Приём товара в 1С УТ 11.5: как оприходовать и оформить поступление

Как оприходовать товар в 1С УТ 11: что значит поставить на приход

Поставить товар на приход в 1С:Управление торговлей – значит провести документ, который увеличит остаток товара на складе и отразит задолженность перед поставщиком. В программе 1С:Управление торговлей 11.5 это документ Приобретение товаров и услуг (в разговоре его часто называют поступлением или приходной накладной). Этот документ может отражать разные операции, например, закупку у поставщика, приём на комиссию, приём на ответственное хранение. Определяется это в реквизите Операция.

Где в цепочке закупки стоит приход, зависит от настройки работы схемы склада. При простой схеме приход и учётное оприходование – это один документ. При ордерной схеме их два: складской Приходный ордер на товары фиксирует физический приём кладовщиком, а накладная Приобретение товаров и услуг – переход права собственности и взаиморасчёты. Разберём ордерную схему позже, а начнём с базовых документов.

Поступление товаров в 1С УТ 11: документ «Приобретение товаров и услуг»

Приход по заказу поставщику

Обычно поставке предшествует заказ поставщику – это плановый документ, которым заранее фиксируют договорённость об условиях, сроках и порядке оплаты поставки. Использование заказов включается опцией НСИ и администрирование - Настройка НСИ и разделов - Закупки - Заказы поставщикам. Документ Заказ поставщику имеет реквизит статус, который устанавливается менеджером в зависимости от текущего состояния заказа:

«На согласовании» является стартовым статусом, он в программе потребностей не создаёт.
Статус «Согласован» означает, что данный заказ согласован в организации.
В статусе «Подтверждён», означает, что подтверждение поставщика получено и по нему ожидается поступление – оно видно в отчёте Остатки и доступность товаров по дате поступления из заказа.
«Закрыт» – это финальный статус, когда выполнены все обязательства по заказу.

Условия закупки задают два инструмента:

Соглашение об условиях закупки – управленческий документ между организацией и поставщиком: фиксирует ценовые, финансовые и логистические условия (вид цены, валюту, склад, график оплаты). Если указать соглашение в заказе или приобретении, из него автоматически заполнятся операция, организация, склад, правила оплаты, вид цены, валюта и признак «Цена включает НДС». Указывать соглашение не обязательно, разовую поставку можно оформить и без него.
Договор с поставщиком – регламентированный документ, задаёт валюту и детализацию взаиморасчётов (в целом по договору, по заказам или по накладным). Договоры можно не использовать. В самом соглашении настройкой Требуется указание договора определяют, обязателен ли договор: если да, то при выборе этого соглашения договор указывать придётся; если нет, то расчёты ведут по соглашению. Прямой связи между соглашениями и договорами нет: в рамках соглашения можно указать любой договор подходящего типа, а вести расчёты по договору можно и вовсе без соглашения.

Приход по заказу оформляют документом Приобретение товаров и услуг вводом на основании заказа или через рабочее место Закупки - Закупки - Накладные к оформлению, где собраны заказы, по которым накладная ещё не оформлена или оформлена частично (пиктограммы «Создать накладную» и «Дооформить накладную»). Документ приобретения заполняется товарами из заказа автоматически.

Одним приходом можно закрыть сразу несколько заказов, но только тех, у которых совпадают ключевые реквизиты: организация, поставщик, контрагент, операция, склад, налогообложение, валюта, а также соглашение, договор и признаки по НДС и таре. Если у заказов эти реквизиты различаются – например, разные организации, соглашения или договоры, – объединить их в один приход нельзя: по «неподходящим» заказам поступление по-прежнему будет ожидаться. Табличная часть при этом заполняется строками из всех подходящих заказов, каждая строка привязана к своему заказу. Возможность оформить по нескольким заказам одним документом включается опцией Закупки - Заказы поставщикам - Поступление по нескольким заказам.

Строки сверх заказа. Поставщик может прислать то, что не заказывали, или больше, чем в заказе. Такое количество помечают признаком сверх заказа (пиктограмма в строке) – иначе документ не проведётся. Для строки сверх заказа указывают, к какому заказу она относится; если расчёты ведутся по заказам, это увеличит наш долг перед поставщиком по этому заказу – увидеть его можно в отчёте Состояние выполнения, доступном прямо из форм заказа и приобретения.

