Спецификации задаются для каждого вида продукции и отражают разные способы её изготовления. У одного товара может быть несколько спецификаций – например, разные варианты, технологии изготовления или версии под несколько характеристик.
Хранятся все спецификации в одноимённом справочнике, доступном в разделе Производство → Справочники → Спецификации. Открыть спецификации конкретного товара можно и быстрее – прямо из карточки номенклатуры по ссылке «Спецификации» на командной панели.
На основе спецификаций программа считает потребность в материалах под заказы, плановую себестоимость продукции, заполняет состав производственных документов и сдельных нарядов. Поэтому в 1С УНФ связка производство – спецификации важна не только для технолога, но и для управленческого учёта.
Также это базовая модель, на которой держится весь производственный учёт в УНФ. Когда спецификации заполнены, документы заполняются по кнопке.
Задать спецификации можно только для номенклатуры с типом «Запас» или «Работа». Для услуг, операций, видов работ и подарочных сертификатов спецификация недоступна. Если товар по ошибке завели не тем типом и по нему пошли движения, тип уже не изменить – и значит, спецификацию для него тоже не назначить.
Какие настройки включить в 1С УНФ перед созданием спецификаций
Перед тем как создавать спецификации в 1С УНФ, нужно проверить опции. Большая часть производственного функционала в УНФ скрыта за настройками. Если в настройках не включены нужные флажки, в карточке спецификации не будет ряда вкладок и колонок, а раздел Производство в главном меню может быть и вовсе недоступен.
Основные опции расположены в одном месте:
Настройки → Ещё больше возможностей → Производство.
Здесь четыре флажка, которые напрямую влияют на работу со спецификациями:
- «Планирование и учёт производственной деятельности» включает сам раздел Производство – без него ни спецификаций, ни заказов на производство в меню не появится.
- «Технологические операции» открывают вкладку Операции в спецификации и позволяют включать в состав не только материалы, но и операции с нормами времени.
- «Использовать параметрические спецификации» – для случаев, когда состав и количество материалов рассчитываются по формулам в зависимости от параметров изделия.
- «Использовать производство в несколько этапов» добавляет в карточку спецификации поле «Вид производства» и колонку «Этапы» в таблицах состава и операций.
Состав включённых опций имеет смысл определить до начала учёта и подойти к выбору взвешенно:
- Включить всё разом – система получает лишние реквизиты, которые никто не заполняет и которые усложняют документы.
- Не включить почти ничего – функционала не хватает уже на первой задаче.
- Постепенное включение в ответ на потребности кажется оптимальным вариантом. Однако спецификации и документы, заведённые до включения опции, остаются без заполненных данных в новых реквизитах, и заполнять их по прошлому периоду приходится вручную.
Как создать спецификацию в 1С УНФ: структура карточки
Разберёмся, как создать спецификацию в 1С УНФ. Сделать это можно двумя путями:
- Первый: из общего справочника Спецификации кнопкой «Создать» или из карточки номенклатуры (вкладка Спецификации).
- Второй способ. Оптимален, когда товар уже известен: программа сразу подставит его в поле «Продукция».
После создания карточки спецификации в 1С УНФ в шапке заполняется несколько ключевых полей:
- Продукция – товар или работа, для которой составляется спецификация (выбор из номенклатуры с типом «Запас» или «Работа»).
- Характеристика – указывается, когда спецификация описывает изготовление конкретного варианта изделия по характеристике, а не общую для всех.
- Наименование – название самой спецификации, удобное для поиска в списке.
- Вид производства – заполняется только при включённой опции многоэтапного производства и определяет порядок этапов.
- Признак «Недействительна» – отметка устаревших и неиспользующихся спецификаций, чтобы они не подставлялись в документы.
Под шапкой расположены две основные закладки: «Состав» – список материалов, полуфабрикатов и услуг, которые идут в производство, и «Операции» – список технологических операций, которые надо выполнить для получения продукции.
Это два независимых описания одного производственного процесса: что расходуется и что делается.
