Обследование бизнеса перед внедрением 1С: зачем, если и так работает?

Что такое обследование

Обследование 1С — это первый этап проекта внедрения, в ходе которого процессы, подлежащие автоматизации в компании, детально изучаются и описываются.

Предпроектное обследование 1С проводится до настройки системы, до разработки, до переноса данных и запуска. И даже до выбора внедряемого продукта. На этом этапе подрядчик должен понять, как устроена работа компании: кто принимает решения, где возникают ошибки, какие данные нужны руководству, какие процессы должны измениться после внедрения.

Для выявления процессов бизнес-аналитики общаются с ключевыми сотрудниками заказчика и руководителями подразделений на серии встреч. Затем фиксируют собранную информацию в документ.

Зачем нужно обследовать процессы

Иногда встречается мнение, что «обследование» — это бесполезный для клиента этап. «Мы-то и так знаем, как мы работаем, это вы без обследования не можете нас автоматизировать».

1. Даже если бы заказчик знал, как он работает, разве качественная, подходящая бизнесу автоматизация не является общей целью? 

   Заказчик и исполнитель идут к одной цели — успешному проекту внедрения системы. Если какое-то мероприятие нужно, чтобы повысить вероятность успеха, оно нужно обеим сторонам.

2. На самом деле, скорее всего, вы не знаете, как вы работаете, так как принятые подходы и методы принятия решений находятся в сфере коллективного бессознательного.

   Большинство компаний работает «как сложилось» в ходе роста, найма новых людей, распределения функций между ними. Никто не знает, как работает компания в целом. Представление о прохождении одних и тех же процессов у собственника, у руководителей отделов и у рядовых сотрудников может быть совершенно разным.

   Именно поэтому обследование бизнеса перед внедрением 1С зачастую вскрывает не технические, а управленческие вопросы: кто отвечает за процесс, где есть потери эффективности, почему один отдел считает процесс завершённым, а другой — нет.

3. В ходе обследования выявляются изменения и улучшения, которые можно сделать, не дожидаясь внедрения 1С.

   Осознание, выявление бизнес-процессов — это работа, запускающая поиск улучшений и изменений. Частая ситуация в ходе интервью: «Мы что, правда так работаем? — Да. — Не может быть! — Точно так. — Давайте это поменяем, мы же теряем заказы, деньги, время».

   Мы просим кого-то из руководства компании присутствовать на всех интервью как раз для того, чтобы такие идеи обнаруживать и реализовывать в компании сразу.

4. В ходе обследования формируется атмосфера вовлеченности в проект. Ключевые пользователи становятся соавторами проекта, и это полезно для дальнейшего внедрения.

   Внедрение нового программного продукта — это проект организационных изменений. Изменения всегда идут сложно. Люди не любят изменений. Для снижения сопротивления во время запуска отличной идеей является вовлечение ключевых пользователей с самого начала.

5. Обладающий кругозором подрядчик может предложить идеи, рекомендации по перестроению бизнеса или вводу новых метрик, опираясь на опыт других проектов.

   Консультанты, интеграторы, компании, занимающиеся автоматизацией управления и учета, имеют большую «насмотренность». Каждый день, месяц, год они изучают различные практики и подходы к работе. В ходе обследования они могут дать интересные рекомендации или поделиться взглядом со стороны.

6. На основании хорошего обследования вы сможете написать должностные инструкции для ролей и создать документы для изучения работы компании и входа в должность.

   Мало внедрить информационную систему — нужно сделать так, чтобы пользователи знали свои участки бизнес-процессов, проходящих через компанию, и могли выполнять свои задачи. Хорошее обследование может лечь в основу корпоративных регламентов работы для разных должностей.

То есть обследование 1С нужно не только подрядчику. Заказчик получает возможность увидеть свой бизнес со стороны, согласовать разные представления о процессах и до начала внедрения понять, какие организационные решения придется принять.

