Внедрение системы регламентов

Разработка и внедрение регламентов

У каждой компании есть правила. Иногда в форме должностных инструкций, скачанных из интернета и формально подписанных при приёме на работу. Иногда – в форме приказов, написанных «по горячим следам» ошибок. Но часто такие документы остаются формальностью: сотрудники их не знают, не понимают, зачем они нужны, не соблюдают – и процессы продолжают давать сбои.

Мы помогаем компаниям в разработке и внедрении системы регламентов, которая приносит пользу: понятной, не избыточной, встроенной в бизнес-процессы и обновляемой по мере развития бизнеса. Регламентов, которые помогают в достижении бизнес-целей компании, повышении её управляемости.

Почему возникает необходимость во внедрении регламентов

Ошибки приводят к потерям

Отгрузка товара не тому клиенту, закупка неподходящих материалов, просроченная отчётность, потеря клиентской базы после ухода сотрудника – всё это прямые финансовые потери, которые можно предотвратить.

Знания уходят вместе с сотрудниками

Когда ключевые сотрудники увольняются, в компании не остается их опыта, их знаний. Почему они делали так, а не по-другому? О чем договорились с клиентом в последний контакт? Кто согласовал такие условия?

Адаптация нового сотрудника – это долго и сложно

Новому сотруднику нужно рассказывать с нуля всё: о компании, о его обязанностях, работе и рабочем месте. Это делают другие сотрудники, если у них есть время и если они ничего не забыли. В итоге сотрудник выходить на желаемый уровень производительности месяцами.

Руководители постоянно решают мелочи

Руководители принимают решения в ситуациях, которые должны решаться без них. Простые вопросы приходится решать на уровне линейного или топ-руководителя. Сотрудники приходят с этими вопросами снова и снова. Отсутствие руководителя на работе блокирует принятие даже очень простых решений.

Почему существующие регламенты часто не работают

В большинстве компаний документы с правилами в целом существуют. Но они не приносят пользу из-за того что:

Разрознены
Описаны отдельные фрагменты работы, а не бизнес-процессы. Например, у менеджера по продажам есть инструкция по составлению коммерческого предложения, но нет алгоритма приёма и квалификации лида, ведения сделки и работы с возражениями.
Не объяснены
Сотрудникам не рассказали, для чего эти правила нужны. Когда человек не понимает цели документа, он воспринимает его как формальность и усложнение. А значит – не будет следовать ему.
Чрезмерно формальные
Документы составлены сложным бюрократическим языком и не адаптированы к ежедневной работе. Их трудно даже читать, а применять на практике – ещё сложнее.
Перегружены деталями
Когда в документе описано каждое действие до мелочей, его объём становится неподъёмным для восприятия. Прочитать можно, но запомнить и применить в повседневной работе – практически невозможно.
Не внедрены
Правила существуют «на бумаге», но сотрудники с ними не ознакомлены, не используют в работе. Никто не следит за применением правил, не дает регламенты на изучение новичкам, не обновляет их при возникновении новых ситуаций.

Наш подход к разработке и внедрению регламентов

Мы создаём живую систему правил, которая встроена в деятельность компании, и которая легко поддерживается в актуальном состоянии. Этому помогают ключевые принципы работы:

Фокус на проблемных процессах

Не описываем «весь бизнес целиком». Работа начинается с процессов, которые создают наибольшие риски и ошибки.

Сквозное описание процессов

Фиксируем процесс целиком: от первого шага до результата, с участием всех задействованных ролей. Благодаря этому каждый сотрудник понимает, что происходило до этапа его вовлечения и что будет после.

Идеальная картина

Начинаем с формирования картины того, как руководители видят работу подразделений или процессов в идеале. Это создаёт ориентир и ясность для сотрудников.

Обоснование правил

Каждое правило сопровождается пояснением: какие проблемы оно решает и к каким последствиям приводит его нарушение. Понимание причин повышает уровень принятия правил командой.

