Предпосылки проекта
На момент старта проекта в компании использовалась связка «1С: Бухгалтерия КОРП» и системы «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент». Автоматизация единого управленческого учёта отсутствовала: часть данных велась в Excel, часть – в Инталев в виде укрупнённого учёта сделок. Система не развивалась и не обновлялась, а её функциональные ограничения перестали соответствовать масштабу бизнеса.
Компания работает по сделочной модели. Каждая сделка – это отдельный контракт с длительным циклом: сделка с клиентом, закупка у вендора, доставка из-за рубежа, поставка оборудования, сопровождение ПО, возможные сервисные работы и поверка. При этом часть приборов и запчастей хранится на складе, но складской учёт вёлся в Excel. Сервисное направление также автоматизировано не было.
Контур CRM и продаж был выстроен в Битрикс24, однако после CRM данные в систему учёта не передавались: из-за этого не хватало информации по сделкам, оперативности управленческой информации, единого источника достоверных данных и сквозной аналитики.
Рост компании сделал эти ограничения критичными и потребовал перехода к полноценной системе управленческого и оперативного учёта с возможностью дальнейшего масштабирования.
Цели проекта
-
Внедрить управленческий и оперативный учёт в единой системе.
-
Обеспечить прозрачность данных по сделкам и достоверность аналитики.
-
Создать систему учёта, готовую к масштабированию бизнеса.
-
Реализовать бюджетирование в границах проекта, без выноса в отдельный этап.
Решение
Для реализации проекта было выбрано решение «1С: Комплексная автоматизация + БиТ.Финанс» в качестве платформы, позволяющей закрыть задачи торгового, складского, сервисного и управленческого контуров без избыточной сложности.
Ключевым управленческим решением стало включение бюджетирования в рамки проекта. Для этого проектная команда была усилена профильным специалистом. Это позволило сразу выстроить бюджетный процесс в рамках единого внедрения, а не выносить его в отдельный проект, как это часто происходит в практике внедрений.
В ходе проекта была существенно расширена типовая функциональность, но за счёт адаптации, а не множества сложных доработок.
Был реализован полноценный объект «Сделка», которого не хватало в типовом решении 1С: КА. Он включает стадии, расширенный набор реквизитов, дополнительные расходы и ключевые показатели: ожидаемую выручку, маржинальность и другие управленческие метрики. Объект синхронизирован с Битрикс24 и фактически стал связующим звеном между CRM и учётной системой.
Для работы с оборудованием реализована генерация внутренних серийных номеров по заданной маске. Система учитывает, как серийные номера приборов, так и внутренние идентификаторы, что позволяет быстро находить конкретное оборудование в учёте и аналитике.
Для корректной работы с импортными поставками был внедрён контроль ВЭД, включая специализированный документ «Контейнер». Реализована номенклатура партнёров, позволяющая сопоставлять наименования приборов заказчика и внутренние обозначения компании.
Сервисное направление было автоматизировано на базе типовых механизмов КА. Так как сервис не является основным источником выручки, было принято решение не внедрять отдельную систему. Использованы документы «Производство без заказа» и справочник претензий, который был переосмыслен как универсальный механизм обращений: диагностика, консультации, сервисные работы. Это позволило учитывать работы, списывать материалы и фиксировать обращения без усложнения IT-ландшафта.
Отдельно был автоматизирован процесс закрытия сделки – финализация. Это систематизированный управляемый процесс проверки, анализа бюджета, сверки показателей и принятия решения о завершении сделки.
Все изменения сопровождались настройкой оповещений в Битрикс24 и по электронной почте, что повысило управляемость и исполнительную дисциплину.
Особенности проекта
Проект включал нетиповую двустороннюю интеграцию с Битрикс24, а также настройку обмена с 1С: Бухгалтерия. Бюджетирование потребовало глубокой адаптации под финансовую модель заказчика и по сути заменило ранее используемую логику системы Инталев.
Важной особенностью стала длительная параллельная эксплуатация. В течение трёх месяцев данные велись одновременно в старой и новой системах. Заказчик осознанно не спешил с переходом, проверяя все модели на сходимость. При этом существенных корректировок в ходе эксплуатации не потребовалось – система показала устойчивую и корректную работу.
Заказчик принял решение усилить команду собственным 1С-аналитиком, который работал с пользователями и занимал роль 1 линии, а задачи в проект поступали в формате тикетов и наша команда была 2 и 3 линией поддержки. Такое взаимодействие показало себя эффективным: это выражалось в высоком качестве проработки требований и быстрой обратной связи.
Заказчик был глубоко вовлечён в проект: внимательно проверял документацию, своевременно участвовал в согласованиях и принимал решения, что положительно сказалось на результате.
Результаты
Внедрён управленческий и оперативный учёт в единой системе.
-
Обеспечена прозрачная экономика сделок и достоверная аналитика.
-
Реализовано бюджетирование в рамках основного проекта.
-
Настроены интеграции с Битрикс24 и 1С: Бухгалтерия.
-
Проект запущен в сроки, зафиксированные в коммерческом предложении.
Все цели проекта достигнуты.