Контроль цен. Цена поставки может отличаться от цены заказа. В документе видны две колонки – Цена в заказе и Цена. При расхождении цена заказа подсвечивается (зелёным или красным по направлению отклонения), а на форме выводится пиктограмма отклонения. Чтобы закрыть заказ, цены в нём приводят к ценам поступления – вручную или через Помощник закрытия заказа по гиперссылке Закрыть заказ на форме заказа или поступления.

Приход без заказа

Заказ не является обязательным документом. Если предварительной договорённости не было и нужно оприходовать товар в 1С УТ 11 по факту поставки, приобретение оформляют без заказа – на основании соглашения об условиях закупки либо вручную из раздела Закупки - Документы закупки (все) - Закупка у поставщика.

Если с поставщиком заключено одно соглашение об условиях закупки, оно подставится в документ автоматически при выборе поставщика. Если соглашений несколько, то нужное выбирают из списка (доступны все незакрытые). И из него заполнятся организация, контрагент, склад, валюта, вид цены поставщика, признак «Цена включает НДС».

Реквизиты шапки и заполнение товаров

В шапке заполняют основные реквизиты: поставщик, контрагент, операция, организация, склад, договор. Табличную часть заполняют поступившими товарами и услугами. Можно заполнить вручную, сканером штрихкодов или по фактически принятому количеству, если склад ордерный и ранее был создан складской ордер.

Списание стоимости на расходы при поступлении

Для номенклатуры с типом «Товар» или «Работа» в строке можно поставить флаг Списать на расходы – тогда стоимость сразу уйдёт в расходы, а на склад товар не поступит. При этом обязательно заполнить подразделение-получатель (ответственный за расход) и статью расходов с аналитикой. Для номенклатуры с типом «Услуга» флаг устанавливается автоматически и недоступен для редактирования. Услуга всегда списывается на расходы без оприходования.

Поступление товаров в 1С УТ 11 на несколько складов

При обычном поступлении товаров в 1С УТ 11 на одну складскую территорию склад указывают в шапке документа. Чтобы в одном документе принимать товар на разные склады, включают опцию НСИ и администрирование - Настройка НСИ и разделов - Закупки - Документы закупок - Поступление товаров на несколько складов. После этого в шапке выбирают не склад, а группу складов, а конкретный склад проставляют в каждой строке табличной части. Предварительно надо объединить склады в группу. Список доступных складов ограничен и составом группы, и правами пользователя на группы доступности складов.

После проведения поступивший товар виден в отчётах: Остатки и доступность товаров (Склад и доставка - Отчёты по складу) покажет обновлённые остатки по складам, а Ведомость по товарам организаций (Финансовый результат и контроллинг - Отчёты по финансовому результату) – отражение прихода в финансовом учёте по организации и складу.

Приём товара в 1С УТ 11.5 на ордерном складе: приходный ордер

При ордерной схеме приём товара в 1С УТ 11.5 разделяется на складскую и учётную части: кладовщик принимает товар и оформляет Приходный ордер на товары, а накладную (поступление) отдельно оформляет менеджер по закупкам. Такая схема нужна, когда важно зафиксировать фактический приём независимо от появления документов поставщика. Последовательность оформления этих документов можно настроить. Накладную можно оформлять как до, так и после приходного ордера, в зависимости от того, что выбрано распоряжением на приёмку.

Распоряжением на создание приходного ордера может быть заказ, накладная (поступление, оформленное не по заказу) или договор с поставщиком. Что именно выступает распоряжением, когда договор не указан, задаётся по ссылке НСИ и администрирование - Настройка разделов - Склад и доставка - Склад - Оформление поступления:

вариант После оформления заказа – приёмка идёт по графику поступления из заказа, накладной ещё нет;
вариант После оформления накладной – приёмку оформляют в разрезе накладных поставщика.

Работают кладовщики в рабочем месте Склад и доставка - Ордерный склад - Приёмка товаров на склад: по распоряжению создают приходный ордер и фиксируют принятое количество.

Затем в накладную это количество переносят командой Заполнить - Подобрать товары по заказам/ордерам (переключатель Все принятые – заполнить по факту приёмки, Все заказанные – по количеству из заказа).

Нужна помощь с настройкой 1С:УТ?