Системность и доступность

Разрабатываем структуру хранения документов: от стратегических ориентиров до кратких инструкций. Доступ организован так, чтобы нужный регламент можно было быстро найти и применить. Каждая роль получает свои регламенты.

Реальное внедрение

Проводим презентацию правил, отвечаем на вопросы, обучаем сотрудников и руководителей, создаём простую удобную систему для проверки понимания регламентов и готовности применять их в работе.

Бизнес-польза внедрения системы регламентов

Снижение количества ошибок и финансовых потерь
Ускорение адаптации новых сотрудников
Прозрачность процессов для собственника и руководителей
Согласованность работы подразделений
Система, которая обновляется вместе с бизнесом и не теряет актуальности
Снижение зависимости от конкретных сотрудников

Этапы внедрения системы регламентов

  • Обследование и диагностика
    Проводим интервью с собственником, руководителями, ключевыми сотрудниками. Анализируем текущие процессы, находим узкие места. Описываем идеальную картину (то, как выглядит эффективная работа), разрабатываем план регламентов для поддержания идеальной картины.
  • Разработка регламентов
    В соответствии с планом разрабатываем драфты регламентов. Описываем связанную с регламентами и ролевую матрицу – список ролей и их зон ответственности. Согласовываем их с заказчиком, вносим корректировки, формируем финальную версию.
  • Внедрение и информирование
    Организуем систему хранения регламентов, инструкций, памяток (в рамках существующей IT-системы или в новой платформе). Знакомим сотрудников с документами, объясняем их цели и содержание. Проверяем, все ли одинаково понимают регламенты с помощью бесед, зачётов, сбора обратной связи.
  • Поддержка и развитие
    Обучаем руководителей поддерживать регламенты в актуальном состоянии в случае изменений в бизнесе. Описываем процессы системного пересмотра документов. Помогаем выстроить процессы ввода в должность новых сотрудников, чтобы они могли быстрее начать приносить пользу.

От чего зависит стоимость разработки и внедрения системы регламентов

Текущее состояние регламентации
Число сотрудников и руководителей, уникальных ролей
Количество и объём регламентов, которые войдут в первую очередь документации
Необходимость внедрения программного продукта для автоматизации работы с регламентами

Чтобы рассчитать стоимость, оставьте заявку на консультацию – мы изучим текущую ситуацию, оценим трудозатраты и подготовим индивидуальное коммерческое предложение.

Почему разработку и внедрение регламентов стоит доверить Корада Консалтинг

Опыт регламентации
Обладаем опытом внедрения регламентов в компаниях разного масштаба, для различных отраслей. Понимаем особенности каждой роли.
Методология живых регламентов
Выстраиваем процесс от возникновения проблемной ситуации – до фиксации алгоритмов действий в регламент и обучения.
Построение и поддержка IT-среды
Помогаем автоматизировать процессы ведения регламентов в IT-инструментах: Битрикс24, 1С:Документооборот и других.
Передаём систему компании
Обучаем руководителей поддерживать и развивать регламенты, чтобы вы могли работать эффективно без постоянной поддержки консультантов.
Остались вопросы?
Заполните форму.
Мы объясним всё простыми словами и поможем выбрать подходящее решение.
*
Эффективный бизнес начинается с грамотного консалтинга — вместе решим задачи и найдём пути к развитию.
Остались вопросы?
Корада
143401, г.Красногорск, ул. Спасская, д.8, оф. 56 Москва Московская область
55.826308382433 37.370796418949
+7 (499) 753-44-18 info@corada.ru с 9:00 до 19:00 от 2200 рублей/час
Корада.Санкт-Петербург
ул. Новорощинская, д. 4, офис 631-1. (Бизнес-центр "Собрание") Санкт-Петербург Ленинградская область
59.884476857031 30.326848246033
+7 (812) 5000-9-12 spb@corada.ru с 9:00 до 19:00 от 2200 рублей/час