И действительно – чаще всего в компании есть хоть какие-то средства автоматизации деятельности:
- «Старая система» (1С седьмой версии, или что-то еще)
- «Мы сами написали на MS Access восемь лет назад…»
- Таблички, выложенные в гугл-документы…
- Или хотя бы переписка в почте, скайпе, «аське», передача друг другу документов (это ведь тоже организация деятельности, можно даже сказать «автоматизация»)
- Будет работа в режиме аврала
- Будет сопротивление персонала
- Будет переучивание и обучение, снижение эффективности и скорости работы (временное)
- Будут ошибки, проблемы, и борьба за позиции
Чего же на самом деле стоит требовать (ожидать) от внедрения новой системы?
Новая система должна решать НОВЫЕ задачи, которые раньше вы перед собой даже не ставили. В этом случае, все это мероприятие действительно оправдано. Не просто «сделать как раньше, но в новой системе». Сделать лучше! И только такая постановка задачи стоит жертв (которые будут не только финансовыми). Автоматизация бизнеса должна приносить прибыль (быть инвестицией). Требуйте- Новых функций, которых у вас не было ранее
- Новых инструментов управления и контроля
- Новой аналитики – в новых разрезах, другой глубины и полноты
- Другой оперативности сбора и анализа информации
- Нового уровня регламентации процессов
- Меньшей зависимости от квалификации сотрудников, и вообще от человеческого фактора
Кейс автоматизации бизнеса с прибылью 180 000 р. и ROI 300%
Клиент занимается сдачей офисов и коммерческой недвижимости в аренду. Штат бухгалтеров — несколько человек. Для каждого арендатора (а их примерно 250 юр. лиц.) в начале месяца вручную выставляется счет на аренду, в конце месяца акт и счет-фактура.Стоимость выставляемых услуг в 80% случаев та же, что и в предыдущем месяце. Есть нюансы — то арендодатель новые площади возьмет, то от интернета в бизнес-центре откажется.
Стоимость проекта автоматизации на 1С = 60 000 р.
Заработная плата младшего бухгалтера = 40 000 р.
Снижение трудоемкости формирования документов = 50% времени.
Экономия на з/п = 20 000 р. * 12 мес. = 240 000 р./год
Экономия (прибыль) от автоматизации в первый год = 240 000 р. - 60 000р. = 180 000 р.
ROI = (Экономия на з/п – Затраты на автоматизацию)/Затраты на автоматизацию * 100% ROI = (240 000 - 60 000) / 60 000 * 100% = 300%