Когда в настройках включено многоэтапное производство и в спецификации указан Вид производства, в таблицах состава и операций появляется дополнительная колонка «Этапы».
Для каждой строки указывается, на каком этапе используется материал или выполняется операция. Это нужно, когда продукция реально проходит несколько шагов в разные дни или в разных подразделениях, и важно отличать, что относится к раскрою, а что – к сборке или финишу.
В шапке карточки есть переключатель «Стандартная / Расширяемая».
- Стандартный режим – обычная спецификация, заполняемая руками или по правилам параметрической.
- Расширяемая – особый режим, при котором состав может заполняться через внешнее расширение, разработанное техническим специалистом. Инструмент для нестандартных интеграций (например, подтягивание состава из внешней системы конструирования), а не для повседневной работы. Большинству пользователей он не нужен – в подавляющем большинстве случаев работают со стандартным режимом.
Состав спецификации в 1С УНФ: материал, сборка, узел и расход
Закладка «Состав» заполняется номенклатурой с типом «Запас» или «Услуга», и для каждой строки выбирается её тип. От типа зависит, как позиция списывается при производстве и как программа считает плановую себестоимость. Поэтому состав спецификации в 1С УНФ рекомендуется детально продумывать до запуска регулярного выпуска. Всего типов четыре:
- Материал. Закупаемый запас, который списывается напрямую при производстве продукции. Самый простой и частый случай. Сюда же попадает любое сырьё, поступающее извне.
- Сборка. Выбирается, если позиция является полуфабрикатом и получается в результате процесса производства. Что-то, что мы сами производим внутри компании на каком-то промежуточном этапе. Если эта позиция, в свою очередь, производится по своей спецификации, её нужно указать в той же строке, в колонке «Спецификация».
Программа в этом случае сумеет «раскрутить» состав в глубину: вы запускаете производство финального продукта, а программа понимает, что для него нужно сначала собрать полуфабрикат, и для него нужны такие-то материалы.
- Узел. «Несуществующий» набор из номенклатурных позиций. Классический пример из документации – узел «Упаковка», состоящий из картона и скотча. Сама «упаковка» как отдельная позиция в справочнике не нужна и нигде не хранится; этот способ помогает удобно сгруппировать материалы, которые всегда идут вместе. Когда документ производства заполняется по спецификации, узел автоматически разворачивается до вложенных материалов – программа списывает картон и скотч.
- Расход. Номенклатура с типом «Услуга». В качестве расхода может выступать работа подрядчика или переработчика: вырубка, окраска, гальваника, любая сторонняя обработка. Цена указанной услуги добавляется к стоимости продукции при расчёте плановой себестоимости. Расход учитывается в отчётах «Нормативный состав изделия», «План-фактный анализ себестоимости выпуска» и в калькуляции заказа.
Сборку и Узел путают чаще всего. Разница простая: сборка реально существует как позиция справочника и может храниться на складе как полуфабрикат, у неё есть остатки, цена, история движений. Узел – виртуальный группировщик, его на складе нет, и в карточке номенклатуры его не заведёшь.
Если завод производит партию полуфабрикатных деталей, которые потом идут в разные изделия, – это «Сборка». Если несколько материалов всегда расходуются вместе и нет смысла плодить промежуточную карточку – это «Узел».
Доля стоимости спецификации в 1С УНФ: сборка и разборка
В большинстве случаев производство – это сборка: из нескольких материалов получается один продукт. Но УНФ умеет работать и в обратную сторону: из одного исходного материала получается несколько разных продуктов. Эта операция называется разборкой.
Операция Сборка или Разборка указывается в шапке. Для сборки на закладке «Продукция» указывается итоговое изделие, а на закладке «Состав» – материалы, из которых оно делается. Для разборки логика обратная: на закладке «Продукция» указывается тот материал, который мы разбираем (исходник), а на закладке «Состав» – то, что получается в результате разборки.
