Правильный проект автоматизации имеет цель, основную задумку, то, ради чего все начато. В наших письмах и видео мы часто говорим о важности четко сформулированных целей. Ведь если целей нет, их невозможно достичь.
Здорово, когда у проекта есть четкие цели:
- Начать считать точную себестоимость производства со всеми допзатратами, в режиме онлайн
- Обеспечить своевременный заказ запчастей для сборки изделий, согласно графику и срокам поставки клиенту
- Повысить управляемость продаж за счет аналитики скорости движения сделок, конверсии с шага на шаг, и задач на рабочий день менеджера по продажам
Согласитесь, эти цели можно достичь проектом автоматизации.
Цели согласованы, бюджет выделен, заказчик рвется в бой, команда исполнителя тоже готова…
Путешествие в пункт назначения
Заказчик потратил много денег, времени и еще больше нервов. Подрядчик – тоже. Система готова, остатки загружены, пользователи обучены… Не будем рассматривать печальный вариант, в котором проект не дошел до конца. Много рисков могло сработать, но всеми ими управляли, и проект успешно завершен, система запущена.
Разочарование
Проходит первая неделя ада после запуска. Вторая неделя – пользователи привыкают и ведут себя спокойнее. Вот и первый месяц в новой учетной системе прошел.
Пора воспользоваться плодами труда и получить тот результат, ради которого все началось?
- Посчитать себестоимость производства в режиме онлайн – а она не считается (считается некорректно, и ни на что не похожа).
- Своевременно заказать запчасти – не получается. Заказ, рассчитанный системой, прогнозирует потребность хуже, чем excel закупщика.
- РОП потирает руки и собирается воспользоваться дашбордом с данными о ходе сделок – только не может: данные не правдивы.
Мы потратили миллионы денег, бесценное время, и нервы, и ради чего? Чтобы получить все то же самое, только в «более новой системе»? С новыми кнопочками и котиком, который успокаивает нервы главбуха, пока формируется отчет.
Этот вопрос светится огромными буквами над головой генерального директора компании заказчика. Руководитель проекта от исполнителя плохо спит по ночам, он думает: «Мы потратили деньги клиента и не достигли целей». Его мучает совесть (но это не точно).
Гипотеза
Будем исходить из предпосылок:
- Заказчик сделал все возможное для запуска проекта. Участвовал в нем не только деньгами, но и временем, вниманием, принимал своевременные и правильные решения.
- Исполнитель был хорош, у него были знания, навыки и ресурсы для того, чтобы внедрить систему. Было и желание получить довольного клиента и положительный отзыв.
- Сама система, будь то 1С ERP, Комплексная автоматизация, УНФ или CRM, подходила для решения задач заказчика и в ней могли быть достигнуты поставленные цели.
Что же пошло не так?
Сопротивление, сопротивление и еще раз сопротивление.
Бизнес является системой, состоящей из множества сотрудников и принятых практик работы. Процессы, подходы, правила принятия решений находятся в области коллективного бессознательного – люди делают свою работу так, как это было принято всегда.
Принесенная извне учетная система является чуждым элементом в этом сработанном механизме. Собственник, высшее руководство участвовали в проекте и ждут эту новую учетную систему. А вот рядовые сотрудники – не ждут и точно не жаждут.
- Они по-прежнему вносят данные неоперативно (как же тут получить оперативную себестоимость).
- Они по-прежнему пытаются работать как раньше, но в новой 1С, наводить хаос в справочниках, пользоваться привычными механизмами.
- Скажу ужасное: возможно, они спрятали свой excel, но не удалили его. И потихоньку пользуются им, как и ранее.
В работу компании вместе с новой 1С необходимо внедрить новые подходы, правила, процессы.
Сотрудников компании необходимо приучить к работе. Нужно посмотреть за ними, поправить их, направить их руки и мысли в правильную сторону.
Решение
1 месяц поддержки (опытной эксплуатации) – это обычная практика. После запуска системы оказывать поддержку на протяжении месяца работы.
Месяц… месяц… 21 рабочий день. Вы же знаете, что новые привычки вырабатываются за 21 день? Предлагаю воспользоваться этим месяцем поддержки не только для решения 1С вопросов от пользователей, но и для внедрения новых привычек в работу сотрудников.
Потребуйте от своего партнера, подрядчика включить в 1 месяц поддержки после запуска:
- Контроль процессов, проходящих через 1С (убеждаться, что процессы проходят именно так, как задумано в модели)
- Контроль создаваемых объектов в 1С (следить за своевременностью заведения данных пользователями и их правильностью)
- Экспресс диагностика состояния учета в новой 1С (несколько срезов , в зависимости от объема данных, еженедельно, или ежемесячно, с предоставлением кратких сводок руководству)
- Помощь в первом формировании управленческой отчетности в информационной системе.
Естественно, подрядчик должен не только следить за всем этим, но и предпринимать корректирующие меры сам или с помощью руководства компании-заказчика.
Такая поддержка принесет вам как заказчику несравненно больше пользы, чем просто ответы на вопросы по 1С в течение месяца, даже если стоить она будет дороже.
Можно сказать, такая поддержка поможет проекту достичь запланированного результата. Требуйте поддержку организационных изменений, а не 1С, и да пребудет с вами сила.
