Проекты внедрения информационных систем почти всегда инициируются в связи с изменениями в бизнесе, которые произошли или запланированы. У заказчика, как правило, нет цели «внедрить 1С ради самой 1С».
Ему нужно повысить точность учёта, начать принимать решения на основании актуальных данных, которые сейчас получить невозможно. Упростить работу сотрудников, сократить их трудозатраты на рутину. С этих или похожих целей начинается большинство проектов автоматизации.
На этих целях можно остановиться. Детализировать их, сформулировать чётко и по возможности измеримо. Зафиксировать в уставе. Внедрить информационную систему, а после – проверить достижение этих целей. Это хороший подход.
Почему цели важны
В определениях «проекта» всегда присутствует ключевая формулировка:
Наглядный бытовой пример – проект ремонта квартиры. У этого проекта есть цель: отремонтированная квартира. Есть у него и «бизнес-цель» – то, ради чего собственно ремонт затеян. Да, нужен «ремонт» – но в зависимости от бизнес-цели будут меняться акценты и приоритеты:
-
Если ремонт делается для личного проживания – требования к материалам, обстановке, планировкам «чтобы мне нравилось».
-
Если объект предназначен для сдачи в аренду – подход изменится. И в зависимости от типа аренды (посуточная или долгосрочная), в проекте также будут изменения (для посуточной аренды материалы должны быть более «антивандальными»).
-
Если цель – последующая продажа объекта, делаем ремонт, который понравится максимальному числу людей, «среднестатистический», повышающий стоимость продажи и ликвидность недвижимости.
Цель определяет все ключевые параметры проекта. Если исполнители не понимают цели, ожидания заказчика могут не оправдаться.
С автоматизацией ситуация аналогичная.
Проект – это способ достижения бизнес-целей. У заказчика есть цель – увеличить продажи в Х раз. Для этого может быть необходимо:
- Доработать сам продукт
- Подготовить маркетинговые материалы для поддержки продаж
- Нанять и обучить больше менеджеров по продажам
- Описать процессы продаж: этапы воронки, скрипты, работу с возражениями
- Внедрить CRM систему, интегрировать ее с телефонией, почтой, и мессенджерами.
Только последний пункт в этом примере – автоматизация. Без первых 4х пунктов внедрение 1С CRM, или любой другой системы скорее всего не поможет. Важно ли при внедрении CRM знать, зачем она нужна (увеличить продажи в Х раз), и знать все остальные организационные изменения, которые выполняются в компании клиента в связи с этой целью? Несомненно, да.
Поэтому знание целей необходимо: оно помогает исполнителю принимать обоснованные решения, предлагать релевантные варианты реализации и компромиссы.
Как бизнес-цели трансформируются в цели проекта
Приведем еще несколько примеров бизнес-целей, с которыми приходят к нам клиенты:
- Преодолеть планку 1 млрд руб. годовой выручки.
- Занять 9% рынка профессиональной косметики в РФ.
- Обеспечить оперативный доступ к управленческой отчётности на уровне топ-менеджмента.
- Снизить объём дебиторской задолженности.
Достижение этих целей требует действий руководителей и сотрудников компании, организационных изменений.
Например, для снижения дебиторской задолженности необходим ряд решений, связанных с обучением менеджеров, пересмотром их KPI, изменением условий оплаты для клиентов, которые систематически нарушают условия договора.
Информационная система может стать инструментом для реализации этих изменений. А понимание бизнес-цели позволяет верно определить круг задач, которые необходимо выполнить в ходе проекта.
На примере сокращения дебиторской задолженности:
- Настроить отчёты по задолженности в нужных разрезах (по срокам, по менеджерам, по клиентам).
- Автоматизировать механизм стоп-отгрузок должникам.
Теперь про сегмент на диаграмме «на что можно повлиять внедрением системы», и при этом «бизнесу это не нужно». Речь идет про технические цели, возникающие вследствие собственно появления 1С в компании:
-
Внедрить новую систему последней на момент запуска версии.
