Вводные данные
Основной системой оперативного и управленческого учёта долгое время оставалась 1С:УПП. За годы эксплуатации она была существенно доработана, из-за чего система стала сложной в сопровождении и зависимой от работы отдельных специалистов. Часть процессов за это время изменилась, единый порядок работы в системе не был зафиксирован, а новым сотрудникам требовалось значительное время, чтобы разобраться в особенностях своего участка.
Дополнительным ограничением стала сама платформа: компания планировала расти, расширять деятельность и автоматизировать больше процессов, а существующая система уже не давала необходимой основы для дальнейшего масштабирования.
Заменить устаревшую и существенно доработанную 1С: УПП современной системой для оперативного, управленческого и производственного учёта.
Создать информационную систему, которую можно развивать по мере роста и масштабирования бизнеса.
Стандартизировать процессы в границах проекта и шире использовать типовой функционал.
Повысить качество учёта товарных остатков и обеспечить более строгий контроль операций в системе.
Расширить количество автоматизированных участков бизнеса.
Автоматизировать финансовое планирование, казначейство и управленческий учёт.
Автоматизировать сервисное обслуживание оборудования, которое компания предоставляет своим клиентам.
Развить контур управления качеством продукции.
Сохранить работу интернет-магазина и личного кабинета клиентов после перехода на новую систему.
Подготовить документацию и инструкции, которыми смогут пользоваться действующие и новые сотрудники.
Проект включал не только внедрение 1С, но и отдельный этап консалтинга, в ходе которого осуществлялось развитие системы управления компанией.
В ходе консалтинга:
внедрены регулярные координации сотрудников;
организовано ежедневное селекторное совещание для синхронизации подразделений по текущей работе:
определён состав участников и формат проведения селектора;
настроена видеоконференцсвязь между офисом и производственной площадкой;
внутренние проекты, задачи и инициативы начали вести в Битрикс;
внедрён единый календарь для организации совместной работы.
Эти инструменты заказчик продолжил использовать и после завершения основного проекта.
Этап консалтинга также показал, что одним из ограничений дальнейшего роста было качество коммуникации между подразделениями. Поэтому внимание уделялось не только автоматизации отдельных операций, но и построению системы координации.
1. Выбор конфигурации.
По итогам обследования было выбрано решение 1С: ERP. Для компании с полным производственным циклом и круглосуточным производством возможностей более простых конфигураций было бы недостаточно.
При этом для ускорения первого запуска производственный контур в новой системе реализовали по более простой одноэтапной модели, сохранив возможность дальнейшего развития.
2. Итеративная реализация проекта.
Проект начали с полноценного обследования бизнеса.
Далее моделирование будущей системы и разработку частично объединили: требования уточняли последовательно, после чего сразу переходили к реализации и демонстрации результата заказчику.
Работы выполнялись по модели Time & Material. Такой формат позволял итеративно показывать реализованные функции, получать обратную связь и при необходимости корректировать решение по ходу проекта.
3. Автоматизация сервиса оборудования
TEACO не только продаёт чай и кофе, но и предоставляет своим B2B-клиентам оборудование для приготовления напитков: кофемашины, бойлеры и другое оборудование. Компания самостоятельно закупает его, устанавливает у клиентов и обслуживает в рамках комплексных договоров.
Для управления этим направлением был разработан отдельный АРМ «Сервис».
Он позволяет учитывать:
какое оборудование и у какого клиента установлено;
историю его эксплуатации;
обращения клиентов;
проведённое обслуживание и ремонты;
историю затрат на обслуживание оборудования;
информацию, необходимую сервисной службе для дальнейшей работы.
4. Контроль качества и работа лаборатории
Заказчику требовалось автоматизировать работу службы качества, но внедрение отдельной LIMS-системы для текущего объёма задач было избыточным.
Поэтому в 1С: ERP был реализован отдельный блок лаборатории и контроля качества.
Он охватывает проверки, связанные с: приёмкой сырья, производством, отгрузкой продукции, обращениями и претензиями, другими контрольными операциями, где требуется заключение службы качества.
