Уже пять лет я отвечаю «у нас своя система, на 1С написали под свои задачи». Многие сочувственно кивают, мол, «ох да, мы тоже написали себе, искали что есть хорошего на рынке, не нашли, пришлось…»
А я не жалею, что у нас своя система – мы ее искренне любим, развиваем, улучшаем методологическую часть, расширяем возможности управления.
Уже два года мы с одной стороны вырезаем из нее всякую вкусовщину и индивидуальную специфику, которую когда-то наделали, а с другой, развиваем настройки и универсальные механизмы.
В этом году развернули Корадиум у одного своего любимого клиента. Не без борьбы, но вся наша жизнь борьба. Еще отполировали систему, а ближе к осени выкатим управленческие дашборды по проектному управлению и статистикам. Проводим демо потенциальным клиентам на внедрение ИСУП (информационной системы управления проектами).
Вот в ответ на «а вы в чем проекты ведёте?» - я теперь буду давать эту ссылку.Про Корадиум
Ежедневная работа руководителя
Я как руководитель компании работаю в системе постоянно, это мое рабочее место. Мое утро начинается с инспекций, я смотрю результаты работы за вчера и планы на сегодня и остаток недели. Это занимает не очень много времени, когда все данные под рукой. Что я смотрю каждый день:
Отчет о трудозатратах. Понятно, кто что делал, а кто не отметил вчера выполненную работу. Одно из немногих строгих правил в компании – ежедневные отметки продвижения по задачам. Можно посмотреть просто сколько часов каждый человек вчера списал в работу, можно покопаться глубже, какие конкретно задачи в каких проектах делал, что сделал, что нет.
Недельный план сотрудников. Продвижение за вчера (выполненные задания и трудозатраты). Для этого использую такой календарь, в него попадают задания, смотрю что вчера было у человека по плану, что он сделал, что отменил. Что на сегодня и далее до конца недели.
Выработку по людям. Ключевой параметр доходности нашей работы – это оплачиваемые клиентом часы специалистов. У нас есть «воронка выработки» - в ней видно, как задачи двигаются от буфера, через выполнение к сделанной работе, далее к отданной, и наконец к принятой и оплаченной. Скоро сделаем огненную визуализацию.
Если в выработке вижу странное – иду в отчеты, где уже с отборами, группировками, можно покрутить любые цифры, и дойти до конкретной задачи и задания, и конкретного отмеченного часа.
Много ли времени занимает? От 30 минут до часа, час если нашел что-то странное и углубился в расследования.
Что смотрю каждую неделю
Наша работа по всем проектам построена недельными спринтами, и внутри компании мы тоже живем недельными спринтами. Раз в неделю я смотрю (иногда сам, иногда вместе с руководителями проектов):
Статус-отчеты по проектам. Если вся работа ведется корректно, и планы на следующую неделю своевременно подготовлены, статус-отчет по проекту формируется автоматически. Формирую сам или смотрю сформированные РПшниками статусы, смотрю что в продвижении, что в «подозрительных активностях» или «задачах на контроле».
Динамику техподдержки. В целом и по отдельным клиентам: заявок пришло/решено/на нашей стороне/на стороне клиента.
По проектам аутсорсинга. Смотрю сколько накопилось выполненных задач за неделю. Прикидываю, сколько мы за месяц заработаем, обращаю внимание на увеличение/уменьшение объема запросов. (Отчет выглядит как и отчет по техподдержке)
План-факт по проектам. Формирую и анализирую текущее состояние план-факта по всем проектам в трудозатратах, то есть часах. Сколько в каждом этапе заложено плана, сколько из этого плана уже размещено в задачах, и сколько из задач «съедено» исполнителями. Сравниваю процент потраченного времени с процентом выполнения. Процент выполнения пока субъективный.
Очень жду (совсем скоро добавятся) расчет себестоимости проектов в режиме онлайн по средним внутренним ставкам специалистов, и офлайн, с закрытием месяца и распределением ФОТ на проекты по трудозатратам.
И конечно же жду не дождусь анализ скорости хода проектов на основании плана по вехам. Сами вехи уже есть в планах, осталось их собирать в дашборд, типа OPPM (One page project management). Вот после отчета по вехам процент выполнения станет объективным и «твердым».
Продолжение следует…
А в следующий раз я расскажу, как построена работа в Корадиум руководителя проекта (он создает проект, формирует СДР и диаграмму Гантта, связывает между собой задачи, и готовит план своим исполнителям).
И как работает исполнитель в проекте – как к нему попадают задачи, и как он с ними управляется.
Важная ремарка. Главное не инструмент. А работающие методики и правила.
Например, если ваши РП не ведут планы проектов и не делают статусы, а исполнители в проектах не отмечают выполнение работ и трудозатраты, то никакой инструмент не поможет. Все отчеты и дашборды работают на основе данных в системе, а данные туда попадают, когда их люди заносят. Удивительно часто об этом забывают при внедрении систем.
Чтобы кто-то увидел цифры, нужные для принятий решений, кто-то другой должен ежедневно, четко, выполнять свою работу внутри информационного пространства, а не на бумажках, в экселе или в голове.
Работа директора (на самом деле архитектора, но у кого есть такая должность?) – сделать так чтобы в компании были только живые и нужные правила, но эти нужные правила исполнялись и были всем понятны.