Оставьте заявку на консультацию – разберём вашу задачу и предложим решение.

Получить консультацию

Важный момент ордерной схемы: складской и финансовый учёт разнесены во времени. Пока по поступлению оформлен только приходный ордер, а накладной ещё нет, товар физически лежит на складе и виден в складских остатках (отчёт Остатки и доступность товаров), но в финансовых отчётах организации не отражается – право собственности фиксирует именно накладная (Приобретение), поэтому до её оформления товар не попадёт в Ведомость по товарам организаций, а себестоимость и долг перед поставщиком по нему не сформируются. Найти такие «повисшие» поступления помогает отчёт Контроль оформления документов товародвижения (Склад - Отчёты по складу): он прямо показывает случаи, когда приём оформлен, а накладной нет, и по ссылке ведёт в рабочее место для её оформления.

Доверенность на получение товара в 1С УТ

Если товар получает ваш сотрудник, оформляют Доверенность (унифицированные печатные формы М-2 и М-2а). Функция включается опцией НСИ и администрирование - Настройка НСИ и разделов - Казначейство и взаиморасчёты - Выданные доверенности на получение товарно-материальных ценностей. Доверенность на получение товаров создают в рабочем месте Закупки - Доверенности на получение товаров на основании заказа поставщику (или возврата). Указывают физлицо-получателя, его паспортные данные, должность и срок действия (считается по рабочим дням графика предприятия).

Создаётся доверенность в статусе Не выдана; далее статусы (Выдана, Аннулирована, Использована и т.д.) пересчитываются командой Рассчитать. По списку контролируют просроченные (подсвечиваются красным) и полноту использования – например, отметка Есть поступление товаров (МЦ) означает, что по указанному в доверенности документу приход уже оформлен.

Счёт-фактура при поступлении товаров в 1С УТ

Для регистрации счёта-фактуры поставщика служит документ Счёт-фактура полученный. Его вводят на основании документа поступления – по гиперссылке Зарегистрировать счёт-фактуру прямо в поступлении. Исправления и корректировки оформляют командой Корректировочный/исправительный счёт-фактура. Хранятся счета-фактуры в списках Закупки - Документы закупки (все) и Закупки - Счета-фактуры полученные.

Расхождения при приёме товара в 1С УТ: недостачи и излишки

Если при приёме товара в 1С УТ фактическое количество не совпало с накладной поставщика, расхождения фиксируют документом Акт о расхождениях после поступления. Недостачи можно отнести на расчёты со сторонней организацией (страховой, транспортной) или на прочие расходы, излишки – на прочие доходы. По акту печатают унифицированные формы ТОРГ-1, ТОРГ-2 и ТОРГ-3. Механизм включается опцией НСИ и администрирование - Настройка НСИ и разделов - Закупки - Документы закупок - Акты о расхождениях после приёмки.

Акт создают тремя способами:

Вводом на основании документа поступления (реквизиты подставятся и станут недоступны, таблица заполнится товарами из поступления).
Из списка Закупки - Расхождения при поступлении.
В рабочем месте Накладные к оформлению на закладке Контроль ордеров командой Оформить - Акт о расхождениях.

У акта есть статусы, по которым видно, на каком этапе отработка:

Не согласовано – ставится при создании; расхождения ещё согласуются с поставщиком.
Обеспечивается – нужно обеспечить товар, которого нет в наличии, чтобы отработать расхождение.
Отрабатывается – акт согласован, расхождения отрабатываются (допоставка, возврат, корректировка).

Корректировка поступления товара в 1С УТ

Акт о расхождениях фиксирует несоответствие в момент приёмки. Если же ошибку или расхождение нашли уже после того, как поступление проведено, применяют документ Корректировка приобретения – он меняет количественные и стоимостные параметры оформленной закупки без физического движения товара (товар не пересекает границу склада). Включается опцией НСИ и администрирование - Настройка НСИ и разделов - Закупки - Заказы поставщикам - Корректировки приобретений.

Повод бывает с обеих сторон: поставщик нашёл ошибку в своих документах либо со стороны компании при приёмке выявили недостачу или излишек. Документ создают вводом на основании «Приобретения товаров и услуг» или вручную из рабочего места Закупки - Документы закупки (все); повторную корректировку вводят на основании того же поступления, и она учитывает предыдущую.