- Обеспечить быстродействие и доступность системы для стабильной работы.
- Сделать систему обновляемой и поддерживаемой.
Классификация бизнес-целей как способ понять заказчика
В своей практике мы используем модель «треугольник целей Корады». Делим цели на 3 группы:
- Экономия – снижение издержек, времени, ресурсов.
- Заработок – увеличение доходов, прибыли, доли рынка.
- Управляемость – повышение прозрачности, контроля, скорости принятия решений.
Действительно, в практике нет настолько однозначного разделения по целям. Но собственник всё равно больше склоняется к одной из групп. Это можно понять по такому, как он говорит, какими словами он говорит. И подрядчику необходимо уметь слышать собственника, понимать, на каком из «языков» тот разговаривает: на языке экономии, заработка или управляемости.
Знание типа цели позволяет:
- понимать мотивацию заказчика;
- подбирать оптимальные инструменты и решения;
- выстраивать приоритеты, управлять ожиданиями.
Экономия
Цели, связанные со снижением издержек:
-
Сокращение затрат на персонал
-
Увеличение числа операций на одного человека (заказов на менеджера и т.д.)
- Снижение расходов на доставку и хранение ТМЦ
- Обнаружение и устранение хищений
Цели по увеличению выручки, масштабированию бизнеса:
-
Ускорение осуществления заказов, выполнения проектов
- Сокращение дебиторской задолженности
- Система повышения среднего чека, допродажи и апсейла (повышение выручки с клиента)
- Увеличение количества лидов
- Увеличение конверсии в сделку
Цели, связанные с упорядочиванием процессов и повышением их прозрачности:
- Быстрый разбор претензий, причин брака; прослеживаемость (знать про каждую партию: кто какую операцию делал, какие компоненты использовал)
- Ускорение получения управленческой отчетности
-
Выполнение сотрудниками принятой технологии работы
Как определить истинные цели собственника
Предлагаем использовать фреймворк выявления целей, который разработали. Для поиска событий и выведения из них бизнес-целей строим таблицу.
- Горизонталь – слои: внешняя среда → компания → менеджмент → собственник.
- Вертикаль – время: прошлое (что уже произошло), настоящее (точка запуска проекта), будущее (что ожидается).
Предположим, руководство компании или собственник пригласили подрядчика или своего руководителя внутренних проектов, IT-директора и поставили «цель»: «Внедрить 1С, потому что пора – нам нужна единая система».
Фреймворк помогает выявить истинную цель – определить, что произошло или произойдёт в бизнесе, из-за чего возникла потребность во внедрении учётной системы. Опираясь на этот инструмент, мы можем сформулировать вопросы к собственнику или руководителю компании.
Примеры по уровням:
1. Изменения во внешней среде (изменения вне компании)
-
Произошло: прекращение поддержки вендором текущей учётной системы из-за геополитических ограничений.
- Произойдёт: введение обязательной маркировки, с которой текущая система не справится.
2. Изменения в самой компании (изменения в бизнесе)
-
Произошло: рост спроса, вызвавший увеличение нагрузки на систему, снижение её производительности.
- Произойдёт: подготовка к масштабированию, при котором управление в текущем виде уже невозможно.
3. Изменения в менеджменте (изменения управленческого уровня)
-
Произошло: корректировка стратегии, требующая перестройки процессов.
- Произойдёт: поменяется генеральный директор, и ему потребуется больше прозрачности и управляемости.
4. Изменения на уровне собственника (личные цели владельца)
-
Произошло: собственник устал, хочет снизить личную вовлечённость.
- Произойдёт: собственник планирует продажу бизнеса и хочет навести порядок в учёте, чтобы повысить стоимости компании.
Для уточнения целей используются два подхода:
1. Метод «5 почему» – последовательное уточнение причин проблемы через серию вопросов «Почему?», а также «в связи с чем?», «из-за чего?» и так далее. На пятом уровне обычно выявляется истинная причина.
