Для чего компаниям казначейство? Самое важное о целях, принципах и вариантах реализации

Но существует более эффективный инструмент – контур казначейства в 1С продуктах. Поэтому мы подготовили для вас большой обзор казначейства: расскажем о его назначении, основных принципах, связи с другими контурами, существующих ролях, развитии по мере роста компании. А в будущих статьях рассмотрим, как казначейство реализовано в программных решениях:

1. БИТ.Финанс (как надстройку 1С:Бухгалтерия, 1С:Бухгалтерия КОРП, 1С:УТ, 1С:КА, 1С:ERP).

2. 1С:КА, 1С:ERP.

3. 1С:ERP УХ.

4. 1С:Документооборот (в части согласования счетов на оплату и возможности интеграции с 1С:Бухгалтерия, 1С:Бухгалтерия КОРП, 1С:КА, 1С:ERP).

Расскажем о вариантах бесшовных интеграцией.

Благодаря этой серии статей, вы раз и навсегда закроете для себя вопрос о том, какой продукт выбрать вашему бизнесу для автоматизации казначейских функций.

Для чего компании казначейство

Основных функций казначейства несколько, в зависимости от компании, в которой оно реализовано:

1. Компании, которые активно используют заёмные средства. Главной функцией казначейства является управление кассовыми разрывами, ведение краткосрочного платёжного календаря. Оно является продолжением функции бюджетирования, которое направлено на долгосрочное планирование. А вот казначейство является оперативным.

2. Компании с большим объёмом собственных денежных средств. Благодаря наличию денежной массы, такие компании менее чувствительны к срабатыванию риска кассового разрыва. Поэтому для них казначейство – это в первую очередь инструмент для электронного согласования заявок, быстрого формирования реестра платежей, контроля исполнения заявок, заведения бумажных счетов. В их случае автоматизация помогает оптимизировать рабочее время, уменьшит ручной труд.

3. Компании с большой долей инвестиционных средств. Это компании, создаваемые преимущественно за счёт средств инвесторов. Например, строительство производственного предприятия. В ходе его создания и развития возникают потребности в привлечении целевых денежных средств от инвесторов или банков. И в таком случае казначейство позволяет оперативно и прозрачно формировать реестры заявок под целевое финансирование, а также разделять целевые и собственные денежные средства. Например, необходимо согласование отдельного реестра заявок банком или инвестором.

Основные принципы эффективного казначейства

Казначейство, в отличие от бухгалтерского учёта, не относится к регламентированным видам учёта. В связи с отсутствием требований законодательства к такому учёту, каждая компания сама выбирает, в каком виде оно будет реализовано. Или может обратиться в компанию, которая занимается консалтинговыми услугами для организации процесса казначейства. Не все компании оказывают такие услуги – иногда дело ограничивается обычным внедрением 1С. У нас в Кораде есть команды, которые могут оказать такую помощь.

Например, на практике встречаются случаи, когда устанавливаются 1–2 платёжных дня в неделю, когда компания осуществляет все выплаты, кроме неотложных. Но есть компании, которые устанавливают всего 2 платёжных дня в месяц.

Исходя из практики, ключевыми принципами эффективного казначейства являются:

• Прозрачность. Все процессы видны заинтересованным лицам. Если счёт заведён, удалить или проигнорировать его уже нельзя.

• Высокая скорость согласования. Нет необходимости ходить по кабинетам с бумажным счётом, или пересылать его почтой. В случае задержки напоминания отправляются автоматически.

• Простота формирования документов. В автоматизированном казначействе есть целый ряд готовых шаблонов под различные цели. Формирование банковских документов происходит сразу в готовом виде, на основании созданных заявок, счетов на оплату.

• Нацеленность процессов на исключение человеческого фактора, когнитивных ошибок. Когда у компании пара десятков счетов в месяц, отследить и внимательно перепроверить их можно и в excel. Когда счетов сотня и больше – ошибки неизбежны.