Здесь становится важна колонка «Доля стоимости», на которую не обращают внимания при сборке, так как там она часто равна единице. Доля стоимости спецификации в 1С УНФ особенно важна именно при разборке, когда один исходный материал превращается в несколько продуктов. Так как доля стоимости показывает, какая часть исходной цены приходится на каждый получаемый продукт.
Поясним на примере:
Допустим, у нас есть металлический лист стоимостью 1 000 рублей, и мы разрезаем его на каркас и крышку. В спецификации создаём строку «каркас» с долей стоимости 0,3 – на его себестоимость относится 300 рублей. Оставшиеся 700 рублей уходят на крышку с долей 0,7. Сумма долей по всем продуктам разборки даёт единицу. Стоимость одного исходника разложилась между двумя получаемыми позициями, и каждая теперь имеет корректную плановую себестоимость для дальнейшего учёта.
От этого параметра зависит, насколько правильно посчитается себестоимость каждого продукта разборки, а значит – и прибыльность продажи. Правила распределения доли стоимости зависят от отрасли и конкретного производства. В одних случаях логично делить по массе, в других – по площади, в третьих – по рыночной цене получаемых продуктов. Эту настройку обычно делают вместе со специалистом, который по опыту знает, как это устроено в похожих компаниях.
Случай из практики:
К нам обратился клиент-переработчик с вопросом, почему по отчётам один продукт разборки стабильно убыточен, а второй даёт неправдоподобно высокую маржу. Производство у него устроено именно как разборка – одно исходное сырьё распускается на несколько продуктов разной ценности.
В спецификациях доли стоимости были проставлены «на глаз», примерно поровну, хотя рыночные цены продуктов отличались в разы. В результате на дешёвый продукт легла завышенная часть себестоимости исходника, а на дорогой – заниженная, и вся картина рентабельности оказалась искажённой.
Чтобы это исправить, доли пересчитали по рыночной цене продуктов и перепровели документы – но искажённая себестоимость к тому моменту уже перетекла в отчёты за закрытые периоды, и переоценить её задним числом стало слишком трудозатратно.
Как загрузить в УНФ спецификацию из Excel
Заполнять состав спецификации с большим количеством строк вручную – занятие медленное и чреватое ошибками, поэтому вопрос, как загрузить в УНФ спецификацию, возникает часто.
В УНФ есть штатный механизм загрузки табличной части из Excel, и он закрывает большинство сценариев, когда состав уже описан в стороннем файле – у конструктора, в выгрузке из САПР, в технологической карте. Это самый простой ответ на вопрос, как загрузить в УНФ спецификацию без ручного переноса каждой строки.
Механизм загружает табличную часть одной спецификации, а не несколько спецификаций сразу. Этот механизм типовой: точно такая же кнопка работает в табличных частях заказов покупателей и поставщикам, приходных и расходных накладных, в справочниках Номенклатура и Контрагенты, в загрузке цен и остатков.
Запускается загрузка кнопкой с иконкой Excel над таблицей состава или через меню «Ещё». Программа открывает мастер, в первом окне которого выбирается источник данных: либо заранее заполненный файл (поддерживаются xlsx, mxl, csv), либо самостоятельное заполнение таблицы – что на практике означает копирование данных из произвольного Excel через буфер обмена. В этом же окне доступны примеры файлов – xlsx, mxl и csv – на которые можно ориентироваться по структуре колонок.
Дальше открывается окно сопоставления колонок. Для каждой колонки исходного файла программа просит указать, какому полю справочника она соответствует.
Например, в первой колонке файла идёт код товара – выбираем поле «Код» в группе «Номенклатура». Во второй идёт количество – выбираем поле «Количество». И так далее по всем нужным колонкам. Колонки, которые в спецификацию не идут, помечаются как «Не загружать».
Поиск номенклатуры в справочнике работает по одному реквизиту или по нескольким: программа умеет искать по наименованию для печати, наименованию, штрихкоду, коду, артикулу. То же самое для характеристик. Если в вашем файле позиции опознаются, к примеру, артикулом, а не наименованием, проблемы нет – главное правильно указать в сопоставлении, что вот эта колонка содержит именно артикул.
