Частая ситуация в проектах внедрения 1С "у нас в товарном справочнике дубли и вообще никакого порядка. Непонятно кто и как его ведет. Работать невозможно, в отчетах ничего видно".
Почему так происходит?
Иногда справочник номенклатуры не проектировался вообще никак. Систему поставили, «как-то настроили» и начали работать. По ходу работы в справочник добавляли папочки, свойства, характеристики, пробовали какие-то варианты. Переносили ненужные позиции в папочку «Не использовать» и «НЕ ИСПОЛЬЗОВАТЬ вообще».
Если же проектирование справочника было, не факт, что он был сформирован верно. Часто заказчик разбирает слишком мало вариантов – подрядчик предложил, тема для заказчика показалась сложной, и он согласился с предложенным вариантов. Или наоборот, воодушевленный обучением 1С или демо примерами, клиент настоял на своем варианте архитектуры.
В этой статье мы обсуждаем специфику линейки продуктов 1С:ERP Управление предприятием, 1С: Комплексная автоматизация, 1С: Управление торговлей.
Для начала приведем определение из ИТС. Для учета схожих товаров, отличающихся друг от друга по каким-то определенным параметрам (например, одежда разного цвета или размера), рекомендуем использовать характеристики номенклатуры. Это позволит не увеличивать объем справочника "Номенклатура" и выполнять анализ продаж и остатков в разрезе характеристик этих товаров. Информация о характеристиках и список их свойств хранится в программе в привязке к категориям товаров.
На иллюстрации покажем, как может выглядеть структура справочника Номенклатуры в варианте без использования характеристик, с иерархией групп, или с использованием характеристик.
Далее приведем видимые и ощутимые плюсы и минусы использования характеристик.
Плюсы
- Карточка номенклатуры одна - при выборе аналитики Товар в отчетах можно будет выбрать одну карточку и посмотреть все сочетания размеры/цвета (например, обувь).
- Добавлять вариацию тоже просто - у характеристики гораздо меньше полей для заполнения. Добавился еще цвет - добавили характеристику.
- Можно использовать для нестандартных вариаций (виды стендов, отрезы ткани или металла)
- При вариациях в 3 параметра и больше (размер, цвет и толщина в обуви, или длина, ширина, высота в мебели) количество карточек в случае неиспользования характеристик становится слишком большим, удобнее использовать характеристики.
Минусы
- При выборе в любой документ приходится выбирать несколько полей, а не одно. Придется выбирать не только код или артикул для выбора товара, но и характеристику. В случае с большим количеством товара в заказах это потеря времени оператора.
- Чтобы посмотреть в помощнике продаж или подборе остатки по характеристикам необходимо переходить на второе окно (сначала показывается товар, потом его характеристики).
Красивого названия номенклатурной позиции можно добиться воспользовавшись шаблонами номенклатуры, которые собирают название из разных полей.
Карточки можно объединить, сделав общий дополнительный реквизит типа (все банки, все крышки, все крышки с таким-то замком или банки с таким-то материалом состава). Тем самым заменить 2 параметр и также отказаться от характеристик.
Таким образом, нет единого универсального ответа, использовать ли характеристики при построении справочника номенклатура. Следует задать себе следующие вопросы при проработке структуры НСИ:
- количество параметров (вариаций, как в итоге количество карточек),
- требуется хранить остатки или нет,
- требуется планировать по характеристикам или нет
- количество характеристик стабильное или нет
- и, разумеется, удобство использование в реальных клиентских ситуациях.
А можно ли потом переделать, если не подойдет?
Исправить справочник – отказаться от характеристик, или наоборот их добавить, позднее можно. Но не желательно, лучше определиться со структурой сразу.
Если «неудобство» или даже невозможность работы в выбранном варианте стало понятно после того как данные загружены, остатки занесены, и пользователи начали использовать элементы справочника в документах – придется остановить обучение (или запуск), пересобрать справочники, заново загрузить остатки, перевыбрать элементы Номенклатуры в уже введенных документах.
Мы рекомендуем потратить время на разбор НСИ не только до старта работы в новой системе, но даже до старта моделирования. Взвесить все плюсы и минусы, проработать несколько вариантов и обязательно посмотреть, как это будет выглядеть в 1С на тестовой базе (справочники, документы, отчеты).
Также на выбор использовать характеристики или нет влияют другие системы в контуре проекта. Для примера разберем сайт (речь только об БУС – Битрикс Управление Сайтом), и 1С: Бухгалтерия (как отдельностоящая система с будущей интеграцией). Для простоты рассматриваем одностороннюю выгрузку где управленческая база является источником НСИ.
Сайт
- Как спроектирован сайт - с торговыми предложениями или нет?
-
А может сайт уже был до внедрения новой системы, какая тогда в нем структура каталога?
-
Как сайт показывает карточки и хранит остатки?
Если у вас есть сайт, который будет интеграцией забирать из 1С карточки товаров, их свойства и реквизиты для фильтра, необходимо это учесть и проработать вопросы второго каталога, зависимого от основного. Учет по характеристикам является в этом случае фундаментальной настройкой, поменять которую после запуска и формирования каталога на сайте будет крайне проблематично.
1С: Бухгалтерия
В этой конфигурации нет учета по характеристикам. Поэтому вне зависимости от выбранного варианта в управленческой базе в бухгалтерию документы будут загружаться потоварно.
С одной стороны, это хорошо, можно построить любой учет. С другой стороны, с целью контроля бухгалтеры часто требуют различные карточки в 1С:БП – для каждой комбинации номенклатуры и характеристики, то есть требуют справочника без характеристик в управленческой базе, или трансформации при обмене.
В случае производственной компании, где каждая номенклатура производится и имеет себестоимость, это пожелание превращается в требование. Иных требований (внешних, законодательных) по характеристикам нет.
Мы рекомендуем подключить Главного бухгалтера и бухгалтеров по ГП и ТМЦ в группу по обсуждению НСИ, чтобы они понимали почему такие решения приняты, и могли высказать свои пожелания.
Если у вас возникли трудности с определением структуры, разрезов учета и аналитик вашего справочника Номенклатура, а это не только вопрос использования или нет Характеристик, обращайтесь. Мы проработаем ключевые справочники вместе с вами и у вас появится понимание корректности использования справочника в будущем. В наш проект автоматизации такая работа входит по умолчанию.Если все равно не понятно, как лучше.
