Компания может годами работать в 1С: вести продажи, закупки, складской учёт, производство, оформлять документы и отражать расходы. Но когда собственник хочет понять, сколько бизнес заработал за месяц, получить достоверный финансовый результат из системы не получается. Необходимые данные приходится собирать отдельно, перепроверять и сводить в Excel.
При этом во многих современных решениях 1С уже предусмотрены инструменты расчёта себестоимости, валовой прибыли, учёта доходов и расходов. В предыдущей статье мы подробно разобрали, какие отчёты помогают руководителю анализировать финансовый результат и какие управленческие вопросы можно решать с их помощью.
Теперь разберёмся, почему эти возможности часто остаются нереализованными, можно ли настроить финансовый результат в действующей системе и какие изменения для этого потребуются.
Почему финансовый результат не получается, хотя 1С уже внедрена
Причин может быть несколько, и далеко не все связаны с техническими возможностями системы.
Первая и наиболее распространённая – такой цели просто не было.
Когда в компании начинали автоматизацию, основное внимание уделялось оперативной работе сотрудников: продажам, закупкам, складу, производству. Нужно было перенести операции в систему, настроить документы, обеспечить корректные остатки, обучить пользователей.
Все эти задачи могли быть успешно выполнены. Но собственник или генеральный директор не сформулировал отдельную цель: получать из системы финансовый результат с требуемой детализацией и использовать его для принятия решений.
В итоге сотрудники уже работают в 1С, а руководитель по-прежнему получает отчёты в Excel.
Другая причина – разрозненная автоматизация.
В компании последовательно настраивали отдельные участки, решая самые срочные задачи. Где-то появились дополнительные справочники, где-то собственные правила ведения документов, где-то данные начали собирать не в той системе, в которой предполагалось изначально.
В каждом подразделении работа может быть организована приемлемо. Но при попытке собрать общий финансовый результат выясняется, что не хватает тех или иных аналитик, расходы распределяются по-разному, а отдельные операции вообще не отражаются в необходимом разрезе.
Финансовый результат требует согласованной работы всей системы учёта. Если каждый участок работает по собственным правилам, получить единый достоверный отчёт будет сложно.
Ещё один сценарий – внедрение рассматривали исключительно как технический переход на новую программу.
Например, компания работала в старой редакции 1С, которая перестала получать необходимую поддержку. Было решено перейти на современную конфигурацию. Главная задача звучала как «сделать всё, что было раньше, только в новой системе».
В такой ситуации легко перенести прежние способы работы вместе с их ограничениями. Новая конфигурация может обладать более широкими возможностями для ведения управленческого учёта, но они так и останутся нереализованными.
Иногда до финансового результата просто не доходят. Проект оказывается длиннее и сложнее, чем планировали, основные пользователи уже работают, внедрение формально завершается. Блок отчётности откладывают на потом и постепенно перестают к нему возвращаться.
Есть и ситуации, когда руководство не видит необходимости что-либо менять, потому что отчёты и так кто-то готовит вручную.
Собственник знает, что можно попросить финансиста собрать нужные цифры в Excel. Сегодня – по подразделениям, завтра – по направлениям деятельности. Кажется, что задача решена.
Но у такого подхода есть ограничения. Подготовка занимает время, результат зависит от конкретного человека, при изменении формул, переносе данных или ручных корректировках могут возникать ошибки. Кроме того, руководитель получает информацию уже в чьей-то обработке, и не может самостоятельно изучать её в разных разрезах.
Иногда финансовый результат вообще стараются не считать. На одном из проектов собственник на предложение настроить валовую прибыль прямо ответил, что предпочитает её не смотреть, чтобы не расстраиваться.
Пока бизнес зарабатывает достаточно, такой подход может не казаться опасным. Но когда ситуация на рынке меняется (а она непременно изменится, из-за цикличности экономики) и приходится быстро пересматривать расходы, руководитель обнаруживает, что не знает, на каких товарах зарабатывает, какие функции обходятся дороже всего и где можно сократить затраты.