2. Бизнес-ориентированные вопросы, которые можно задавать последовательно (методом 5 почему), и которые создаются из фреймворка выявления целей. Дадим примеры вопросов, которые можно задать клиенту, или которые заказчик может сам задать себе перед проектом:
- Расскажите про цели, зачем вам нужен проект?
- В связи с чем вам это понадобилось?
- Почему раньше это было неактуально?
- Чем вас не устраивает текущая ситуация с ...?
- Зачем вы решили потратить деньги и время на ...?
- Какие изменения в компании (среде вокруг), произошли, и проект стал вам нужен?
- Что вы запланировали, в связи с чем вам необходимо ...?
- А если бы (не было необходимости переходить на новую систему), в текущей вас вообще все устраивало?
Цели бизнеса выявлены. Что дальше?
Во-первых, через понимание целей заказчика можно корректировать проектные решения: выбор доработок, интеграций, определение процессов, которые подлежат автоматизации. Приоритеты рассматриваются с точки зрения вопроса: «Способствует ли это достижению цели?»
Во-вторых, понимание целей помогает управлять самим заказчиком. Внедрение системы занимает месяцы (а иногда год и более), и на этом пути внимание заказчика может смещаться. Появляются отвлекающие факторы: уход из компании ключевых сотрудников, сезонные нагрузки, снижение мотивации. Часто проект начинает расширяться за счёт новых пожеланий: «давайте автоматизируем ещё это», «сделаем дополнительный отчёт».
В такие моменты цели служат ориентиром. Если, например, зафиксировано, что проект направлен на подготовку бизнеса к продаже в конце года, можно аргументированно вернуть внимание к основным задачам: «При новых требованиях проект не будет завершен до конца года. Бизнес-цель: «Подготовить компанию к продаже», все еще актуальна?». Если ответ положительный, второстепенные задачи откладываются.
Можно ли оценить бизнес-результат достижения целей?
Естественное желание – зафиксировать прямую зависимость между проектом автоматизации и финансовыми результатами компании. Например, до проекта выручка составляла 800 млн рублей, а через год после внедрения выросла до 1,5 млрд. Привлекательно было бы предположить, что рост обеспечен именно проектом, стоимость которого составила всего 1–2% от прироста.
Однако автоматизация редко является единственным фактором изменения показателей. Рост выручки, например, мог совпасть с другими событиями:
- сменой руководителя отдела продаж;
- увеличением бюджетов на маркетинг;
- уходом конкурента с рынка;
- запуском новых направлений сбыта.
В этом случае корректнее говорить, что проект автоматизации создал условия для улучшения результатов и стал инструментом, который позволил использовать эти возможности.
Поэтому оценивать проект целесообразно по созданным возможностям:
- ускорение и упрощение процесса принятия решений;
- повышение прозрачности бизнес-процессов;
- возможность масштабирования без потери управляемости;
- своевременное выявление отклонений и управление ими.
Мы подробно разобрали этот подход в отдельной статье «Как измерить эффект от внедрения 1С»
Выводы
Если подрядчик по автоматизации не знает бизнес-цели, ему будет сложно ее достичь. Если вы, как заказчик, не знаете свою бизнес цель – возможно, стоит подумать над ней, и только потом решить, нужна ли для ее достижения 1С.
Определение бизнес-целей – не формальность. Цели нужны для качественного управления, выбора приоритетов, фокусировки команды на всем протяжении проекта.
Поэтому на старте проекта внедрения мы всегда начинаем с целей:
- Проводим интервью с собственниками и ключевыми ЛПР, чтобы выявить цели.
- Фиксируем их в проектных документах (уставе), чтобы избежать их искажения или потери в процессе работы.
- Поддерживаем фокус на целях в течение всего проекта, возвращаясь к ним, когда что-то идёт не по плану.
Если вы хотите, чтобы проект автоматизации помог вашему бизнесу расти, – оставьте заявку на консультацию по кнопке ниже. Мы поможем сформулировать бизнес-цель, разобраться, каким образом проект автоматизации поможет этой цель достичь, и, конечно, выполним проект.
