Вводные данные
До начала проекта у заказчика не было единой информационной системы для оперативного управления автотранспортным предприятием. Автоматизирован был преимущественно бухгалтерский учёт, а значительная часть информации по эксплуатации транспорта велась в Excel, бумажных журналах и путевых листах.
На бумаге фиксировались данные о рейсах, водителях, выпуске автобусов на линию и возвращении в парк. Отдельно велась информация о ремонтах, пробеге, расходе топлива и других операциях. Чтобы получить итоговые показатели, данные приходилось переносить из первичных документов в таблицы и дополнительно обрабатывать.
Для пассажирского транспорта особенно важен контроль допуска к работе. Перед выпуском на линию необходимо проверить состояние транспортного средства и водителя, учитывать сроки медицинских осмотров, категории водительских удостоверений и другие данные. Неисправный автобус или водитель без необходимого допуска не могут выйти в рейс.
Сами процессы на предприятии были достаточно подробно регламентированы. Основная проблема заключалась не в отсутствии правил, а в том, что исполнение этих правил и результаты операций фиксировались в разных источниках и не были связаны в единую систему.
Дополнительной предпосылкой проекта стало обновление части автопарка. Предприятию требовалось понимать экономику эксплуатации транспортных средств: сколько они работают, какие расходы несут, сколько топлива потребляют, как часто ремонтируются и какой доход приносят.
Перевести основные процессы управления автотранспортом из бумажных журналов и разрозненных таблиц в единую информационную систему.
Усилить контроль выпуска транспортных средств на линию и соблюдения требований к состоянию автомобилей и водителей.
Получать оперативную информацию по эксплуатации каждого транспортного средства.
Организовать учёт пробега, топлива, ремонтов, шин, запчастей и других расходов, связанных с автопарком.
Получать аналитику по доходам и расходам в разрезе транспортных средств.
Сократить объём ручной работы при оформлении и обработке путевых листов.
Сформировать централизованную управленческую отчётность для руководителей предприятия.
Проект не требовал существенной перестройки бизнес-процессов. Выпуск транспортных средств, медицинский и технический контроль, работа диспетчеров и другие операции уже были регламентированы.
Основным изменением стал переход от преимущественно бумажной работы к работе в информационной системе.
До проекта компьютеры использовались только на отдельных участках. Для внедрения потребовалось оборудовать дополнительные рабочие места и постепенно включить в работу с системой сотрудников, которые раньше оформляли значительную часть документов вручную.
Особое внимание уделялось обучению. Часть пользователей практически не работала с информационными системами, поэтому стандартного обучения перед запуском было недостаточно.
Обучение проводили непосредственно на рабочих местах и совмещали с началом эксплуатации системы. Сначала специалист вместе с пользователем проходил конкретную операцию в 1С, затем сотрудник выполнял её самостоятельно. Таким образом, к работе последовательно подключались диспетчеры, механики, медицинский работник и другие пользователи.
1. Обследование процессов и выбор системы
Проект начался с обследования основных процессов предприятия. Были описаны и связаны между собой процессы работы с транспортными средствами, водителями, рейсами, путевыми листами, топливом, ремонтами и другими данными, необходимыми для оперативного управления автопарком.
В качестве основной системы была выбрана 1С:Управление автотранспортом.
Типовая модель конфигурации преимущественно соответствовала процессам транспортного предприятия и позволяла вести в одной системе:
транспортные средства, государственные номера и VIN;
нормы расхода топлива;
данные водителей, категории водительских удостоверений и сроки медицинских осмотров;
рейсы и путевые листы;
ГСМ и топливные карты;
шины и запчасти;
ремонты и обслуживание транспорта;
данные, необходимые для анализа эксплуатации автопарка.
Поэтому значительную часть системы удалось внедрить на базе типового функционала, ограничив доработки участками, где особенности работы предприятия этого действительно требовали.
2. Поэтапный запуск системы
Внедрение проводили последовательно, не пытаясь сразу перевести в 1С все процессы предприятия.
Первым этапом в систему были заведены транспортные средства и водители, после чего автоматизированы два основных процесса:
выпуск транспортного средства на линию;
возвращение транспортного средства после завершения рейса.
В этих процессах участвуют сразу несколько ролей. Медицинский работник проверяет состояние водителя, механик – техническое состояние автомобиля, диспетчер оформляет рейс и путевой лист.
После того как пользователи освоили базовую работу с путевыми листами, функциональность постепенно расширяли: подключили учёт топлива, топливные карты, ремонты, шины, запчасти и дополнительную аналитику.
Такой подход позволил не перегружать пользователей новой системой и подключать следующие участки после того, как предыдущие уже начали работать по-новому.
3. Рабочее место диспетчера
Одним из наиболее нагруженных участков предприятия была диспетчерская служба. Диспетчер работает с информацией сразу из нескольких процессов. Если автобус не может выйти на линию, необходимо подобрать замену и скорректировать работу рейсов. В начале смены оформляются путевые листы, после возвращения транспорта в них вносятся фактические данные.
