Внедрение учётной системы в инжиниринговой компании-интеграторе

Предпосылки проекта

В компании не было централизованной системы финансового учёта:

• Бюджетирование и реестры платежей велись вручную в Excel.

• Согласование платежей частично было реализовано в 1С:Комплексная автоматизация (КА), но только для основной деятельности и закупок.

• Управленческая отчётность не была автоматизирована, что затрудняло контроль финансовых потоков.

Руководство компании поставило бизнес-цель по повышению прозрачности финансовых процессов и автоматизации управленческого учёта, включая бюджетирование и казначейство.

Цели проекта

• Внедрение централизованного казначейства с платёжным календарём.

• Автоматизация бюджетирования для ускорения процессов планирования.

• Создание управленческой отчётности с учётом специфики компании.

Решение

Для автоматизации финансовых процессов была выбрана система БИТ.Финанс. В ходе реализации проекта были реализованы решения по следующим направлениям:

1. Автоматизация казначейства

• Реализован централизованный платёжный календарь, который объединил данные из КА и новой системы. Теперь компания видит все планируемые поступления и планируемые платежи в едином окне.

• Интеграция с 1С:КА: разработана обработка, которая выгружает заявки на платежи из КА и планируемые поступления по графикам оплат из Заказа клиента в БИТ.Финанс.

Бизнес-эффект решения:

• Платежи по хозяйственной деятельности автоматически загружаются, что снижает ручной труд.

• Платежи, не связанные с обеспечением деятельности, теперь формируются напрямую в БИТ.Финанс, что обеспечивает контроль всех расходов.

• Контроль заявок на соответствие расходования ДС установленным лимитам происходит в автоматическом режиме.

• Повышена прозрачность финансовых потоков, улучшен контроль расходов, исключены ошибки, связанные с ручным вводом данных.

2. Интеграция заказов клиентов в систему

• В БИТ.Финанс разработан справочник «Заказы клиентов». Решение позволяет отражать в управленческом учёте любые расходы в разрезе Заказа клиента. Как следствие, это позволило: получить денежный поток, отслеживать частичные оплаты и условия расчётов с клиентами, проводить контроль денежных потоков по каждому заказу.

Бизнес-эффект решения:

• Руководители получили возможность оперативно видеть движение средств по каждому проекту, а не только в общей массе.

3. Автоматизация бюджетирования

• Внедрён полный цикл бюджетирования с учётом управленческих показателей.

• Доработана система для учёта капитализированных затрат: теперь при отражении выручки соответствующая часть затрат списывается пропорционально.

• Организован учёт балансовых изменений.

Бизнес-эффект решения:

• Упрощение процесса планирования, сокращение времени на подготовку бюджетов, увеличение точности прогнозирования.

4. Управленческая отчётность

• Реализован отчёт БДР по форме заказчика.

• Организована автоматическая загрузка данных из КА по себестоимости, выручке и транспортным расходам.

• В управленческом учёте теперь разнесены зарплаты и страховые взносы по сотрудникам, что позволяет учитывать их влияние на себестоимость проектов.

• Учёт прочих расходов в разрезе Заказов клиента позволяет выявлять чистую рентабельность сделок.

Бизнес-эффект решения:

• Компания получила оперативные отчёты, которые помогают руководству принимать решения на основе актуальных данных.

Особенности проекта

1. Сложная интеграция с КА

Проект потребовал разработки механизма автоматической загрузки данных по заявкам на платежи и заказам клиентов, чтобы исключить дублирование данных.

2. Учёт капитализированных затрат

В отличие от стандартного учёта, компания использует метод списания затрат пропорционально выручке, что потребовало индивидуальной доработки системы.

3. Детализация управленческой отчётности

В управленческий учёт добавлены данные по сотрудникам, что позволило точнее распределять расходы и анализировать влияние ФОТ, а также налогов и отчислений с ФОТ на себестоимость проектов.

Результаты

• Казначейство централизовано, платёжный календарь работает в единой системе.

• Процесс бюджетирования автоматизирован, что позволяет сократить трудозатраты и повысить точность планирования.

• Управленческая отчётность формируется автоматически, включая БДДС, БДР и детализированный учёт расходов.

• Контроль платежей и поступлений стал детальнее: теперь компания видит финансы по каждому заказу в разрезе сроков оплаты и условий расчётов.

• Организован учёт балансовых изменений.

Дальнейшие шаги

Наша компания продолжает дальнейшее развитие учётной системы заказчика по следующим направлениям:

• Развитие BI-аналитики: развёрнута 1С-Аналитика, настроены дашборды по прибыльности, маржинальности и исполнению планов рентабельности.