В материале разберём, как списывать материалы в 1С УНФ: какими документами это делается и под какую задачу подходит каждый из них, по какой цене материал уходит при списании. Все примеры показаны на УНФ 3.0 последнего релиза, на дату написания статьи. УНФ уже требует платформы «1С:Предприятие» 8.5, скриншоты сделаны на этой платформе в интерфейсе «Такси».
Какие настройки включить в 1С УНФ перед списанием материалов
Прежде чем разбирать документы, необходимо заглянуть в настройки. В 1С УНФ работает общий принцип настроек в 1С: функциональность сначала включается опцией, а после этого в программе появляется связанный с ней раздел или документ. Это относится и к списанию материалов в 1С УНФ: часть документов и сценариев появляется только после включения нужных возможностей.
Для активации необходимой пройти по пути: «Несколько складов» (Настройки → Ещё больше возможностей → Склад).
Она открывает документ «Перемещение запасов», через который материалы списывают на расходы и передают между складами и подразделениями. Пока опция выключена, этого документа в программе нет, и часть путей списания оказывается недоступна.
Документы «Списание запасов» и «Распределение затрат» работают и в базовой настройке, но повседневная работа с материалами – перемещения, передача в производство, списание на внутренние нужды – держится на включённом многоскладском учёте.
Если в базе нужного документа не видно, необходимо первым делом проверить опции в настройках.
Какими документами списывать материалы в 1С УНФ
Единого документа «списать материал» в УНФ нет. Поэтому ответ на вопрос, как списать материалы в 1С УНФ, зависит от того, куда должна уйти стоимость и с чем связан расход. Под разные ситуации в программе предусмотрены разные документы:
- Если материал расходуется на нужды компании и не привязан к конкретной продукции – хозяйственные товары, расходники, инвентарь, – его списывают документом «Перемещение запасов» с видом операции «Списание на расходы».
- Если речь о недостаче, порче или произвольном списании по результатам инвентаризации, подходит складской акт «Списание запасов».
- Когда материалы нужно отнести на себестоимость выпущенной продукции вручную, используют «Распределение затрат».
- А материалы, которые идут в состав изделия, списываются на себестоимость прямо в документе «Производство» на вкладке «Материалы» – это отдельная большая тема, и здесь мы её только обозначаем.
В следующих разделах разберём каждый документ по порядку.
Как в 1С УНФ списать материалы на расходы через Перемещение запасов
Документ «Перемещение запасов» в первую очередь переносит запасы между местами хранения, но у него есть вид операции «Списание на расходы». Вид операции выбирается в шапке документа. Помимо «Перемещения» там доступны «Списание на расходы», «Передача в эксплуатацию» и «Возврат из эксплуатации».
Чтобы списать материалы на расходы в 1С УНФ, в шапке указывается склад-отправитель, с которого уходит материал, счёт затрат, на которые относится его стоимость. В табличной части перечисляются материалы и количество. Этот способ оптимален, когда нужно понять, как в УНФ списать материалы на расходы, не привязанные к конкретной продукции: канцелярию, хозяйственные товары, материалы на собственные нужды подразделения.
Для документа предусмотрены печатные формы «Акт о списании товаров» и «ТОРГ-16»; в настройках печати можно включить вывод цены и суммы списываемых материалов.
Эти формы пригодятся, когда списание нужно подтвердить первичным документом с подписями комиссии.
Документ Списание запасов в 1С УНФ: списание недостач и порчи
«Списание запасов» – складской акт, которым материалы снимают с учёта при недостаче, порче или произвольном списании. Этот вариант подходит не для производства, а для ситуаций, когда нужно списать материалы в УНФ по факту выбытия со склада.
Документ можно создать как самостоятельный (раздел «Склад» → «Списание»), а можно – на основании «Инвентаризации запасов» или «Расходного ордера»: тогда табличная часть заполнится автоматически по выявленным недостачам.