• Автоматизация контроля лимитов. Без автоматизации этот процесс является одним из самых трудоёмких. Ведь если казначейство не автоматизировано, финансисту необходимо вести в excel учёт, каждую трату денежных средств проводить по какой-либо статье расходов. И не всегда эти статьи заводятся корректно (из-за ошибки, «не того настроения», неточность в понимании цели расходования). В будущем это влияет на достоверность аналитики расходов.

• Оперативность формирования отчётности. В режиме реального времени формируется отчётность по исполнению бюджетов, платёжный календарь, факт исполнения по бюджету движения денежных средств (БДДС).

Ключевые роли, которые участвуют в процессах казначейства

Разнообразие ролей зависит от структуры компании. Чаще выделяют 4 ключевые роли (они могут называться иначе, но суть остаётся той же):

Инициатор платежа. Любой сотрудник подразделения (Центра финансовой ответственности – ЦФО), который может осуществлять расходование денежных средств.

Согласующее лицо. В зависимости от структуры и численности компании, в процессе может участвовать один согласующий – экономист, финансовый директор или управляющий. А может участвовать неограниченное количество согласующих – параллельно и (или) последовательно.

Казначей. Управляет заявками, формирует платёжный календарь, реестры платежей. Управляет ликвидностью между счетами. Может группировать заявки для удобства согласования генеральным или финансовым директором. Также управляет кассовыми разрывами. Это происходит при помощи одного из инструментов: 

• Смещением менее срочных платежей на более поздний срок, когда будет новое поступление денежных средств или разделение заявки на несколько частей.
• Перемещением заявок между счетами компании.
• Перемещением денежных средств между счетами группы компаний.
• Привлечением «заёмных» средств: банковских, от частных инвесторов, дополнительно внесённых учредителем в капитал.

Бухгалтер. Отвечает за регламентированную часть. Формирует банковскую выписку на основании заявок и выгружает платёжные поручения в банк клиента, осуществляет проведение платежа. Иногда роль бухгалтера в компании совмещена с ролью казначея.

Эволюция казначейства по мере роста компании

Казначейство с ростом компании также претерпевает изменения:

1. На первой ступени находится схема для небольшой или только что созданной компании. Как правило, у неё ещё нет большого штата, операций немного. Поэтому казначейство нужно только для электронного согласования заявок: видеть количество поступлений, знать, сколько выставлено счетов, какие из них срочные, а какие – нет. Всё в режиме онлайн, без беготни с бумажками.

2. С развитием компании начинает возникать планирование, пусть и несложное. Но уже есть статьи расходов, план, краткосрочный бюджет. И нужно контролировать его исполнение. Если нет автоматизированной системы, то этим вручную занимается специальный сотрудник с ролью казначея или бухгалтера. Автоматизированная система казначейства в такой ситуации помогает заменить наём дополнительного сотрудника/сотрудников и оптимизировать трудозатраты.

3. На следующей ступени начинается автоматический контроль исполнения. Появляется среднесрочное планирование, планы на 2–3 месяца, бюджеты, которые помогают выявить кассовые разрывы и найти источники их закрытия. Процедуры согласования могут расширяться, появляются сотрудники, которые оценивают эффективность расходования средств.

4. Наконец, появляется аналитический разрез, повышенная детализация аналитики расходов. Может добавляться несколько сценариев контроля.

В основном между последними двумя этапами эволюции казначейства кардинальных отличий нет. И нельзя сказать, что казначейство средней компании и холдинга сильно отличается. Именно поэтому и стоимость их внедрения, как правило, не отличается кратно.

Риски работы без казначейства: чем это грозит бизнесу?

По сути, если у компании нет автоматизации, казначейство у неё всё равно есть – даже если процессы происходят на бумаге, по электронной почте, через excel. Счета у контрагентов запрашиваются, платёжные документы заводятся, согласуются, реестры сводятся в общую таблицу.