Пытаться выбирать и внедрять 1С и любую другую систему управления без обследования — всё равно что прийти к врачу и попросить сразу выписать нужное лекарство без диагностики. Вы ведь и так знаете: вот болит спина, нужна таблетка от боли. Потому что «обследование мне не нужно, я за лечение плачу, а не за то, чтобы вы меня обследовали».

Как проходит обследование

Как заказчику понять, что обследование идет верно и вы получите нужный результат?

• Начало проекта — стартовая встреча.

  Предложение начинается с большой буквы, а проект — со стартовой встречи. Это важное мероприятие, на котором происходит знакомство команды, поясняются роли, утверждается устав и план.

• Серия интервью, на которые аналитики приходят с подготовленными вопросами.

  Само обследование должно состоять из последовательности встреч. Подрядчик предложит вам список встреч, которые необходимо провести, и попросит заполнить его контактными лицами и удобными датами.

  Обратите внимание: сессии вопросов-ответов должны идти гладко и четко. Это говорит о том, что аналитики приехали подготовленными, они не придумывают вопросы на ходу, а идут по своим опросникам, собирая в голове и в документе схему процессов.

  При проведении обследования бизнеса важно, чтобы встречи охватывали не только бухгалтерию или IT, а все ключевые контуры будущей системы: продажи, закупки, склад, производство, финансы, планирование, управленческую отчетность и роли сотрудников. Иначе есть риск описать только часть бизнеса.

• Состав вопросов и ход интервью.

  Хорошо, если вопросы понятны. Аналитики должны спрашивать вас про то, как работает ваш бизнес, а не про то, какие «галочки» в 1С им нужно поставить. Если вопросы не понятны или относятся к настройкам 1С, например: «Скажите, вы будете использовать ордерную схему на складе?» — это плохой признак. Возможно, перед вами не бизнес-аналитик, а 1С-консультант.

  Также обратите внимание, как подрядчик управляет ходом интервью. Он должен следить за таймингом, вести встречи и не давать вашим сотрудникам отклоняться от темы встречи и начинать рассказывать про жизнь и интересные истории.

• Финальный документ и работа по нему подрядчика и заказчика.

  Возможный состав финального документа описан ниже. Обратите внимание на то, каким образом организован процесс сдачи вам этого документа.

  Правильный подрядчик будет настаивать на внимательном прочтении, удивится, если вы попытаетесь согласовать «не глядя», будет готов встречаться с вами, обсуждать документ, пояснять неясные вопросы, вносить корректировки, а иногда и отстаивать свою позицию. Правильный подрядчик умеет говорить клиенту: «Нет, так делать не стоит», если видит, что решение может принести вред проекту.

Что вы, как заказчик, можете сделать, чтобы повысить шансы на успех проекта и получить максимум пользы:

1. Назначьте руководителем проекта со своей стороны руководителя высокого уровня влияния в компании.

2. Сделайте так, чтобы он приходил на все интервью и встречи: освободите время, примите высокую важность проекта для компании.

3. Пусть ваш РП или вы, если вы решили им быть, фиксирует замеченные «странности» в работе и принимает решения об их устранении.

4. РП заказчика необходимо подчеркивать важность проекта своим примером и «усмирять» сотрудников-сопротивленцев.

5. Внимательно изучайте документы от подрядчика, а не подписывайте их по принципу «много текста, лень читать». Предложения сотрудников по документу также проверяйте до передачи подрядчику, если разослали документ на ознакомление.

6. Не отдавайте подрядчику противоречащие друг другу замечания. Организовывайте встречи рабочей группы внутри компании, принимайте решения и отдавайте согласованные предложения, замечания, идеи. 

Чем внимательнее заказчик участвует в обследовании, тем выше ценность результата. Предпроектное обследование 1С не может быть качественным, если подрядчик задает вопросы, а ключевые руководители отвечают формально или делегируют задачу по обсуждению рядовым пользователям.

Результаты обследования

Иногда результаты обследования остаются в голове у тех, кто его проводил. Это плохой результат, так как вы не сможете им воспользоваться и не сможете передать проект другому подрядчику, если вам что-то не понравилось.