В шапке заполняется «Корреспонденция» – счёт учёта, на который относятся расходы от выбытия; обычно это счёт с типом «Прочие расходы» или «Прочие оборотные активы». Дальше указывается склад или подразделение, откуда уходят запасы, а в табличной части – сами материалы с количеством.
На счетах учёта стоит остановиться отдельно:
- По умолчанию в документах списания подставляется предопределённый счёт прочих расходов, и в отчётах разные причины объединяются в одну строку.
- Если в плане счетов завести отдельные счета под брак, порчу, недостачу и прочее и подставлять их в корреспонденцию при списании, то в отчётах станет видно, по какой причине ушёл материал. Аналогично и с Перемещением запасов (списание на расходы), только там реквизит так и называется «Счёт затрат».
При списании может потребоваться первичка – «Акт о списании товаров» или «ТОРГ-16». Состав комиссии заполняется по ссылке «Подписи и другие реквизиты», после чего формы выводятся на печать.
1С УНФ: цена в списании материалов и фактическая себестоимость
Частый вопрос при списании – какая цена в списании материалов в 1С УНФ используется. В УНФ списание всегда идёт по фактической себестоимости запаса, а цена в печатной форме к этой сумме отношения не имеет.
«Цена для печати» – отдельный реквизит, влияющий только на печатный документ. Она подставляется из вида цен списания, заданного в карточке склада (раздел «Компания» → «Склады и магазины»). Если вид цен не указан, в печать попадает розничная цена. На проводки и на себестоимость списания эта цена не влияет.
Сама фактическая себестоимость считается по способу списания, который задаётся в карточке номенклатуры на вкладке «Учёт». Это метод оценки стоимости запасов при списании со склада – при продаже, перемещении и прочих операциях. По умолчанию он заполняется из категории, как и другие учётные настройки. Доступны два варианта – «По средней» и «По ФИФО».
Проверить, по какой сумме реально списался материал, помогает отчёт по движениям документа: из проведённого списания он открывается через «Ещё» → «Отчёт по движениям». В нём виден расход по регистрам и фактическая сумма списания – она равна себестоимости запаса, а цена для печати в проводки не попадает.
Как в УНФ списать материалы в производство
Чтобы разобраться, как в УНФ списать материалы в производство, стоит отделить этот сценарий от обычного списания на расходы. Стоимость материала при таком списании становится частью себестоимости готовой продукции.
Сначала материалы передают со склада в производственное подразделение документом «Перемещение запасов» с операцией «Перемещение». Затем, при отражении выпуска, они списываются на изделие.
Подбор происходит на вкладке «Материалы» документа «Производство»: автоматически по спецификации или вручную.
Эта цепочка – отдельная большая тема со своей спецификой: спецификации, незавершённое производство, распределение затрат по этапам.
В рамках этого материала мы её только обозначаем, но полный разбор нуждается в отдельной статье.
Разница при списании принципиальная: расход на нужды компании уходит на расходы периода, а материал в производстве – в себестоимость продукции.
Распределение материальных затрат на себестоимость продукции в 1С УНФ
Но один документ из раздела «Производство» мы всё же посмотрим подробнее. Когда материалы уже израсходованы на выпуск, но отнести их в себестоимость нужно вручную – например, общие материалы, которые шли сразу на несколько изделий или какой-то материал тратился в течение периода выпуска продукции – используют документ «Распределение затрат».
Он отражает распределение прямых материальных и нематериальных затрат на продукцию за выбранный период: смену, неделю, месяц.
В шапке задаются Организация, Подразделение и период. На закладке «Продукция» по кнопке «Заполнить по выпуску» в документ попадают изделия, выпущенные подразделением за этот период.
На закладке «Запасы» перечисляются израсходованные материалы в левой таблице, а правая таблица распределяет эти материалы на продукцию по нормативам или по количеству.