5. Рабочие места для производства
Для производственного контура были реализованы дополнительные инструменты. В АРМ мастера смены добавлена возможность перед началом производства заменять один материал другим допустимым аналогом.
Также разработан отдельный инструмент для массовой работы со спецификациями. Если один материал необходимо исключить или заменить сразу в большом количестве спецификаций, пользователю не требуется открывать каждую из них отдельно – изменение можно выполнить централизованно.
6. Расширение заказа клиента
Заказ клиента теперь приносит МПП дополнительную пользу, объединяя информацию из нескольких участков системы.
В нём, в частности, можно видеть наличие сырья и упаковочных материалов, необходимых для будущего производства заказа. Это позволяет ещё до выпуска продукции оценить обеспеченность заказа необходимыми компонентами и учитывать эту информацию при работе с клиентом.
7. Интеграции
В новой системе сохранена работа цифровых каналов продаж заказчика.
Была адаптирована существовавшая интеграция с платформой Битрикс, на которой работают: интернет-магазин для розничных покупателей, личный кабинет B2B-клиентов, клиентские функции, связанные с размещением заказов.
8. Работа с НСИ
Во время обследования и моделирования была отдельно проработана структура нормативно-справочной информации.
В частности, рассматривался вариант укрупнения карточек номенклатуры и переноса части различий между похожей продукцией на уровень спецификаций.
Для заказчика были проработаны разные варианты архитектуры НСИ. Ближе к запуску по решению компании была сохранена более привычная для пользователей модель ведения части справочников.
9. Обучение и подготовка пользователей
Обучение проводилось очно.
Дополнительно были подготовлены:
видеоматериалы для самостоятельного обучения;
инструкции и короткие памятки для пользователей.
Чтобы документация не оставалась отдельным архивом, который со временем может быть утрачен, в самой информационной системе был создан отдельный раздел с материалами по работе в 1С. В нём пользователи могут найти инструкции и обучающие материалы непосредственно во время работы с системой.
10. Переход на новую систему
Переход выполнялся с периодом параллельной эксплуатации: около месяца заказчик дублировал работу в старой и новой системах.
Это позволило проверить основные операции и достоверность данных в условиях реальной работы и снизить риски при полном отказе от прежней 1С: УПП.
Постпроектное развитие системы продолжается.
Устаревшая и существенно доработанная 1С: УПП заменена новой системой на базе 1С: ERP в оперативном, управленческом и производственном контурах.
Создана единая система для закупок, продаж, склада, производства и финансового управления.
Расширено количество автоматизированных функций по сравнению с прежней системой.
Автоматизированы казначейство и работа с заявками на расходование денежных средств.
В 1С перенесено бюджетирование и финансовое планирование.
Усилен контроль товарных остатков.
Создан отдельный контур сервисного обслуживания оборудования клиентов.
Автоматизированы процессы лаборатории и контроля качества без внедрения отдельной системы.
Сохранена и адаптирована интеграция 1С с интернет-магазином и личным кабинетом на Битрикс.
Реализованы дополнительные рабочие места и инструменты для производства, в том числе массовая замена материалов в спецификациях.
Пользователи получили очное обучение, видеокурс, инструкции и памятки.
Обучающие материалы размещены непосредственно в информационной системе и доступны сотрудникам в едином разделе.
Проведён период параллельной эксплуатации старой и новой систем перед полным переходом.
Создана информационная основа, которую можно последовательно развивать по мере изменения задач и роста компании.
В рамках консалтинговой части внедрены отдельные инструменты управления: регулярные координации, селекторное совещание, календарь, работа с внутренними проектами и задачами в Битрикс.
По итогам этапов проекта были подготовлены:
отчёт об обследовании;
ролевая матрица;
описание модели будущей информационной системы;
описание структуры НСИ;
функциональные требования на настройку, доработки и интеграции;
функциональные требования на перенос данных с указанием источников, правил отбора и способов переноса;
ряд тест-кейсов по доработкам и проектным решениям в рамках модели работы ТМ;
регламент перехода на новую информационную систему;
инструкции и памятки для пользователей;
видеоматериалы для обучения сотрудников.
Информационная система: 1С: ERP
Количество пользователей: около 50
