу.
-
Уведомления и напоминания. Помогут избежать ситуаций, когда документ не был согласован из-за высокой загруженности сотрудника и расфокусировки.
-
Учёт изменения и версий. Фиксация правок и сохранение версий документа для их отслеживания. Исключает риски утраты данных или конфликтов на фоне несогласованных изменений.
-
Прозрачность контроля статуса. Возможность для руководителя вмешаться, если процесс затянулся.
-
Возможность подключения электронной подписи.
Таким образом, процесс хранения, согласования и отслеживания договоров и иных документов становится удобным, понятным, простым и своевременным. А ещё появляется доступ к файлам в режиме реального времени в едином рабочем пространстве, у всех вовлечённых лиц.
Также автоматизация, как правило, позволяет внедрить единый почтовый клиент. Последний делает коммуникацию внутри компании и с контрагентами удобной, даёт руководству возможность контролировать переписку для разрешения спорных ситуаций.
Нужна ли мне автоматизация?
Если вы прочитали статью и узнали среди одной или нескольких из этих предпосылок себя, и то, что происходит у вас в компании – приходите на консультацию в Корада Консалтинг. Наш эксперт поможет вам разобраться, нуждаетесь ли вы в проекте по автоматизации на самом деле. И если это так – расскажет о нашей проектной технологии, которая помогает довести такой проект до результата и получить реальную пользу для бизнеса.