Тут же, в окне сопоставления, настраивается поиск. Доступно два режима: «До первого совпадения» и «До совпадения всех полей».
- При первом программа ищет позицию по любому из включённых полей и останавливается на первой найденной.
- При втором – все указанные поля должны совпасть одновременно, и только тогда позиция считается найденной. Под этим списком – флажки, какие именно поля включать в поиск: артикул, код, штрихкод, наименование, наименование для печати, плюс варианты «по левой части наименования» и поиск по дополнительному реквизиту.
Выбор режима зависит от того, насколько вы доверяете данным в файле. Если в файле есть штрихкоды и они уникальные, то можно поставить «До первого совпадения» по штрихкоду и программа всё найдёт. Если же позиции опознаются только сочетанием «наименование + артикул», и наименований-дублей много, имеет смысл включить «До совпадения всех полей», чтобы минимизировать возможные ошибки поиска.
После настройки сопоставления и поиска программа делает предварительный анализ и показывает результат до фактической загрузки. На итоговом экране видно: получено X строк, сопоставлено Y, будет создано Z, невозможно загрузить W. Эти счётчики кликабельны – можно посмотреть, какие именно строки сопоставились, какие будут созданы как новые, какие не загрузятся вовсе.
На этом же экране – несколько важных переключателей:
«Создавать новые элементы, если полученные данные не сопоставлены» – если позиция из файла не нашлась в справочнике, программа её заведёт.
«Обновлять сопоставленные элементы полученными данными» – у найденных позиций обновятся реквизиты из файла. Поле «Группа» определяет, в какую группу справочника складывать создаваемые позиции.
Переключатель «Характеристики загружать в: Номенклатуру / Категорию» – указывает, на каком уровне создавать характеристики, если они тоже приходят из файла.
К настройке поиска и режимам нужно отнестись внимательно – если загрузили ошибочные данные, чистить справочник придётся вручную, по одной позиции.
Когда режим поставлен «До совпадения всех полей» и не снята галка «Создавать новые элементы, если полученные данные не сопоставлены», но в файле нет, скажем, артикула – программа не найдёт ни одной существующей позиции и создаст всё заново как новые карточки – в результате справочник дублируется.
Когда же режим «До первого совпадения» и в поиск включены наименования, по которым в базе много похожих позиций, программа подставит первую попавшуюся – и состав спецификации окажется собран из неправильных товаров. Поэтому предварительно тестировать загрузку лучше на копии базы.
Параметрические спецификации в 1С УНФ: формулы, условия и сопоставления
До этого момента речь шла о спецификациях с фиксированным составом: один товар – один заранее известный набор материалов и операций. Но некоторые производства работают иначе: каждое изделие изготавливается под параметры конкретного заказа. Окно нужного размера, диван нужной обивки, столешница нужной длины – состав и количество материалов зависят от того, что клиент уточнил при заказе. Создавать отдельную обычную спецификацию под каждый возможный размер нереально. Для таких случаев используются параметрические спецификации в 1С УНФ: они позволяют рассчитывать состав изделия по параметрам конкретного заказа.
Включаются они опцией «Использовать параметрические спецификации» в Настройки → Ещё больше возможностей → Производство.
После включения в карточке спецификации появляется возможность задавать не фиксированные значения, а формулы и правила, по которым программа автоматически посчитает состав и количество в момент создания заказа. Таким образом параметрическая спецификация в 1С УНФ заменяет десятки обычных спецификаций под разные размеры, материалы или комплектации.
Внутри параметрических спецификаций работают три механизма управления составом, они решают разные задачи.
Первый механизм – арифметические формулы для количества. В колонке «Количество» вместо числа указывается формула, которая использует параметры изделия. Формулы задаются в конструкторе, в них доступны данные из документов «Заказ покупателя» и «Заказ на производство», реквизиты справочника номенклатуры и характеристик, арифметические операторы. Через формулы программа считает, сколько уйдёт материала в зависимости от размеров.