При этом стандартная форма путевого листа содержала большое количество полей и элементов управления. Для сотрудников, которые раньше работали преимущественно с бумажными документами, такая форма была сложной для освоения.
Поэтому для диспетчеров разработали отдельное рабочее место.
Работу с путевым листом разделили на последовательные этапы. На каждом из них пользователю показывались только те поля, которые требовалось заполнить в данный момент: при подготовке рейса, во время работы автомобиля и после его возвращения.
Это упростило работу с системой и снизило вероятность того, что пользователь пропустит необходимое действие или заполнит не то поле.
После освоения системы диспетчеры также начали заранее готовить путевые листы на следующую смену и использовать пакетную печать документов.
4. Учёт пробега и ГСМ
После запуска путевых листов был автоматизирован один из основных расходных участков автотранспортного предприятия – учёт топлива.
В путевом листе стали фиксироваться:
пробег на начало и окончание рейса;
остаток топлива до и после рейса;
данные по заправкам;
информация топливной карты.
На основании этих данных система рассчитывала пробег и расход топлива без дополнительного переноса информации в Excel.
Для автоматического получения данных по топливным картам была реализована интеграция с топливной компанией. На момент проекта у поставщика топлива не было готового механизма такого обмена. По запросу заказчика и проектной команды топливная компания реализовала необходимую возможность на своей стороне, после чего системы были интегрированы.
В результате данные о заправках начали поступать в 1С автоматически.
5. Учёт технической эксплуатации транспорта
После запуска основных процессов систему постепенно дополнили информацией, необходимой для контроля технической эксплуатации автопарка.
В 1С начали учитывать данные о ремонтах, запчастях, шинах и других операциях, связанных с содержанием транспортных средств.
Руководители получили возможность видеть в одной системе пробег транспортного средства, расход топлива, ремонты и другие показатели и использовать эти данные для дальнейшего анализа.
6. Учёт рейсов и выручки
Специфика предприятия отличалась от классических грузовых перевозок. Под рейсом мог пониматься один проход автобуса по маршруту, поездка между городами, перевозка детей или отдельный служебный маршрут для предприятия-заказчика. В системе учитывались разные маршруты и виды рейсов.
Кроме того, для пассажирского предприятия важно было учитывать не только расходы на эксплуатацию транспорта, но и полученную выручку. Значительная часть оплаты проезда в период реализации проекта принималась наличными и после окончания смены сдавалась водителями.
Для отражения этой операции путевой лист был доработан: в него добавили возможность фиксировать полученную за смену выручку. Далее на основании введённых данных формировались необходимые учётные документы.
7. Интеграция с бухгалтерским учётом и передача данных по сменам
1С:Управление автотранспортом была связана с действующей бухгалтерской системой предприятия.
Поскольку бухгалтерия работала на старой редакции программы, стандартного обмена было недостаточно, и механизм интеграции потребовал доработки.
Расчёт заработной платы в границы проекта не входил. При этом в УАТ уже содержалась информация о фактически выполненных водителями сменах и типах рейсов.
Эти данные использовались для подготовки табеля, который затем передавался сотруднику, отвечающему за расчёт заработной платы.
8. Обучение и сопровождение запуска
Из-за разного уровня компьютерной подготовки пользователей обучение стало важной частью проекта.
Вместо единовременного обучения всех сотрудников систему вводили в эксплуатацию последовательно по ролям. Специалисты проектной команды работали непосредственно с диспетчерами и другими сотрудниками на их рабочих местах, показывали операции на реальных примерах и помогали выполнять первые действия в системе.
Для пользователей также были подготовлены короткие памятки.
Такой формат позволил совместить обучение с реальной эксплуатацией и постепенно перевести сотрудников от привычной работы с бумажными документами к работе в 1С.
Основные процессы управления автотранспортом переведены из бумажных журналов и разрозненных таблиц в единую информационную систему.
Усилен контроль выпуска транспортных средств на линию и соблюдения требований к состоянию автомобилей и водителей.
Доступна оперативная информация по эксплуатации каждого транспортного средства.
В единой системе организован учёт пробега, топлива, ремонтов, шин, запчастей и других расходов на эксплуатацию автопарка.
Появилась возможность анализировать доходы и расходы в разрезе транспортных средств.
Сократился объём ручной работы диспетчеров при оформлении и обработке путевых листов.
Руководители получили централизованную управленческую отчётность по работе автопарка для контроля показателей и выявления отклонений.
По итогам проекта были подготовлены:
отчёт об обследовании;
ролевая матрица;
описание модели будущей информационной системы;
функциональные требования на настройку, доработки и интеграции;
функциональные требования на перенос данных с указанием источников, правил отбора и способов переноса;
ряд тест-кейсов по доработкам и проектным решениям в рамках модели работы ТМ;
регламент перехода на новую информационную систему;
инструкции и памятки для пользователей.
Информационная система: 1С:Управление автотранспортом
Количество пользователей: около 15