Однако на это уходит большое количество времени и внимания сотрудников, при большом количестве счетов появляются риски возникновения ошибок. Также затруднена аналитика расходов. Её по-прежнему можно реализовать через тот же excel, но данные нужно собирать вручную. А чтобы представить другой вариант построения данных или внести изменения, снова нужно потратить время на корректировку отчёта.

Касательно рисков работы без автоматизации казначейства есть разные точки зрения. Одна из них: без автоматизации появляется риск возникновения кассового разрыва. Но на наш взгляд, это не совсем корректно. Ведь кассовый разрыв, даже если компания работает в excel, всё равно будет обнаружен, и будут приняты меры по его закрытию (счёт не останется неоплаченным). Другой вопрос, что на это понадобится больше времени, чем если бы мы работали в автоматизированном казначействе.

А значит, контрагенты, платежи которых мы без предупреждения отложим из-за внезапного обнаружения кассового разрыва, будут недовольны. Поэтому, на наш взгляд, ключевой риск работы без автоматизации казначейства – это репутационный риск.

Как взаимодействует казначейство и другие контуры

В первую очередь оно напрямую связано с бюджетированием. В ходе бюджетирования происходит создание долгосрочного или среднесрочного прогноза движения денежных средств, лимитов. А уже на основании бюджета казначейство обеспечивает корректное краткосрочное управление денежными средствами.

При всём этом, в небольших компаниях казначейство может существовать и автономно, без формального бюджетирования. В такой ситуации, по сути, казначейский контур берёт на себя основные функции бюджетирования.

«На выходе» казначейство всегда связано с бухгалтерией, ведь это обязательная регламентированная часть движения денежных средств.

Также казначейство может быть связано с документооборотом. Ведь согласование может происходить посредством ЭДО. Однако такая связь является опциональной и зависит от процессов отдельно взятой компании.

Сложности, с которыми компания-заказчик может столкнуться в процессе внедрения казначейства

При наличии выверенной проектной технологии и контроля рисков, процесс внедрения не вызывает у компании-исполнителя каких-либо сложностей. Основной фактор, влияющий на сложность и стоимость внедрения, находится на стороне заказчика. Он заключается в том, в каком виде казначейство существует в компании на момент старта проекта:

• Если казначейские процессы уже существуют в каком-либо виде (на бумаге или в excel) и хоть немного регламентированы – проект внедрения будет завершён быстрее и с меньшими затратами. Ведь в таком случае не нужно строить регламентацию с нуля. Достаточно описать текущие процессы и предложить возможные улучшения. А после – реализовать их в программном продукте.

• Иная ситуация складывается, когда у компании хотя бы на минимальном уровне не выстроены процессы движения денежных средств. В таком случае в ходе проекта необходима бо́льшая вовлечённость заказчика, будет больше вопросов к сотрудникам и руководителям. Ведь последние не всегда будут готовы дать однозначный чёткий ответ на вопросы аналитиков исполнителя. Поэтому выработка решений займёт больше времени.

• Как показывает наша практика, в такой ситуации лучше всего не усложнять процессы, и установить заказчику типовое решение. А после, когда компания в нём «освоится» в течение некоторого времени – осуществить необходимые доработки.

• Самыми простыми являются проекты по внедрению 1С-казначейства в компаниях, у которых процессы уже автоматизированы. Но сделано это на старом программном продукте (возможно «самописном»), которому уже не хватает функционала в разрезе отчётности, аналитики, управления заявками. Или в случае связанного с санкциями перехода с иностранной учётной системы.

В следующих статьях мы разберём, как казначейство реализовано в различных конфигурациях 1С, и какие возможности оно предоставляет бизнесу. Если у вас есть вопросы или вы хотите узнать, как настроить казначейство в вашей компании, оставьте заявку на консультацию — мы поможем вам разобраться и подобрать оптимальное решение.

Заявка на консультацию