Вид корректировки определяет тип счёта-фактуры:

Исправление ошибок – правят техническую ошибку в первичных документах; регистрируется исправительный счёт-фактура.
Корректировка по согласованию сторон – изменение согласовано с поставщиком (например, пересмотр цены); регистрируется корректировочный счёт-фактура.

На закладке «Товары (после корректировки)» список подтягивается из документа-основания; по строкам можно изменить количество, цену, сумму и НДС или добавить новую позицию. Счёт-фактуру регистрируют по гиперссылке «Зарегистрировать счёт-фактуру» – исправительный или корректировочный подставится автоматически по виду корректировки.

Допустимое отклонение при приёме мерных товаров в 1С УТ

Для весовых и подобных товаров фактическое количество почти никогда не совпадает с заказом. Чтобы не плодить расхождения на копеечные отклонения, задают допустимое отклонение: НСИ и администрирование - Настройка НСИ и разделов - Номенклатура - Единицы измерения - Допустимое отклонение отгрузки и приёмки мерных товаров. Работает только для номенклатуры, чья единица хранения имеет тип измеряемой величины Вес, Объём, Длина или Площадь.

В пределах отклонения приход проводится как есть. Заказ на 100 кг: приняли 105 кг – накладная проводится на 105, заказ считается исполненным; приняли 99 кг – накладная проводится на 99, недопоставленные килограммы не встают распоряжением на допоставку и не «висят» в рабочих местах приёмки. Если излишек больше допуска, лишнее помечается строкой сверх заказа. Расхождения в пределах допуска убирает Помощник закрытия заказа либо регламентное задание Корректировка строк заказов мерных товаров (включается опцией «Использовать автоматическое закрытие строк заказов мерных товаров»); отменённые строки получают предопределённую причину «Отклонение при приёмке мерных товаров».

Контроль качества при приёме товара в 1С УТ

Если поступивший товар нужно проверить до продажи, включают входной контроль качества: НСИ и администрирование - Настройка НСИ и разделов - Склад и доставка - Контроль качества товаров. Партия блокируется для дальнейшего использования при одновременном выполнении трёх условий:

в карточке номенклатуры стоит флаг Контроль качества поступившего товара (с указанием срока контроля в днях);
в карточке склада стоит флаг Контроль качества при поступлении товара;
в договоре закупки не установлен флаг «Качество товаров гарантировано поставщиком».

Заблокированный остаток появляется в момент отражения в складском учёте: на неордерном складе – накладной (поступлением), на ордерном – приходным ордером. Контроль ведётся в разрезе партий поступления – это отделяет непроверенный товар от проверенного. По накладной оформляют Заявку на контроль качества (управлять процессом: сроки, отказ от контроля) и Акт контроля качества (зафиксировать результат – разблокировать годный товар или отработать брак). Рабочее место – Склад и доставка - Контроль качества товаров - Товары на контроле качества.

Поступление в 1С УТ 11.5: товары в пути и неотфактурованные поставки

Отдельный случай – когда товар и документы приходят не одновременно. Для этого есть раздельная закупка двумя документами (опции Закупки - Документы закупок - Товары в пути и Неотфактурованные поставки). Схема задаётся в договоре с поставщиком на закладке «Расчёты и оформление», и договор здесь обязателен:

Товары в пути – право собственности перешло, товар ещё едет: сначала оформляют Приобретение товаров и услуг (переход права собственности), потом Поступление товаров на склад (фактический приход);
Неотфактурованные поставки – товар уже на складе, документов ещё нет: сначала Поступление товаров на склад, потом Приобретение товаров и услуг (фактуровка и переход права собственности).

Оба сценария ведут через рабочее место Накладные к оформлению (закладка К оформлению поступления), где собраны распоряжения, по которым нужно оформить поступление на склад, а по факту прихода – приобретение.

Если при оформлении поступления возникают сложности – товар не попадает на нужный склад, расходятся фактическое и отраженное в документах количество, неясно, какую схему приёмки использовать или как правильно настроить ордерный склад, – специалисты Корада Консалтинг помогут проверить настройки и выстроить процесс закупок и приёмки в 1С:УТ под задачи вашей компании. Оставьте заявку на консультацию по кнопке ниже, и мы свяжемся с вами.