Поэтому по итогам должен быть подготовлен отчет об обследовании 1С. Его задача — зафиксировать не только услышанное на интервью, но и согласованное понимание процессов, ролей, границ проекта, проблемных мест и возможных улучшений.

Что должно быть в результирующем документе?

1. Полный список или схема всех процессов, подлежащих автоматизации в ходе проекта. В виде картинки, схемы и/или текстового описания процессов.

2. Схемы и описание каждого бизнес-процесса.

   Какую методологию описания лучше использовать?
   

   Я не стал бы требовать описания процессов в IDEF0, UML или другой нотации. Главное требование — схемы и описания процессов должны быть понятны вам как заказчику без дополнительного «обучения чтению диаграмм».

   Нужно ли описывать «как есть» и «как будет»?

   Есть разные подходы. Многие консультанты описывают процессы «как есть» и «как будет». Проблема описания «как есть» заключается в том, что оно почти бесполезно. В ходе встреч сразу принимаются решения, процессы могут поменяться, и «как есть» окажется слепком момента в прошлом. Мы считаем, что описывать нужно процессы «как будет» с ЗБР — зоной ближайшего развития.

   Насколько подробным должно быть описание?

   Каждый шаг процесса должен быть действием, имеющим конкретный результат: созданный документ, принятый на склад товар, принятое решение. Опускаться в детализации до «нажал кнопку А, посмотрел на монитор, взял в руки мышь, отодвинул кружку…» не нужно.
   

   Нужны ли описания требований к 1С на уровне технических заданий или схем интерфейсов?

   Это зависит от общей схемы проекта и согласованных между вами и подрядчиком результатов каждого этапа. Есть компании, которые в рамках одного этапа и описывают процессы, и пишут требования на доработку или настройку учетной системы. Мы в нашей практике разделяем эти этапы: исследование бизнеса — это одно, а то, какую 1С выбрать для решения бизнес-задач и как ее настроить, — это другое. У нас это два разных этапа проекта и два разных документа.

3. Ролевая матрица. Список или таблица ролей в компании, с указанием того, в каком процессе какая роль участвует, за какой процесс какая роль отвечает. Под ролью имеется в виду не должность. Человек на должности «коммерческий директор» может иметь и роль «КД», и роль «Продавец», и роль «HR».

4. Желательно — список изменений, улучшений и предложений, а также задач заказчика в ходе проекта. Не каждая компания-подрядчик собирает такой список, так как он не относится непосредственно к внедрению 1С. Мы его готовим для того, чтобы заказчик получил больше пользы от этапа.

Хороший отчет об обследовании 1С должен быть полезен не только команде внедрения. Он должен помогать заказчику управлять проектом, обсуждать изменения внутри компании, вводить новых участников в контекст и при необходимости сравнивать предложения разных подрядчиков.

Что в итоге

Обследование бизнеса перед внедрением 1С — это способ снизить неопределенность проекта. Оно помогает понять, как компания работает на самом деле, какие процессы нужно автоматизировать, какие решения нужно принять до старта работ и какие риски могут повлиять на внедрение.

Если проект небольшой, обследование может быть компактным. Если планируется крупное внедрение, например 1С:ERP, обследование должно быть глубже: с участием руководителей, ключевых пользователей, аналитиков по разным контурам и обязательной фиксацией результата в документе.

Именно поэтому к обследованию стоит относиться не как к «лишней услуге», а как к диагностике перед изменениями. Чем лучше проведен этот этап, тем выше шанс, что внедрение 1С будет не просто технически завершено, а действительно принесет бизнесу пользу.

Эксперты Корада Консалтинг проводят комплексное обследование бизнеса: как в ходе проекта внедрения 1С, так и для поиска улучшений, как отдельную консалтинговую услугу. Если вы хотите внедрить 1С с пользой или сделать свои процессы более эффективными – оставьте заявку на консультацию по кнопке ниже.

Получить консультацию