В этот момент начинать выстраивать всю систему финансового учёта гораздо сложнее, чем если сделать это заранее.
Можно ли настроить финансовый результат в уже работающей 1С
Да, во многих случаях для этого не требуется внедрять новую информационную систему. Если компания уже ведёт в 1С продажи, закупки, складские операции, производство и расходы – значительная часть исходных данных для расчёта финансового результата существует.
Но здесь есть важный нюанс: наличие данных не означает, что они уже могут быть применимы для формирования управленческой отчётности.
Например, раньше в документах не указывали направление деятельности, потому что для оперативной работы оно было не нужно. Сотрудник мог провести продажу, оформить закупку или списать материалы без этого параметра.
Теперь собственник хочет знать прибыльность отдельных направлений. Чтобы её рассчитывать, придётся изменить порядок работы на соответствующих участках: настроить аналитику, определить правила заполнения и объяснить сотрудникам, что именно они должны делать по-новому.
То же касается статей расходов, подразделений, распределения себестоимости и других параметров. Когда финансовый результат проектируют одновременно с основным внедрением, эти требования можно учесть сразу. При доработке действующей системы приходится возвращаться к уже сложившимся процессам и вносить изменения в привычную работу сотрудников.
Поэтому иногда внедрение финансового результата в уже существующей системе с организационной точки зрения оказывается сложнее, чем аналогичное действие в «новом» проекте.
Однако это вполне решаемая задача. Главное – рассматривать её не только как настройку отчётов, но и как изменение правил учёта. И для этого необязательно собирать абсолютно все данные в одной базе. В некоторых компаниях оперативный учёт и финансовая отчётность находятся в разных системах. Куда важнее, чтобы эти данные передавались по согласованным правилам и позволяли получить достоверную общую картину.
А если в компании есть только 1С:Бухгалтерия?
Отдельный вопрос возникает у компаний, которые пока не используют специализированные решения для оперативного и управленческого учёта. Например, есть только 1С:Бухгалтерия. В ней ведётся регламентированный учёт, формируется отчётность, но получить картину расходов и себестоимости руководителям сложно.
Означает ли это, что для финансового результата сначала обязательно нужно внедрить ERP, Комплексную автоматизацию или другую полноценную систему управления?
Не всегда.
В некоторых случаях управленческую отчётность всё же можно построить на основе существующего бухгалтерского учёта, если правильно организовать аналитику и распределение затрат.
Как финансовый результат построили на бухгалтерском учёте сельхозпредприятия
В одном из проектов мы работали с растениеводческим направлением вертикально интегрированного агрохолдинга. Новые собственники приобрели бизнес и хотели разобраться в его экономике. Предприятие выращивало сельскохозяйственные культуры, которые затем использовались в других подразделениях холдинга, в том числе для кормления животных.
Учёт был организован достаточно сложно. Производственные циклы зависят от сезонности, затраты возникают задолго до получения готовой продукции, а фактический объём урожая становится известен только после сбора и взвешивания.
При этом основная работа велась с использованием бумажных документов. Агрономы, механизаторы и другие сотрудники выполняли задачи непосредственно на полях. Не все пользовались компьютерами, а на части производственных участков были ограничения по связи.
Бухгалтерия работала в старой версии 1С. Внедрение новой системы потребовало бы значительных изменений в работе сотрудников, обучения и дополнительных ресурсов. Для решения первоначальной задачи собственников это было неоправданно сложно.
Поэтому мы выбрали другой путь: разобраться, как уже ведётся учёт затрат, и перестроить его таким образом, чтобы бухгалтерские данные стали пригодны для управленческого анализа.
В рамках проекта пересмотрели аналитику счетов и правила распределения расходов. Нужно было сделать так, чтобы собственник мог открывать привычные бухгалтерские отчёты и понимать, какие затраты в них отражены.
Например:
- На счёте 26 можно анализировать административные и общехозяйственные расходы.
- На счёте 23 – затраты вспомогательных производств, в том числе на работу и обслуживание техники.
- На счёте 25 – общепроизводственные расходы.
- На счёте 20 – затраты основного производства и формирование себестоимости.