Второй механизм – условные операторы для управления составом. В конструкторе доступны логические конструкции «Если…Иначе…КонецЕсли» и операторы сравнения. Это позволяет делать так, чтобы при одних параметрах в состав попадала одна позиция, при других – другая или вообще ничего. Например, при разной высоте окна в состав попадают разные комплектующие. Механизм управляет не количеством, а самим набором позиций – один и тот же товар при разных параметрах может собираться из разных материалов.
Третий механизм – сопоставление параметрам. Это альтернатива формулам для случаев, когда вариантов много, но они дискретные: цвета, размеры из каталога, типы фурнитуры. Вместо формулы задаётся таблица соответствий: цвет белый – краска «Стандарт белый», цвет серый – краска «Стандарт серый», цвет коричневый – краска «Экзотика коричневый». При расчёте программа сама подбирает нужную позицию по выбранному параметру. Технически проще формул и удобнее, когда сопоставлений десятки.
Сама итоговая спецификация под конкретный заказ рассчитывается в документе «Заказ покупателя» или «Заказ на производство». Параметры изделия пользователь задаёт прямо в заказе, программа применяет формулы и сопоставления параметрической, и в результате получается обычная спецификация с конкретными числами и позициями.
Она сохраняется с привязкой к этому заказу, и в её карточке появляется поле «Базовая спецификация» со ссылкой на исходную параметрическую. Базовая параметрическая остаётся неприкосновенной, расчётные итоги хранятся отдельно для каждого заказа.
Если в калькуляции заказа пользователь руками изменит состав уже рассчитанной спецификации (добавит позицию, поменяет количество), программа создаст новую спецификацию под этот конкретный заказ – доступную только для него и нигде больше. Индивидуальная правка под клиента не влияет на остальные заказы и на саму базовую параметрическую.
Параметрическая спецификация – это, по сути, маленькая программа. Формулы могут быть громоздкими, логика ветвистой, особенно если изделие сложное и параметров много. Расчёт легко может работать технически (программа не выдаёт ошибку), но давать неправильный результат на сочетаниях параметров, которые автор формулы не предусмотрел.
Пример из практики:
У клиента, который делал изделия под размер заказа, параметрическая работала месяцами без нареканий. Формулу расхода материала проверили на ходовых габаритах, результат сходился с нормами – и про неё забыли.
Проблема проявилась на нетиповом заказе с размером, существенно выходящим за пределы обычного диапазона: на стыке двух условий формула посчитала расход с потерей на подрезку неверно, и в заказ ушло заметно меньше материала, чем требовалось. Программа при этом не выдавала ошибки – арифметически выражение оставалось корректным. Заметили проблему уже в цеху, когда материала не хватило.
В итоге исправлял не саму формулу как таковую, а недостающую ветку логики, которую автор просто не закладывал на такие размеры. После этого договорились, что любую новую формулу прогоняют не только на типовых значениях, но и на минимуме с максимумом.
Проектирование параметрических спецификаций под сложные изделия – это ответственная работа. На простых задачах (один-два параметра, прямая зависимость) пользователь справится сам, через конструктор. На сложных (мебель с десятками вариантов, окна с фурнитурой и стеклопакетами, изделия из камня под замер) формулы, как правило, пишут совместно со специалистом, а потом тщательно тестируют на крайних значениях параметров.
Основная спецификация в 1С УНФ и работа со списком
У одного товара в 1С УНФ может быть несколько спецификаций – разные технологии изготовления, разные варианты под характеристики, исторические версии. Чтобы программа «знала», какую из них подставлять в документы по умолчанию, одну из спецификаций отмечают как основную – кнопкой «Использовать как основную» в списке спецификаций товара. При выборе этого товара в заказ или производственный документ программа автоматически подставит именно основную.
