Настоящая цель автоматизации должна измеряться деньгами

Очень часто руководители и владельцы компаний, говоря об автоматизации, произносят фразу: «Сделайте нам так же, как сейчас, только в новой системе».

 И действительно – чаще всего в компании есть хоть какие-то средства автоматизации деятельности:

• «Старая система» (1С седьмой версии, или что-то еще)
• «Мы сами написали на MS Access восемь лет назад…»
• Таблички, выложенные в гугл-документы…
• Или хотя бы переписка в почте, скайпе, «аське», передача друг другу документов (это ведь тоже организация деятельности, можно даже сказать «автоматизация»)

И вот вы думаете – если все это автоматизировать, собрать в рамках одной учетной системы, это будет круто. А на самом деле – это не будет круто. Это будет ужасно. Знаете почему? Следует понимать, что любой запуск ИТ-системы, это всегда горячая пора.

1. Будет работа в режиме аврала
2. Будет сопротивление персонала
3. Будет переучивание и обучение, снижение эффективности и скорости работы (временное)
4. Будут ошибки, проблемы, и борьба за позиции

Получается, впереди в любом случае компанию ждет сложный жизненный этап. Марш-бросок в полной выкладке, со всем личным составом. Зачем вам вкладывать деньги, время, нервы, в то чтобы сделать «как сейчас»? Вас ждет РАЗОЧАРОВАНИЕ. «Раз пошла такая пьянка, режь последний огурец!»

Чего же на самом деле стоит требовать (ожидать) от внедрения новой системы?

Новая система должна решать НОВЫЕ задачи, которые раньше вы перед собой даже не ставили. В этом случае, все это мероприятие действительно оправдано. Не просто «сделать как раньше, но в новой системе». Сделать лучше! И только такая постановка задачи стоит жертв (которые будут не только финансовыми). Автоматизация бизнеса должна приносить прибыль (быть инвестицией). Требуйте долива после отстоя пены новых решений:

• Новых функций, которых у вас не было ранее
• Новых инструментов управления и контроля
• Новой аналитики – в новых разрезах, другой глубины и полноты
• Другой оперативности сбора и анализа информации
• Нового уровня регламентации процессов
• Меньшей зависимости от квалификации сотрудников, и вообще от человеческого фактора

Кейс автоматизации бизнеса с прибылью 180 000 р. и ROI 300%

Клиент занимается сдачей офисов и коммерческой недвижимости в аренду. Штат бухгалтеров — несколько человек. Для каждого арендатора (а их примерно 250 юр. лиц.) в начале месяца вручную выставляется счет на аренду, в конце месяца акт и счет-фактура.

Стоимость выставляемых услуг в 80% случаев та же, что и в предыдущем месяце. Есть нюансы — то арендодатель новые площади возьмет, то от интернета в бизнес-центре откажется.
 
Стоимость проекта автоматизации на 1С = 60 000 р.
Заработная плата младшего бухгалтера = 40 000 р.
Снижение трудоемкости формирования документов = 50% времени.
Экономия на з/п = 20 000 р. * 12 мес. = 240 000 р./год
Экономия (прибыль) от автоматизации в первый год = 240 000 р. - 60 000р. = 180 000 р.
ROI = (Экономия на з/п – Затраты на автоматизацию)/Затраты на автоматизацию * 100% ROI = (240 000 - 60 000) / 60 000 * 100% = 300%