- На счёте 90 – результаты продаж в необходимых разрезах.
Разумеется, недостаточно было просто переименовать статьи, чтобы добиться результата. Необходимо было также пересмотреть правила учёта, определить базы распределения затрат и обучить бухгалтерию работать по новой модели.
В ходе проекта мы также сформулировали необходимые изменения для системы учета затрат и необходимые разъяснения для налоговой. Далее на основании этой информации главный бухгалтер выпустил новую учётную политику.
После этого привычная оборотно-сальдовая ведомость стала полезной и для руководства. Например, можно было посмотреть, во сколько за сезон обходится эксплуатация конкретной сельскохозяйственной техники: сколько потрачено топлива, каковы расходы на персонал и ремонт. Или разобраться, какая часть затрат на работу агрономов приходится на выращенную продукцию.
Стало проще анализировать себестоимость и задавать вопросы о её составляющих. Например, стоит ли менять поставщиков семян, как распределяются затраты между культурами, почему определённая техника обходится так дорого.
Для такого анализа не потребовалось переводить всех работников полей на новую ERP. Основная работа состояла в том, чтобы упорядочить существующий учёт и сделать его применимым для управленческих целей.
Конечно, бухгалтерская система не во всех случаях заменит полноценный управленческий контур. Но если текущая задача – начать получать достоверную информацию о затратах и лучше понимать экономику бизнеса, возможностей существующего учёта иногда оказывается достаточно.
С чего начать, если финансовый результат в 1С не получается
Начать с проверки того, что уже есть в компании. Необязательно сразу инициировать внедрение новой системы, заказывать разработку дополнительных отчётов. Сначала нужно понять, какие данные собираются сегодня и почему их недостаточно для формирования управленческой картины.
Для этого полезно провести обследование действующей учётной системы.
В ходе обследования проверяют, как устроены оперативные процессы, рассчитывается ли себестоимость, какие используются статьи доходов и расходов, подразделения и направления деятельности, как выполняется закрытие месяца и формируются существующие отчёты.
Отдельное внимание – на качество данных.
Например, в справочнике могут существовать несколько карточек одной и той же номенклатуры. Для сотрудника, который оформляет документы, это почти незаметно. Но при анализе продаж и прибыли данные по одному товару окажутся разделены между разными карточками. В результате руководитель увидит неполную картину.
То же относится к дублирующимся статьям расходов, неверно выбранным подразделениям, некорректным правилам распределения и ошибкам при оформлении документов.
При обследовании также можно обнаружить аномальные значения: отрицательную валовую прибыль по отдельным операциям, необычные колебания себестоимости, необъяснимые расходы. Это не всегда означает ошибку. Но такие ситуации нужно проверить, прежде чем выстраивать отчетность для принятия управленческих решений.
По результатам обследования становится понятно, какие проблемы требуют изменения настроек 1С, какие связаны с существующими правилами учёта, а какие – с работой сотрудников.
Далее можно сформировать план изменений. В одном случае будет достаточно настроить несколько аналитик и обучить пользователей. В другом потребуется пересмотреть расчёт себестоимости, изменить правила распределения расходов и доработать отдельные участки системы.
И ещё одна часть работы, о которой не стоит забывать, – обучение руководителей.
Даже хороший отчёт не всегда сразу понятен человеку, который раньше с такими данными не работал. Нужно разобраться, как он формируется, какие показатели в нём можно сравнивать, на какие отклонения обращать внимание и какие дополнительные отчёты открывать, если возникает вопрос.
Вне зависимости от выбранного варианта – внедрение новой системы, изменение существующей или адаптация системы регламентированного учёта, в результате руководители должны получить возможность регулярно оценить экономику бизнеса и принимать решения на основании актуальных достоверных данных.
Эксперты Корада Консалтинг готовы помочь в достижении этой и других бизнес-целей (например, построения системы оперативного учёта). Подберём оптимальный вариант с учётом ваших целей, бюджетов, масштаба и процессов компании. Оставьте заявку по кнопке ниже, чтобы проконсультироваться с экспертом.