Когда у товара есть характеристики (цвет, размер, материал), основную спецификацию можно задать отдельно для каждой характеристики. Для красной модели изделия по умолчанию подставится одна спецификация, для синей – другая. Удобно, когда характеристики влияют на состав, а заводить параметрическую избыточно для простой ситуации.
Список спецификаций – отдельное рабочее место со своими удобствами. В правой панели есть фильтры: по продукции, категории, материалу или операции, виду производства, этапу.
Особенно полезен фильтр «Материал/операция»: он позволяет найти все спецификации, в составе которых используется конкретный материал или конкретная операция. Часто он нужен, когда меняется поставщик или цена на какой-то материал – можно быстро увидеть, в каких рецептах он участвует, и оценить, на какую продукцию это повлияет.
В правой панели есть и переключатель отображения: «Отображать спецификации заказов». Он помогает быстро отделить общие спецификации от вариантов под конкретные заказы.
Как спецификация в 1С УНФ используется в производственных документах
Спецификация в УНФ – это основа для целой цепочки производственных операций. В Заказе на производство кнопка «Заполнить по спецификации» работает на двух закладках сразу – «Материалы» и «Операции».
Программа берёт спецификацию выбранной продукции, умножает количества на количество единиц в заказе и подставляет всё в табличные части. Таким образом спецификации в 1С УНФ связывают плановый состав изделия с фактическими производственными документами. Это сводит получасовое ручное оформление производственного заказа в одно нажатие.
- В документе «Производство», которым регистрируется факт выпуска, автоматическое заполнение материалов работает так же – по спецификации выпускаемой продукции. Программа использует спецификацию для распределения материалов на конкретные позиции продукции, когда выпуск идёт сразу для нескольких разных изделий.
- В Сдельном наряде операции из спецификации попадают в строки документа с указанием количества – основа для начисления сдельной зарплаты исполнителям. Без спецификации сдельные операции пришлось бы заносить вручную.
- В отчёте «Нормативный состав изделия» спецификация раскрывается развёрнуто: видны все материалы (включая раскрытые узлы и вложенные сборки), все операции с нормами времени, и расчётная плановая себестоимость по выбранному виду цен. Самый удобный отчёт для проверки того, что спецификация заполнена корректно.
- В калькуляции Заказа покупателя – расчёт плановой себестоимости и формирование цены продажи; для параметрических спецификаций именно здесь идёт пересчёт по формулам.
- В Отчёте о переработке (для давальческого сырья) у каждой позиции продукции, передаваемой давальцу, указывается спецификация, по которой эта продукция изготовлена.
Без корректно заполненной спецификации все эти документы и отчёты либо не заполняются автоматически, либо требуют ручного ввода каждой строки. Спецификация избавляет сотрудников от постоянного ручного заполнения состава изделия, ускоряет работу.
Спецификации в 1С УНФ: краткое резюме
Набор включённых опций производства определяет, какие справочники, документы, колонки и вкладки появятся в программе.
Тип производства (сборка или разборка) определяет, в какую сторону читать карточку и как настраивать долю стоимости.
Доля стоимости при разборке задаёт корректность плановой себестоимости каждого продукта.
Загрузка из Excel – типовой инструмент для быстрого заполнения базы данными.
Параметрические спецификации – отдельный справочник, в котором простые случаи закрываются конструктором, а сложные требуют комплексной работы специалистов и тщательного тестирования.
Общая логика здесь та же, что и в любой работе со справочниками УНФ: разобраться в простой задаче может любой пользователь, а спроектировать архитектуру под конкретное производство – задача, в которой опыт внедрения экономит время и избавляет от ошибок.
Простую сборочную спецификацию в 1С УНФ можно освоить самостоятельно. Когда речь идёт о разборке с долей стоимости, параметрических расчётах под позаказное производство или массовой загрузке готовых рецептов – может понадобиться поддержка специалистов 1С.
Эксперты Корада Консалтинг готовы прийти на помощь. Оставьте заявку по кнопке ниже, и специалист свяжется с вами.