После проведения стоимость материалов ложится в себестоимость указанной продукции. Итоги распределения программа показывает внизу формы – сколько запасов и затрат распределено.
Как правило, именно с этим документом связана частая ошибка в выборе пути списания.
Случай из практики:
К нам обратился клиент с жалобой на заниженной отражение себестоимости продукции в отчётах. В отдельные месяцы выпуск показывается вообще почти без затрат.
При разборе базы оказалось, что материалы, реально потраченные на изделия, списывали документом «Перемещением запасов (списание на расходы)» и счёт затрат указывали с типом Расходы, распределяемые на финансовый результат.
Возможно, по ошибке, возможно, по незнанию. Стоимость уходила в расходы периода мимо себестоимости продукции – выпуск выглядел дешевле, чем был на самом деле, а прибыль по заказам искажалась.
Исправить необходимо было задним числом: была отменена часть списаний, материалы отнесены на себестоимость «Распределением затрат». И, конечно, понадобилось перепроводить ряд связанных документов.
Контроль остатков и закрытие месяца при списании материалов
Списание материалов связано с двумя механизмами, без которых себестоимость в отчётах может отражаться некорректно:
- Контроль остатков. Если материал списан раньше, чем оприходован (документы пришли не по порядку), в отчётах появляются отрицательные остатки, а себестоимость считается некорректно. Чтобы программа блокировала списание «в минус», в настройках включают контроль остатков – тогда провести списание при нехватке запаса не выйдет, и расхождения не накопятся.
- Закрытие месяца. Фактическая себестоимость списаний рассчитывается не в момент проведения документа, а при закрытии месяца: программа пересчитывает стоимость партий, распределяет затраты и корректирует суммы. Пока месяц не закрыт, себестоимость выпуска и списаний может показываться нулевой или приблизительной, так как расчёт ещё не завершён.
Случай из практики:
К нам обратился клиент, с запросом на то, что в отчёте «Доходы и расходы» все списания сходятся в одну строку «Прочие расходы», и непонятно, что ушло в брак, что в порчу, а что в недостачу.
Причина связана с тем, что все списания шли на один типовой счёт без отдельных счетов и статей затрат.
Для исправления ситуации были заведены отдельные счета под причины списания – отчёт стал информативным.
Где проверить списание материалов в УНФ: движения документа и отчёты
После того как материалы списаны, важно проверить результат операции. В УНФ есть несколько отчётов, по которым видно, как прошло списание материалов и на что оно повлияло.
- Отчёт по движениям документа показывает, по каким регистрам и на какую сумму прошло конкретное списание, – быстрый способ проверить себестоимость и счёт расхода по конкретному документу.
- «План-фактный анализ себестоимости выпуска» сравнивает плановые и фактические затраты на продукцию и помогает оценить потери и перерасход материалов.
- Отчёт «Доходы и расходы» показывает, как списания на расходы повлияли на финансовый результат за период – и здесь окупается настройка дополнительных счетов, о которой шла речь выше.
Списание материалов в 1С УНФ: краткое резюме
Списание материалов в 1С УНФ опирается на несколько документов под разные задачи, и большая часть сложностей сводится к правильному выбору на входе.
Документ выбирают под цель:
- «Перемещение запасов» с операцией «Списание на расходы» – для материалов на нужды компании;
- «Списание запасов» – для недостач и порчи;
- «Распределение затрат» – для отнесения материалов на себестоимость продукции и так далее.
Разобраться, как списывать материалы в УНФ и каким документом оформлять каждую ситуацию по силам любому пользователю. Главное – понять принцип. Сложнее – выстроить схему списаний и счетов так, чтобы себестоимость и отчёты были информативными и достоверным, отражали вашу модель учёта.
Если на старте есть сомнения, как создать счета и какие документы использовать под ваши задачи и модель – эксперты Корада Консалтинг готовы прийти на помощь. Оставьте заявку по кнопке ниже, и наш эксперт свяжется с вами.